GPO Magazine : Aujourd’hui, comment les PME pratiquent généralement pour le traitement de leurs notes de frais ?
Olivia Buono : Le process de traitement des notes de frais reste encore très manuel dans les PME. Le salarié remplit son tableau excel à la fin du mois, le transmet à son manager avec toutes les pièces justificatives et ce dernier valide et renvoie tous les éléments à la comptabilité pour enregistrement. Toutes ces étapes manuelles sont fastidieuses et sources d’erreurs avec des non-conformité à traiter. De surcroît, il est impossible de faire du reporting réactif et fiable, ce qui peut engendrer des problèmes de gestion de la dépense et in fine de gestion de trésorerie. Dans une PME, les notes de frais représentent bien souvent le deuxième poste de dépenses d’une entreprise après les salaires, et la personne en charge de leur traitement doit également s’occuper des paies, des achats et de bien d’autres missions.

GPO Magazine : Quel type de solution peut permettre aux PME de reprendre la main sur la gestion et le contrôle de ces notes de frais ?
Olivia Buono : La solution passe par l’automatisation et la dématérialisation de la gestion des notes de frais, tout au long du process. Le collaborateur qui consacre une demi-journée par mois à réunir les justificatifs et à remplir son tableau peut désormais utiliser son Smartphone pour photographier sa note de restaurant par exemple, qui sera transmise automatiquement à la comptabilité. La législation a d’ailleurs évolué pour donner la même valeur probante à ce justificatif dématérialisé qu’au justificatif papier. Ainsi, une simple photo du justificatif depuis le Smartphone capture instantanément la dépense par OCR (reconnaissance optique de caractères) et l’ajoute à la note de frais. Les achats réalisés depuis la carte professionnelle sont également automatiquement ajoutés. Nous proposons même un service « drive » pour les itinérants – techniciens et commerciaux notamment – permettant de calculer automatiquement, par simple géolocalisation, les indemnités kilométriques en temps réel. Toutes ces données sont transmises au service financier de manière automatisée, et, tout au long du processus, les managers gardent le contrôle sur les dépenses.

GPO Magazine : La mise en place d’une solution moderne et efficace de gestion de notes de frais est-elle financièrement et techniquement accessible à une PME ?
Olivia Buono : L’objectif de la nouvelle offre SAP Concur Standard est de répondre financièrement et technologiquement à la volonté de modernisation des PME, qui, comme les grandes entreprises, ont aussi besoin d’automatiser la gestion des notes de frais. Dans son contenu, cette offre spécifique aux PME, lancée en France en juin dernier, est en définitive la même que celle proposée aux grandes entreprises, mais son prix a été adapté aux possibilités d’une PME. La seule condition pour pouvoir en bénéficier étant de créer au minimum 10 notes de frais par mois. D’un point de vue technique, la mise en place de SAP Concur Standard est très simple, grâce au cloud. La PME n’a besoin de faire évoluer ni ses équipements, ni son architecture informatique. Pour aller plus loin, il n’y a aucun frais de mise en place, la solution peut être déployée en moins d’un mois et est totalement paramétrable pour s’adapter au mieux à l’organisation de la PME. Souplesse, rapidité, simplicité sont des atouts qui favorisent une adoption rapide des usages : 45 % de nos utilisateurs dans le monde prennent désormais leurs justificatifs en photo avec leur Smartphone.

GPO Magazine : Quels en sont les bénéfices, tant pour l'entreprise que pour ses collaborateurs ?
Olivia Buono : Les avantages sont multiples. Le ROI est immédiat : une PME avec 40 collaborateurs ayant chacun en moyenne une note de frais par mois de 150 euros va économiser, une fois le coût de la solution SAP Concur retiré, plus de 10 000 euros par an en temps passé par le service comptable. Celui-ci pourra consacrer le temps économisé à des tâches à plus haute valeur ajoutée. Le commercial et le technicien qui perdaient une demi-journée par mois au traitement de leur note de frais vont également regagner ce temps en s’épargnant une tâche peu passionnante, tout en étant remboursés plus rapidement. Mais ils gagneront également en sérénité et en disponibilité pour les clients de la PME. L’entreprise aura, enfin, le contrôle de son poste notes de frais, avec davantage de visibilité sur l’impact sur la trésorerie, un meilleur contrôle des dépenses, une analyse plus fine pour calculer, par exemple, le ROI d’une participation à un salon. Pour la PME, c’est aussi s’inscrire dans la modernité de la transformation digitale en dotant ses collaborateurs des mêmes outils que les grandes entreprises pour la gestion de leurs notes de frais.

GPO Magazine : Faut-il s’engager dans la durée pour essayer cette solution dédiée aux PME ?
Olivia Buono : L’engagement est seulement de trois mois, un délai suffisant pour tester la solution auprès des utilisateurs de l’entreprise, libre ensuite de l’adopter ou non. Les tarifs sont basés sur des volumes et des options, et il est possible de changer de formule chaque mois en fonction des besoins et des évolutions. Toutes les conditions ont été réunies pour tester cette offre dans les meilleures conditions, les utilisateurs étant rapidement convaincus par les multiples évolutions positives dans leur vie professionnelle.

Téléchargez le livre blanc pour en savoir plus : www.concur.fr/resources/5-bonnes-raisons-dautomatiser-la-gestion-des-deplacements-et-frais-professionnels