GPO Magazine : Pouvez-vous nous expliquer le fonctionnement et la finalité d’une carte logée ?
John Baird Smith : La carte logée est le moyen de paiement utilisé par l’entreprise pour régler ses dépenses de voyages comme les billets d’avion, de train et, de plus en plus les réservations des chambres d’hôtel ou de location de voiture. Elle fonctionne sur le réseau de paiement UATP, réseau similaire aux autres réseaux de paiement Visa ou MasterCard, mais dédié au secteur du voyage. Et surtout elle facilite le traitement des paiements des voyages d’affaires et apporte des avantages financiers et des améliorations opérationnelles aux entreprises.

GPO Magazine : Quels sont les avantages financiers de la carte logée ?
J. B. S. : L’utilisation de la carte logée génère des avantages financiers quantifiables et non négligeables pour les entreprises.  Pour exemple, la  carte logée AirPlus permet de cen­traliser l’ensemble des dépenses « voyages ». Au sein de l’entreprise, elle simplifie le traitement des factures fournisseurs, et permet donc d'accélérer les processus. Elle offre également des modalités de paiement avantageuses par rapport aux entreprises « en compte » qui paient habituellement leurs factures fournisseurs « fin de mois ». Bien entendu, elle intègre des assurances et une assistance élevée couvrant la grande majorité des risques encourus lors d’un voyage. Les frais d’assurance sont ainsi réduits pour les entreprises réglant leurs dépenses de voyages par carte logée. Enfin et surtout, elle capte l’ensemble des dépenses effectuées par les entreprises auprès de leurs prestataires de voyages, y compris celles réalisées auprès des compagnies low cost et en donne donc une visibilité centralisée et détaillée.

GPO Magazine : En quoi cette visibilité sur les dépenses contribue-t-elle à un meilleur pilotage des dépenses « voyages » ?
J. B. S. : Cette visibilité permet aux entreprises de maîtriser leur budget voyages d’affaires et d’en optimiser le pilotage. Grâce aux solutions de reporting qui y sont associées, comme la solution AirPlus Information Manager, les gestionnaires de voyages et acheteurs peuvent ana­lyser différents éléments tels que l’économie réalisée selon la date d’achat et la date du voyage ou encore le taux d’utilisation des accords fournisseurs. Les coûts liés aux surtaxes de carburant et taxes d’aéroports sont également détaillés dans l’outil de reporting. Les gestionnaires disposent ainsi d’informations précises pour préparer les négociations avec les différents prestataires du voyage. Outre la maîtrise du budget voyages, la carte logée a également un impact direct sur le pilotage et le respect de la politique de voyages pour les entreprises. Les données disponibles à partir de cet outil permettent notamment d’identifier la conformité ou non à la politique de voyages.

GPO Magazine : Quels sont les impacts organisationnels de la carte logée ?
J. B. S. : Au-delà des avantages financiers, la carte logée améliore également l’organisation interne. Elle optimise les processus liés à la gestion du voyage d’affaires, notamment grâce à l’automatisation des tâches nécessitant des ressources importantes. Elle simplifie le paiement des fournisseurs avec un paiement unique au lieu d’un paiement pour chaque facture et chaque fournisseur. Grâce au relevé de facturation électronique personnalisé que nous proposons, qui par ailleurs s’intègre directement dans les systèmes d’information des entreprises, le traitement back office du voyage d’affaires (facturation, réconciliation comptable…) est accéléré et optimisé. Enfin, la Carte Logée AirPlus fournit les données nécessaires pour permettre aux entreprises de dématérialiser leurs factures dans le respect de la réglementation fiscale. En accompagnant les entreprises dans leur passage à la dématérialisation des factures, la carte logée permet une fois encore de générer de nouvelles sources d’éco­nomies. Enfin, au-delà de tous ces avantages, la carte logée simplifie tout naturellement les processus de l’entreprise.

Livre blanc AirPlus International a publié un livre blanc sur l'Atout de la Carte Logée pour les acteurs du voyage d'affaires, en présentant les avantages de la carte logée pour les entreprises et les pres­tataires du voyage. Ce guide, réalisé à partir d'une étude menée avec le cabinet Edgar, Dunn & Company, est téléchargeable gratuitement sur : www.airplus.com

Pour en savoir plus 22 rue Caumartin - 75009 Paris Tél. : +33 (0)1 43 12 36 36 Mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.