Le collaboratif et l'agilité sont deux tendances fortes de l'évolution des pratiques de l'entreprise. Pour autant, il n'est pas toujours simple de faire cohabiter ces deux notions qui bouleversent, dans une certaine mesure, l'organisation et le mode de fonctionnement classiques de bien des entreprises. Pourtant, les passerelles sont bien nécessaires.

D'ailleurs, selon une étude SFR Business Team d'octobre 2012, 72 % des PME constatent que le travail en mode projet implique des prises de décisions plus collaboratives et moins hiérarchiques. Pour autant, toutes ne sont pas encore convaincues de l'importance de mettre en place des plates-formes de travail collaboratif : elles sont environ 40 % à penser que les plates-formes collaboratives et les réseaux sociaux d’entreprise peuvent changer radicalement la faç̧on de travailler dans l'entreprise.
En fait, les entreprises demandent à être accompagnées et rassurées lorsqu'il s'agit de mettre en place des outils collaboratifs qui vont forcément impacter leur mode de fonction­nement. Il est vrai que le besoin de travailler de manière collaborative devient de plus en plus fort, en particulier pour le développement de projets.

Excel toujours là
Dans ce domaine, l'inamovible tableau Excel est encore bien souvent utilisé, comme le constate Joanna Pomian, directrice conseil digital, transformation digitale et collaborative chez SQLI Enterprise, spécialiste de la transformation digitale des entreprises. « Même s'il existe des outils spécifiques, dans bon nombre d'entreprises
encore, la planification et la gestion collaborative de projets se font au moyen de tableaux Excel échangés par mail », explique-t-elle. « Les outils collaboratifs de gestion de projets ne sont pas toujours adaptés ou bien trop lourds à mettre en place, ce qui peut expliquer cet attrait persistant pour les tableaux Excel », poursuit-t-elle. « Les outils de gestion de projets sont un parent pauvre de la collaboration et, dans l'idéal, il faudrait qu'ils réunissent les fonctions de gestion et de pilotage, la partie gestion documentaire et enfin les fonctionnalités d'échanges et commentaires », ajoute Joanna Pomian.
Dans tous les cas, les entreprises s'y intéressent de plus en plus, et souhaitent que ces outils collaboratifs intègrent toujours plus de fonctionnalités. Comme par exemple la possibilité de ne rentrer qu'une seule fois les dates de congés, et que celles-ci puissent être automatiquement prises en compte non seulement par le système d'information des ressources humaines, mais également dans l'outil de gestion collaborative de projets.

La collaboration agile
De plus en plus s'ajoute à cela le fait de vouloir introduire davantage d'agilité et de réactivité, en particulier dans la gestion collaborative de projets. « Effectivement, on constate une volonté de mettre en œuvre des outils de collaboration qui ne s'appuient pas sur une distribution classique des tâches, mais il y a une demande pour des fonctionnalités facilitant la collaboration sans avoir pour autant à déployer l'artillerie lourde », analyse Vincent Bouthors, PDG de Jalios, éditeur français de solutions d’intranets collaboratifs et de réseaux sociaux d'entreprises.
C'est en quelque sorte une « collaboration agile » qui se met en place, grâce aux outils mais aussi à des méthodologies. « Cette évolution est révélatrice d'une autre façon de distribuer le travail en entreprise, et c'est d'ailleurs valable tant dans le secteur privé que public », poursuit-il. Prenons l’exemple d’une région, qui a mis en place un outil collaboratif pour répondre à l'usager qui adresse une demande par courrier et qui permet d'identifier très rapidement la personne pouvant apporter une réponse. La demande n'a plus à faire le tour des services avant qu'une réponse lui soit apportée. « Tout ça répond à un besoin accru d'efficacité surtout quand on a besoin de faire intervenir plusieurs personnes ou services », ajoute Vincent Bouthors. Et si l'on peut distinguer un type de collaboration davantage orienté
vers les projets et un autre plutôt tourné vers la communauté, par exemple pour faire remonter les idées et les innovations, les outils collaboratifs comme les plates-formes, les intranets ou encore les réseaux sociaux d'entreprises ont un rôle à y jouer. « Si les nouveaux modes de collaboration deviennent plus agiles, il y a cependant une continuité entre les différents outils de la collaboration et d'autres qui seraient davantage déstructurés comme pour l'agilité », précise le PDG de Jalios. Par exemple, le réseau social d'entreprise permet une veille collaborative au sein de l'entreprise au moyen d'un magazine compilant des informations glanées sur Internet relatives à des innovations, et qui seront utiles à une équipe projet.

Où en est l'entreprise agile face à l'évolution des méthodes ?
Les premières tentatives d'équipes Scrum en France datent des années 2000, précise l'étude Tech Trends (avril 2014) publiée par Xebia IT Architects. Quinze ans après, « les méthodes agiles sont arrivées à maturité dans certaines entreprises et nous constatons une propagation de l'agilité aux interfaces des équipes de réalisation : vers les métiers et vers les équipes de production ». L'agilité concerne tous les secteurs de l'entreprise. Les équipes cherchent à̀ combiner l’agilité́ à̀ des axes d’optimisation tels que agile et ré́actif, agile et prédictible, agile et productif, agile et collaboratif, agile et global, agile et compé́titif, etc. Mais l'évolution permanente s'applique également aux méthodes agiles : ainsi à la méthode du Lean Startup, qui vise à diminuer le cycle de dé́veloppement d’un produit, succède désormais le modèle Spotify. « C'est devenu le modèle organisationnel à̀ la mode : toutes les compé́tences ré́unies dans une même équipe – la feature team – pour ré́aliser un besoin fonctionnel de bout en bout », indique l'étude.