Les processus manuels de saisie des factures fournisseurs, de validation pour accord de paiement ou encore de classification et d’archivage des documents liés à la chaîne de facturation (bons de commandes, bons de livraison, factures, bons à payer,…) restent chronophages, souvent fastidieux et encore trop coûteux. Pourtant, selon le Rapport « State of ePayable 2018 » sur l’état des lieux de la facturation électronique publié par Ardent Partner, près de 80 % des organisations utilisent encore essentiellement ces processus manuels pour gérer leur comptabilité fournisseur, avec un coût moyen de traitement d’une facture de près de 13 € et un temps de traitement pouvant atteindre jusqu’à 10,6 jours !

Les enjeux de la comptabilité fournisseur

Et pour cause. Un flux de réception et d’approbation des factures non automatisé représente en effet un obstacle majeur à l’efficacité, ajoutant des jours, voire des semaines, à ce qui pourrait être un processus accéléré. D’autre part, lorsque les factures sont capturées et saisies de manière non électronique, toutes les données tombent dans la catégorie des données « non structurées » ce qui nécessite de les saisir manuellement dans le système de comptabilité. Une saisie manuelle qui génère des erreurs, des doublons, des retards et la nécessité d’affecter beaucoup de ressources à cette tâche et peut coûter cher à l’organisation.

En effet, la présence d’une décimale ou d’un montant erroné généré lors du traitement des factures fournisseur peut créer un déséquilibre comptable et des répercutions financières non négligeables, voir même, altérer une relation fournisseur. Si par ailleurs le circuit d’approbation est également manuel, alors le processus sera d’autant plus long et coûteux.

La comptabilité fournisseur doit prendre le tournant du digital

Et pourtant, la transformation digitale de la comptabilité fournisseur permettrait à 80 % des organisations de bénéficier de processus améliorés, automatisés, et plus rapides, leur apportant ainsi une réponse à ces différents enjeux ainsi qu’un important retour sur investissement. Ainsi, en s’appuyant par exemple sur une solution de capture intelligente de données et de gestion de flux automatisée un employé temps plein pourra alors traiter près de 23 000 factures chaque année, contre 1350 si le traitement est manuel (Rapport 2017 de l’IOFM). Au-delà de cette amélioration de la productivité, la transformation digitale des processus de comptabilité fournisseurs limite également les risques d’erreurs de saisie et donc, le temps passé à leur résolution et les coûts qui y sont inhérents.

Selon l’Association des Professionnels Européens de la Carte d'Achat et de la Transaction dématérialisée (APECA), en automatisant la gestion de leurs factures fournisseurs, les entreprises économiserait ainsi 25% à 50% de leurs coûts de traitement tout en renforçant la productivité et l’efficience de leur équipe comptable, ainsi que la sécurisation de leurs documents.

L’atteinte de ces objectifs est néanmoins conditionnée à la façon dont le projet de transformation digitale de la comptabilité fournisseur est mené et aux solutions déployées. Il est à cet effet recommandé de suivre différentes étapes que nous vous proposons de découvrir dans l’e-book proposé par Ephesoft à télécharger gratuitement : « Accélérez la transformation digitale de la comptabilité fournisseurs : les 6 étapes clés à éliminer et les 7 étapes pour aller de l’avant ».