GPO Magazine : Pourquoi les entreprises doivent-elles utiliser une solution de dématérialisation des factures ?
Chrystelle Verlaguet : Aujourd’hui, les PME et ETI manquent toujours de visibilité sur le suivi de leurs factures, ce qui peut impacter négativement leurs relations clients et fournisseurs. En effet, le délai de validation d’une facture papier fournisseurs est actuellement long, puisqu’il faut compter 18 jours en moyenne. Dans le même temps, le suivi des retards de paiement occupe plus de 30% du temps de travail d’un comptable. Et de surcroît, 7,5 % des documents papier gérés par une entreprise sont égarés, ce qui génère des frais indirects non négligeables. Par ailleurs, il faut aussi considérer les frais directs de l’envoi d’une facture clients comme l’encre, le papier, l’enveloppe, l’affranchissement ainsi que les coûts de traitement. Pour ces quelques raisons, les entreprises ont tout intérêt à simplifier, automatiser et optimiser le traitement de leurs factures clients et fournisseurs. Et dans la mesure où la législation impose désormais à toutes les entreprises françaises (y compris les micro-entreprises en 2020) travaillant avec les services de l’État, d’adresser leurs factures au format électronique sur le portail Chorus Pro, les PME et ETI gagnent à élargir le processus de dématérialisation à l’ensemble de leurs factures.

GPO Magazine : Côté factures fournisseurs, quels doivent être les points clés d’une bonne solution de traitement numérique ?
Chrystelle Verlaguet : Une solution de traitement numérique doit pouvoir traiter des documents papier ou électronique de tous types. La numérisation et la reconnaissance automatique des caractères associés au document vont permettre de collecter facilement toutes les données fournisseurs. La solution de dématérialisation pourra alors effectuer des contrôles de cohérence des montants, repérer la présence de doublons, effectuer le rapprochement entre les bons de commande, de livraison et la facture automatiquement sans intervention du comptable. La traçabilité des flux dans le système facilitera grandement les audits ou les requêtes fiscales, avec un risque d’erreurs humaines très réduit. De plus, le Workflow de validation des factures permettra de déléguer automatiquement aux validateurs disponibles, afin d’accélérer le processus d’approbation de factures. Le suivi en temps réel du statut de chaque facture (assignée au comptable, assignée aux approbateurs, mise en attente, à payer, en retard, en erreur etc.) permettra de mieux communiquer avec ses fournisseurs avec un niveau d’informations élevé et accessible rapidement. Avec notre solution dédiée Neotouch Facture Fournisseurs qui intègre tous ces points clés, nous constatons ainsi que les relations avec les fournisseurs sont améliorées en réduisant drastiquement les litiges. Et surtout, le coût total de traitement de la facture passe de 14 € en mode à papier à 4 € en mode électronique, un gain considérable.

GPO Magazine : Quels sont les atouts d’une solution de traitement dématérialisé des factures clients ?
Chrystelle Verlaguet : Avec un outil en SaaS disponible 24h /7j, tel que Neotouch Facture Client, vous délivrez à vos clients une facture avec le mode de réception qui lui convient, papier ou format électronique. Dans ce dernier cas, vous pouvez économiser 6,5 € par facture envoyée par rapport au papier, par réduction de frais de consommables et des coûts de traitement, selon l’étude Billentis. Par ailleurs, une enquête réalisée par GS1 révèle que l’automatisation du processus permet de réduire de 42 % les délais sur la création, l’envoi, le traitement, et l’archivage des factures, avoirs, duplicatas et relances. De plus, l’envoi automatique des factures diminue les délais de paiement ce qui impacte favorablement votre trésorerie. Le service comptable devient plus efficace avec l’envoi des factures sur un portail Web pour fluidifier les échanges, garantir la remise des documents et diminuer considérablement les temps de traitement.

GPO Magazine : Faut-il mettre en place une action de conduite au changement ?
Chrystelle Verlaguet : Réussir à implémenter la chaîne de dématérialisation des documents comptables ne dépend pas uniquement de solutions informatiques ou d’un budget alloué. Un tel projet implique un changement culturel pour les salariés qui ne va pas toujours de soi. Il faut dialoguer, en montrant que les tâches répétitives vont être remplacées par un travail à plus forte valeur ajoutée. En dernière instance, la réussite d’un projet de dématérialisation repose sur la donne humaine. C’est finalement en fonction de la capacité des collaborateurs à adopter ces nouveaux outils qu’on peut juger ou non de la réussite d’un projet de dématérialisation.