GPO Magazine : Pourquoi la technologie n’est-elle plus un frein aux succès des projet de GED ?

Pierre-Marie Brou : L’objectif d’un projet de GED est d’optimiser les processus métiers d’une entreprise, en traitant une seule fois l’information (quelle que soit la source) et en étant à même de la mettre à disposition au bon moment, au bon endroit, aux bonnes personnes. Aujourd’hui, les technologies nécessaires pour atteindre ces objectifs sont là. En revanche, elles ne suffisent pas au succès d’un projet de GED, qui requiert également une méthodologie adaptée de gestion de projet.

Raphaël Benant : En effet, l’interopérabilité entre les applications métiers et documentaires est souvent vue uniquement au travers du seul prisme technique. S’il s’agit d’une condition nécessaire à la réussite d’un projet de gestion documentaire, mais depuis quelques années, nombre d’éditeurs proposent des catalogues d’API ou des marketplaces de connecteurs qui contribuent à développer cette interopérabilité. D’ailleurs, le Groupe T2i a toujours adopté une approche de transversalité et d’ouverture sur les applications présentes dans l’écosystème de ses clients. L’audit, l’études des besoins, la mise en œuvre de bonnes pratiques et l’implication des métiers sont de réels facteurs clés de succès d’un projet de GED.

GPO Magazine : Quelle organisation humaine faut-il mettre en place ?

Pierre-Marie Brou : Il est en premier lieu indispensable de créer une équipe projet intégrant l’ensemble des acteurs impliqués: l’entreprise d’une part, qui met en place la GED et qui en est le chef d’orchestre ; et ceux qui sont garants des solutions à savoir l’éditeur de la solution de GED et le ou les éditeurs des applications métiers connectées avec le système de GED.

Raphaël Benant : En interne, l’entreprise doit mobiliser des personnes disposant d’une bonne connaissance des problématiques métiers et sa direction des systèmes d’information pour valider la faisabilité technique du projet. Les équipes métiers, bénéficiaires de la solution qui sera mise en œuvre, sont pour leur part sollicitées pour définir leurs besoins. Enfin, la DPO (Data Protection Officer) ou le service juridique peuvent également intervenir, dès lors que la solution intègre des données personnelles.

GPO Magazine : Quelles sont les étapes de déploiement ?

Pierre-Marie Brou : Cette équipe une fois en place doit notamment définir un planning précis avec les étapes de mise en œuvre du projet et respecter l’ensemble des contraintes de chacune des parties prenantes. La démarche est essentielle pour planifier les tâches de manière cohérente, tout en tenant compte des disponibilités de chacun. Par exemple, la formation utilisateur doit se faire avant la bascule en production. Cette étape de planification contribue également à garantir l’engagement des intervenants, à les responsabiliser et à s’assurer de leur mobilisation tout au long du projet.

GPO Magazine : Quels sont les points de vigilance ?

Raphaël Benant : La phase de test est indispensable et ne doit pas être négligée. Elle permet de vérifier que les connections entre les applications, qui ne cessent d’évoluer, fonctionnent toujours bien. Il est par ailleurs important que l’entreprise qui déploie le projet récupère auprès des éditeurs la documentation sur chacun des connecteurs. Afin de disposer d’une traçabilité sur les actions mises en œuvre, elle doit également demander à toutes les parties prenantes de s’engager sur des comptes rendus précis et sur un engagement sur les dates de livrables. La démarche évite notamment la répétition des phases de tests. Enfin, il est important que les éditeurs impliqués dans le projet communiquent entre eux et que le client, qui est moteur dans le projet, encourage la mise en place d’une équipe projet commune et identifiée avec l’ensemble des éditeurs et parties prenantes.