Pour toute entreprise, les notes de frais représentent un budget conséquent. C’est en particulier le cas pour les PME où pourtant la gestion des notes de frais reste parfois artisanale. Inscrire manuellement toutes les dépenses dans un simple tableur après avoir collecté tous les justificatifs est particulièrement chronophage. Autre handicap, cette méthode manuelle ne permet pas de faire un reporting efficace des dépenses et de veiller à la conformité avec la politique de notes de frais de l’entreprise. Bref, du côté de l’entreprise, ce type de gestion multiplie les risques d’erreurs, limite la visibilité sur les dépenses et la trésorerie, et engendre un travail fastidieux souvent confié dans les PME à des collaborateurs qui ont d’autres missions à accomplir par ailleurs. Côté collaborateurs, le bilan est tout aussi négatif. Selon un récent sondage du cabinet d’expertise comptable et de conseil Wity.fr, la perte de justificatifs est un véritable problème : 71 % des collaboratrices avouent égarer régulièrement des notes de frais, leurs homologues masculins n’étant pas en reste avec un taux de 43 % ! La non-conformité pose également problème puisque 57 % des collaborateurs générant des notes de frais ignorent que le nom des personnes invitées doit être indiqué sur le justificatif, ainsi que le motif de l’invitation. Des ignorances qui peuvent coûter cher en cas de redressement fiscal ou de l’Urssaf.

Solution pour les PME

Les PME ont tout intérêt à s’intéresser de près à la manière dont elles gèrent leurs notes de frais. Les grandes entreprises l’ont fait depuis longtemps en adoptant des outils efficaces de gestion et maîtrise des notes de frais. Avec l’avancée de la dématérialisation, la généralisation des smartphones et le développement des technologies cloud, les PME peuvent désormais accéder au même type de services que les grandes entreprises. C’est notamment le cas de l’offre SAP Concur Standard qui a été lancée en France par le spécialiste international des solutions de gestion de notes de frais. Une offre complète, avec les mêmes fonctionnalités que celles utilisées par les grandes entreprises, mais avec une tarification adaptée aux PME. Cette solution, alliant automatisation et dématérialisation de la gestion des notes de frais tout au long du process, s’impose d’autant plus que la législation a évolué en donnant la même valeur probatoire à un justificatif dématérialisé qu’à sa version papier. Ainsi, il suffit au collaborateur de photographier avec son Smartphone sa note de restaurant pour que par OCR (reconnaissance optique des caractères), la version dématérialisée soit prise en compte dans le flux de traitement des notes de frais de l’entreprise. D’autres fonctions, toujours via son Smartphone, permettent un calcul automatique des indemnités kilométriques en temps réel. Pour les collaborateurs, c’est la fin de la corvée consistant à passer une demi-journée par mois, à tenter de retrouver tous les justificatifs. Du côté de l’entreprise, le traitement des notes des frais est automatisé et intégré aux traitements comptables. Les gains de temps sont évidents. Bien entendu, la solution étant entièrement paramétrable, l’entreprise aura un véritable contrôle sur les notes de frais et les dépenses de ses collaborateurs. Un point important autant pour maîtriser sa trésorerie que pour faire respecter les bonnes pratiques en matière de notes de frais.