GPO Magazine : Quelles sont les problématiques des PME en matière de déplacements professionnels ?
Olivia Buono : En France, 90 % des entreprises sont des PME. Toutes font face, en 2018, aux mêmes enjeux que les grands groupes en termes de digitalisation des processus internes. Pourtant, les PME sont encore nombreuses à s’appuyer sur des process manuels, notamment pour la gestion de leurs voyages d’affaires, alors même que leur automatisation leur permettrait de mieux contrôler les coûts et piloter leur trésorerie. Les process manuels font en effet perdre du temps aux voyageurs qui doivent remplir leurs notes de frais et aux services comptables et financiers qui s’occupent de leur traitement. D’autre part, ils n’offrent pas de visibilité sur les dépenses engagées, génèrent des coûts invisibles, peuvent altérer la sécurité des voyageurs d’affaires et véhiculer une image archaïque de l’entreprise.

GPO Magazine : La digitalisation des process voyage suffit-elle à l’optimisation des coûts ?
O. B. : L’automatisation des processus n’est en effet qu’une partie de la solution pour optimiser les coûts voyages. Il est également important que l’entreprise améliore sa visibilité sur l’ensem- ble de ses dépenses liées aux déplacements professionnels. À ce titre, il convient de distinguer les dépenses actives des dépenses passives. Les dépenses actives résultent de décisions d’achats proactives (billets d’avions, nuits d’hôtels...). Or, si le système de réservation ne fournit pas de consignes claires aux voyageurs, elles peuvent alors facilement enfreindre les règles de conformité. Par exemple, 64 % des voyageurs d’affaires réservent aujourd’hui leurs hôtels sans passer par l’agence référencée par l’entreprise, ce qui peut avoir des incidences sur la sécurité du voyageurs, la maîtrise des coûts et la gestion des prestataires hôteliers. Les dépenses passives sont celles résultant d’un choix non délibéré, comme la TVA ou les frais téléphoniques à l’étranger, l’arrondi des frais kilométriques ou encore les coûts du services comptabilité et finance ou autres impondérables au voyage d’affaires.

GPO Magazine : En quoi la nouvelle offre Concur Standard répond-elle à ces différents enjeux ?
O. B. : Concur Standard est une offre de gestion des déplacements professionnels (de l’ordre de mission jusqu’à la note de frais en passant par les réservations) dédiée aux PME et qui répond financiè- rement et technologiquement à l’ensemble de ces enjeux. Cette offre, proposée en mode SaaS*, ne nécessite aucun coût d’implémentation et de mise en œuvre. Elle intègre la même techno- logie et les mêmes fonctionnalités que celles proposées dans notre outil pour les grands comptes, tout en étant adaptée et paramétrée pour les PME. Simple à utiliser, elle est accessible à partir de 10 notes de frais par mois. Elle permet d’identifier les coûts visibles et invisibles et de suivre les dépenses engagées par les collaborateurs en temps réel. Elle évite donc les dépenses qui ne seraient pas conformes à la politique voyage de l’entreprise et contribue ainsi à une meilleure maitrise des coûts et à la sécurisation des voyageurs. Par ailleurs, elle facilite la gestion des notes de frais : le collaborateur peut en effet prendre en photo le justificatif de sa note de frais qui est alors scanné par une technologie OCR (reconnaissance de caractère) et directement envoyé pour traitement et archivage dans notre solution. Le collaborateur et le service comptabilité gagnent ainsi un temps précieux.

* Software as a Service