GPO Magazine : Quels sont les enjeux de la dématérialisation des factures ?
David Brillet : Les enjeux des PME sont assez proches de ceux des grands comptes. Il s’agit souvent de répondre à une demande de dématérialisation d’un client important ou d’un fournisseur stratégique. Les PME s’engagent également dans cette démarche pour optimiser leurs coûts et leurs processus de gestion des factures. Enfin, la dématérialisation leur apporte un ROI rapide lié à une forte réduction des coûts de main-d’œuvre et des frais de traitement des factures. Elle contribue aussi à l’amélioration du service au client et à sa fidélisation, voire même à la conquête de nouveaux clients.

Quelles sont les étapes clés du projet ?
D.B. : Il faut d’abord positionner son projet : concerne-t-il les factures fournisseurs ou  clients ? Ensuite, il convient de cartographier les clients et/ou les fournisseurs en fonction de leur volume de factures et de leur importance stratégique. L’entreprise doit aussi faire l’état des lieux de l’existant et se fixer des objectifs atteignables. Il faut, par ailleurs, définir le service de dématérialisation des factures qui soit le mieux adapté à chaque type de fournisseur ou de client (EDI, PDF signé…). Enfin, l’entreprise doit appliquer une stratégie de déploiement avec des cibles prioritaires et des campagnes de communication auprès de ses clients et fournisseurs.

Quels sont les facteurs clés de succès ?
D.B. : Il est important de mettre en place  une équipe projet orchestrée par la DAF ou la DG et de bien définir ses objectifs et les étapes de mise en œuvre du projet. L’accompagnement au changement est, en interne également, indispensable.
Enfin, il est fortement recommandé de s’appuyer sur un expert de la dématérialisation, capable de prendre en charge la complexité technique, juridique et fiscale d’un tel projet, et d’accompagner l’entreprise dans la communication auprès de ses clients et fournisseurs.