Se faire plaisir tout en réalisant des économies, telles sont les préoccupations qui devraient guider les choix des entreprises en matière de fournitures de bureau. Petit tour des nouvelles tendances 2015, tant en matière de fournitures proprement dites que dans la façon d'appréhender ces dépenses.

Longtemps considérés comme non stratégiques pour de nombreuses PME, les achats de fournitures sont désormais traités avec plus d'attention. Ainsi, pour faire face au manque de moyens mis en œuvre en interne pour la gestion des négociations des fournitures de bureau, les chefs d'entreprise font de plus en plus appel à des centrales de référencement, dont le métier est justement de négocier les prix. Le but étant de leur permettre de bénéficier de conditions commerciales défiant toute concurrence. « Le marché de la fourniture de bureau a été en 2014 d'une manière générale plutôt atone, voire en baisse de 4 à 5 %.

Après les salaires, l’immobilier est le poste de dépenses le plus important d’une entreprise. Un espace de travail bien conçu doit associer le bien-être des collaborateurs, les intérêts de la production et des dépenses maîtrisées.

Déménagement, réduction ou croissance des effectifs, des dizaines de milliers d’entreprises en France revoient dans ce cadre l’organisation de l’espace de travail. Elles doivent alors tenir compte d'impératifs liés à la législation, l’efficacité, la satisfaction des salariés, tout en respectant un budget raisonnable. Le coût du m², en nette augmentation, est devenu un critère essentiel pour les ETI et PME. Autrefois, gérées par les services des moyens généraux de l'entreprise, les opérations d’aménagement sont souvent traitées par des sociétés spécialisées telles que les space planners, voire des conseils opérationnels en optimisation des coûts. Dans tous les cas, le projet d’aménagement doit être global et faire l’objet, pour être efficace, d’un véritable échange entre la direction générale, les services financiers, les moyens généraux et la direction informatique.

En matière de coûts cachés ou non identifiés, les postes voyage d’affaires et Mice ne font pas figure d’exception. Bien qu’ils soient particulièrement surveillés et fassent l’objet d'une stratégie de maîtrise des coûts, ces postes offrent néanmoins encore plusieurs leviers d’optimisation. Les activer suppose donc que les gestionnaires, qui en ont la charge, les identifient.

Que ce soit sur le voyage d’affaires comme sur les Mice, de nombreux coûts directs ou indirects ne sont pas toujours identifiés par les entreprises. « Par exemple, sur des centres de coûts classiques tels que l’aérien ou l’hôtellerie, certains sont peu connus et suivis, tels que ceux liés aux frais annexes. Or, ces coûts ne sont pas anodins ! », souligne à ce sujet Sébastien Marchon, directeur business consulting d’American Express GBT.

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Dans un contexte économique toujours tendu, les entreprises continuent d’activer de nouveaux leviers d’optimisation de gestion de leur parc automobile. Une démarche qui les conduit de plus en plus à se pencher sur leur mode de financement qui, ces dernières années, fait la part belle à la location moyenne durée.