GPO Magazine : Pourquoi les entreprises ont-elle cherché à dématéria- liser leurs documents ?
Dominique Bougnot : Dans un premier temps, les entreprises cherchaient principalement à réaliser de substantielles économies en dématérialisant des documents papier lourds, longs et coûteux à échanger, à commencer par leurs catalogues produits. Ensuite, elles ont souhaité dématérialiser les échanges de documents relatifs à la commande, à l’expédition et à la livraison des biens et services. Avec la généralisation de l’EDI, la dématérialisation a donc permis de rendre électroniques la majorité de ces échanges opérationnels. Dans un deuxième temps, cette dématérialisation s’est étendue aux échanges de factures. Des échanges qui nécessitent une mise en adéquation avec le cadre légal strict qui régit les échanges électroniques de factures, tant au niveau français qu’européen. En effet, rappelons que depuis le 1er janvier 2017 et progressivement jusqu’en 2020 en fonction de leur taille, tous les fournisseurs du secteur public devront obligatoirement adresser leurs factures, sous format électronique, par le biais du portail Chorus Pro.

GPO Magazine : Au-delà des contraintes légales, quels sont les avantages de dématérialiser ses factures avec tous ses clients et fournisseurs ?
Dominique Bougnot : Pour commencer, il faut savoir que de plus en plus d’acheteurs de la commande privée font figurer, parmi les critères d’un appel d’offres, la capacité du candidat à dématérialiser le processus comptable. C’est logique puisque la dématérialisation de la facturation permet en effet de réduire les coûts de traitement de la facture pour l’acheteur, tout en supprimant pour le fournisseur ceux liés à son impression, à sa mise sous pli et à son affranchissement. Les gains sont également importants en termes d’archivage mais aussi de recherche, car avec les outils adéquats quelques secondes suffisent pour envoyer un duplicata d’une ancienne facture. Au-delà des économies financières, ce sont donc aussi des gains de temps et de productivité qui sont réalisés. Enfin, la trésorerie de l’entreprise s’en trouve améliorée car la transmission électronique est immédiate et fiable, contrairement à la facture papier, et les délais de paiement sont diminués.

GPO Magazine : Est-ce qu’il est facile pour une entreprise, quelle que soit sa taille, de passer à la facturation dématérialisée ?
Dominique Bougnot : Lorsque l’on choisit la solution la mieux adaptée à son entreprise, le délai de déploiement est très court. Pour exemple, Ventya, avec sa solution Clear’Invoice, propose des formats électroniques simples basés sur le PDF avec les données indispensables pour orienter la facture vers son destinataire comme par exemple Chorus Pro, sans coût d'acquisition de logiciel ou de matériel. Il faut rappeler que pour facturer la sphère publique, il faut codifier l’entité publique au niveau du numéro de Siret, éventuellement indiquer le code identifiant du service et la référence à la commande avec le numéro d’engagement, faute de quoi la facture sera rejetée. La solution propose un contrôle de la présence de ces éléments en amont, afin d’éviter les rejets et d’envoyer une facture électronique conforme, et ainsi diminuer les délais de paiement.

GPO Magazine : Si j’adopte une so- lution de facturation électronique, mes clients et mes fournisseurs doi- vent-ils obligatoirement en être équipés pour échanger mes factures avec eux ?
Dominique Bougnot : Ce n’est pas une obligation. Avec Clear’Invoice vous pouvez même proposer à vos clients et fournisseurs qui ne sont pas encore passés à la dématérialisation, un service clé en main comprenant la fourniture d'une solution de dématérialisation pour leur compte : votre client aura accès à un portail lui permettant d'ac- céder aux factures qu'il a reçues, et le service comprend l'archivage de leur exemplaire de la facture pendant toute la durée légale.