GPO Magazine : Quels sont les défis des entreprises sur la gestion des flux de courrier ?
Valérie Mazzoni-Colin : Les entreprises sont face au défi important de la multiplication des sources et des modes de communication. En premier lieu, elles doivent assurer la gestion et l’optimisation des flux de courrier sortants. Ces flux touchent en effet l’intégralité des services de l’entreprise : le service financier et comptable pour les factures et la relation client, le service marketing pour les courriers de prospection et de fidélisation, les services commerciaux pour les envois de contrats et de propositions commerciales ou encore le service support pour les relevés d’intervention. Pour chacun de ces départements, la gestion des flux de courriers sortants est stratégique car elle touche directement au fonctionnement des affaires. Parallèlement, la gestion de ces flux pose également un défi en termes de maîtrise des coûts et des budgets liés aux affranchissements. Ces derniers peuvent en effet représenter jusqu’à 7 % des frais généraux de l’entreprise.

GPO Magazine : Comment Neopost accompagne les entreprises face à ces défis ?
V. M.-C. : Neopost aide les entreprises dans la gestion de l’ensemble de leurs flux courriers. Nous concevons et commercialisons des solutions innovantes, comprenant matériel, logiciels et services, pour la gestion des flux de courriers depuis la préparation jusqu’à l’affranchissement, en passant par l’édition et la mise sous plis.

GPO Magazine : Que leur proposez-vous pour réduire leurs coûts d’affranchissement ?
V. M.-C. : Neopost met à la disposition des entreprises une gamme complète de produits et notamment des machines à affranchir connectées à Internet. Elles leur permettent de choisir les meilleurs tarifs d’affranchissement en fonction de la destination, des délais de livraison ou encore du poids, puis d’affranchir automatiquement leurs courriers. Avec ce type d’équipement, l’entreprise peut réaliser jusqu’à 15 % d’économie sur son budget affranchissement en évitant le sur-affranchissement, en sélectionnant le bon tarif postal et en bénéficiant de services en lignes proposés par Neopost. Par ailleurs, pour les aider à maîtriser complètement leur budget affranchissement, Neopost a développé un portail web et des logiciels de gestion des dépenses postales sur lesquels les entreprises disposent d’une vision consolidée de leurs dépenses d’affranchissement. Dans le cas des entreprises multi-sites, ces solutions permettent au responsable des services généraux ou à la direction financière de visualiser l’ensemble de ces données et de fixer des seuils de consommation d’affranchissement à ne pas dépasser et de mieux les contrôler.

GPO Magazine : Vous les aidez également à gagner en productivité ?
V. M.-C. : En effet, nous mettons aussi à la disposition des entreprises une gamme de solutions de mise sous plis intelligentes pour automatiser les tâches de préparation d’envoi de courriers, dont la nouvelle DS 90i. Connectée à Internet, cette solution est capable de gérer d’importants volumes d’envoi courriers.
Elle dispose par ailleurs d’une interface tactile facilitant la programmation des tâches, qui peut désormais être réalisée en quelques secondes seulement.
Les entreprises sont aussi de plus en plus confrontées aux différents modes de communications. Certains de leur clients veulent encore recevoir leurs documents sous format papier, d’autres demandent à les recevoir en format numérique.  C’est pourquoi Neopost a développé la solution Neotouch, proposée en mode SaaS, et permettant d’envoyer des courriers dématérialisés depuis son PC. Ces courriers seront ensuite imprimés dans notre usine, mis sous plis, affranchis et envoyés par Neotouch. L’offre a aussi été étendue récemment pour offrir la possibilité d’envoyer des factures et des documents de gestion de manière totalement dématérialisée et sécurisée.
Enfin, Neopost propose sa nouvelle solution logicielle OMS-500. Elle prend en compte les préférences de chaque client et se charge d’envoyer le bon courrier, à la bonne personne, au bon moment, par le bon canal de diffusion : courrier ou email. Elle complète et optimise l’exploitation de nos solutions matérielles de mise sous plis, permettant aux entreprises de réduire leurs coûts, d’améliorer l’impact de leurs messages et de garantir le contenu des plis.