GPO Magazine : Pourquoi est-il essentiel de maîtriser la fonction achats ?

Cédric Guillouet : Les achats en entreprise représentent 30 à 70 % du CA. Et il est souvent plus évident de faire des économies sur ce poste que d’augmenter le CA. Par ailleurs, lorsque les achats atteignent 70 % du CA, comme dans le secteur industriel, la valeur que l’on apporte au marché est fortement dépendante de ses fournisseurs. Cela induit une notion de risque liée au choix du fournisseur. Sur ce point, la partie réglementaire a pris de l’importance pour responsabiliser les entreprises sur le fait de ne pas travailler n’importe comment et avec n’importe qui. Des règles qui s’imposent désormais aux PME/ETI à partir de 100 millions d’euros de CA et qui seront étendues, à court terme, à l’ensemble des acteurs. A contrario, la fonction achats ne dispose pas toujours d’effectifs pléthoriques, alors qu’elle doit diffuser les bonnes pratiques d’achats au sein de l’entreprise. Les acteurs achats doivent donc utiliser les bons outils pour mettre en oeuvre la politique achats.

Laurent Guillot : Il est essentiel de maîtriser la fonction achats car sa trans - formation touche tous les organes de l’entreprise, avec des résultats qui sont d’ordre financier et opérationnel sur l’organisation. Les seules informations tangibles dont disposent les entreprises sont extraites du métier financier avec des filtres qui ne permettent pas de les analyser correctement. Nous constatons un besoin de visibilité et de maîtrise des données Achats et Engagements de dépense afin de comprendre ce qui est acheté dans l’entreprise, à qui (quels fournisseurs ?) et à quelles conditions.

GPO Magazine : Quels sont les objectifs d’une solution de gestion des achats ?

Cédric Guillouet : Nous avons des demandes sur l’aspect productivité, notamment sur la gestion des commandes et la facturation, et ce sont des postes où l’on fait des gains d’ETP¹. Une bonne connaissance des fournisseurs permet de réduire le nombre de références. Les PME, si elles ne commandent pas toujours en volume, recherchent une meilleure visibilité sur leurs dépenses. Pour y parvenir, elles peuvent faire appel à des services de mise à disposition de catalogues de prix négociés. Dans tous les cas, l’entreprise doit s’interroger sur son objectif : faire des économies d’achats ou améliorer la productivité des équipes sur les approvisionnements et la comptabilité.

Laurent Guillot : La productivité repose également sur l‘appropriation des outils par tous les acteurs de l’entreprise dans tous les métiers. Ils gagnent du temps et peuvent ainsi se recentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.

GPO Magazine : Quelles sont les spécificités par métier ?

Laurent Guillot : Une solution digitale Achats performante doit s’adapter aux spécificités de chaque secteur. Dans le BTP, il y a beaucoup de catalogues et de références, et des circuits courts d’approvisionnement auprès des fournisseurs locaux. L’industrie alimentaire, dispose par contre d’une maturité de la fonction achats, des catégories et des produits à commander. En parapharmacie, nous travaillons par exemple avec le groupe Naos pour leurs achats hors production (nettoyage, informatique, sécurité, etc.). Leurs précédents outils et process lourds à gérer ont été progressivement remplacés par nos solutions avec de nouvelles fonctionnalités, comme la mobilité.

GPO Magazine : Quel ROI peuvent attendre vos clients ?

Laurent Guillot : L’optimisation du process Achats produira sans aucun doute le plus de résultats car il entraîne toute l’entreprise dans son sillage. Laurent Tuleau, Group Quality & Operational Excellence Director chez Trigo précisait à ce sujet qu’« un diagnostic mené en amont a permis de démontrer que la digitalisation des process achats était un projet vitrine moteur de la transformation digitale de l’entreprise, avec un ROI important et immédiat ».

Par exemple, la gestion des fournisseurs (suivi, échanges, respect de la compliance²) coûte chaque année quelques centaines d’euros par fournisseur. Un bon outil permet de diviser les coûts fournisseurs par 2, voire plus, en réduisant notamment le temps que l’entreprise y consacre. Le personnel dédié aux achats peut se tourner vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. Dans les PME/ETI, l’impact d’une solution de gestion des achats porte sur plusieurs dizaines de millions d’euros, et gagner quelques points sur ces montants génère des gains colossaux.

GPO Magazine : Comment lever les freins à l’appropriation de la solution ?

Cédric Guillouet : La direction générale doit être « sponsor » du projet. Il faut aussi une équipe projet, représentative des utilisateurs des services achats, finance, qualité, opérationnel,… Il ne faut pas négliger la partie accompagnement du changement et mettre en oeuvre de nouveaux process de travail. Déléguer la formation à de « supers utilisateurs » qui ont bien intégré les enjeux et bonnes pratiques, pour les transmettre à leurs collègues, est une des clés d’une appropriation réussie.

¹ Équivalent temps plein
² Conformité légale

Pour en savoir plus Laurent Guillot / Cédric Guillouet  6, avenue de Verdun 1916 92250 La Garenne Colombes Tél. : 01 46 99 18 28 Mail : contact[at]oxalys.com  www.oxalys.com