GPO Magazine : Quels sont aujourd’hui les enjeux pour les entreprises en matière de maîtrise et d’optimisation des achats ?
Laurent Guillot : Depuis toujours, la réduction des coûts reste une priorité pour toutes les entreprises. Aujourd’hui, un enjeu important concerne l’augmentation du niveau de contrôle des achats, et plus particulièrement des achats hors production, comme les frais généraux par exemple. Ces achats non stratégiques passant bien souvent en dehors des circuits des directions achats, ils constituent un gisement important d’économies à réaliser. À ce titre, les demandes portant sur le contrôle des engagements de dépenses l’application des contrats et le suivi budgétaire sont fortes.

GPO Magazine : Quelles sont également les évolutions récentes pour les directions achats?
Laurent Guillot : D’une manière générale, les évolutions réglementaires ont également accru les besoins de contrôle de la part des directions achats sur l’ensemble de la chaîne. Que ce soit en matière de respect des délais de paiement des fournisseurs, de gestion du risque fournisseur, mais également en matière de dépendance économique et de législation du travail, les directions achats sont très attentives à toutes ces évolutions, et travaillent en lien direct avec les services financiers, juridiques et qualité de l’entreprise. La demande du marché s’est également étendue à la dématérialisation du processus « commandes – factures » (Purchase-to-Pay), réconciliant les achats et la finance. Enfin, les directions Achats se recentrent aussi sur la collaboration avec le fournisseur. En donnant au fournisseur de la visibilité sur les engagements de l’entreprise et sa politique Achats ainsi qu’un point d’accès aux informations le concernant, cette collaboration concourt à maintenir à jour, à enrichir et à assurer la qualité des données fournisseurs stratégiques pour les organisations.

GPO Magazine : De quelle manière tous ces changements influent-ils sur le périmètre des achats en entreprise ?
Laurent Guillot : Déjà, il faut savoir que tout le monde ou presque est concerné d’une manière ou d’une autre par le processus achat au sein de l’entreprise, même si, in fine, c’est toujours la direction achats, finance ou générale dans une structure moins importante, qui en conserve le contrôle. D’autre part, c’est l’ensemble des achats qui doit entrer dans le périmètre des directions achats, pour leur permettre de faire valoir leur expertise en matière d’optimisation, de rationalisation et d’aide à l’innovation. La contrepartie étant que le processus Achats doit être transparent, lisible et compréhensible par tous. On doit, par exemple, pouvoir suivre l’évolution d’une commande.

GPO Magazine : Quelles sont les solutions technologiques répondant à ces problématiques ?
Laurent Guillot : Un logiciel e-Achats, comme Oxalys par exemple, permet de gérer l’ensemble de la chaîne de valeur Achats : le sourcing et la gestion des contrats, le processus Purchase-to-Pay, la gestion de la relation fournisseurs et le pilotage Achats. Il apporte une transparence visible par tous les acteurs, un contrôle permanent sur les achats, sur les fournisseurs et sur les sous-traitants. Le digital permet également d’apporter une valeur supplémentaire liée à l’usage et à l’expérience utilisateur, en proposant une nouvelle pratique collaborative au travers d’une solution simple d’utilisation, intuitive et ergonomique.

La digitalisation et la dématérialisation permettent également de s’adapter à l’organisation de l’entreprise. Une solution de Procurement permet par exemple à un chef de chantier de signer les commandes ou les factures et de commander directement via son Smartphone le matériel dont il a besoin, d’aller le chercher immédiatement « au comptoir » du fournisseur le plus proche et de revenir terminer son travail. Parallèlement, un processus automatisé et adapté sous contrôle de la solution Achats permettra la validation de la facture et le paiement du fournisseur.

GPO Magazine : Comment faire pour mettre en place ces solutions dans une entreprise ?
Laurent Guillot : Tout dépend de la maturité achat de l’entreprise mais, d’une manière générale, il ne faut pas brûler les étapes. La démarche doit être progressive et évolutive, en s’assurant de l’obtention de gains rapides en matière financière, ergonomique ou de simplification, avant de passer à l’étape suivante. Les enjeux prioritaires doivent être mis en avant et le rythme d’évolution de l’entreprise doit être respecté, sans jamais perdre de vue l’importance de la conduite du changement afin que chacun s’approprie l’outil. Oxalys Technologies a justement décliné son offre en quatre éditions complémentaires, assurant une flexibilité totale du déploiement selon les fonctionnalités recherchées. En fonction de ses besoins et de sa maturité achats, l’entreprise peut choisir l’offre qui lui correspond le mieux et activer les fonctionnalités au fur et à mesure de son évolution. La flexibilité des éditions et leur agilité dans le déploiement, tout comme l’accompagnement, sont deux paramètres essentiels. En moyenne, il faut compter deux à quatre mois pour le déploiement d’une solution, avec des retombées positives rapides, ce qui renforce le processus d’adoption par tous.