Une tendance qui, ces dernières années, a ainsi fait la part belle aux agences de voyages et à leurs outils de gestion, tels les Self Booking Tools, mais également aux plates-formes de réservations hôtelières qui ont actuellement le vent en poupe. Ces dernières proposent en effet un très large choix d’hôtels dont elles ont elles-mêmes négocié les tarifs.

Par ailleurs, les logiciels de réservation des voyages et de gestion des notes de frais sont aussi de plus en plus plébiscités, notamment pour leur capacité à gérer de bout en bout un déplacement professionnel, et ainsi, à offrir une visibilité globale sur les dépenses engagées. Les moyens de paiement enfin (cartes logées, cartes virtuelles ou cartes corporate), utilisés à bon escient, contribuent pour leur part au suivi des dépenses, permettent de les consolider puis de les analyser. Selon une étude EPSA/HRS menée en 2013, les entreprises qui ont une gestion plus rigoureuse des transactions, utilisent des modes de paiement appropriés et recourent à des outils de réservation en ligne, qui réduiraient ainsi jusqu’à 20 % les dépenses de voyages. Aujourd’hui, elles sont ainsi quelques-unes à témoigner des résultats obtenus par de telles démarches. « Depuis que nous avons renforcé notre programme voyage en 2008, nous avons diminué notre budget en la matière de 30 % », indique Yves Galimidi, responsable achats voyages globaux chez Ikea. Pour y parvenir, Ikea a notamment imposé les mêmes conditions de voyage à tous ses collaborateurs, opté pour la plate-forme de réservation hôtelière HRS et centralisé ses dépenses achats voyages d’affaires et réunions au sein d’une direction unique. Parallèlement, Ikea s’appuie sur les données que lui fournit son agence de voyages et celles des cartes logées AirPlus International et American Express, ainsi que sur un outil interne pour réaliser des reporting de ces dépenses, les consolider et en assurer le suivi. « Nous optimisons ainsi notre visibilité sur toute la chaîne de dépenses voyages, ajoute Yves Galimidi. En connaissant mieux chacune de ces dépenses, nous sommes davantage en mesure de les contrôler, de mettre en place des actions de maîtrise des coûts ciblées en interne ou encore de renégocier les tarifs des prestataires que nous sollicitons le plus ».

Vers un renforcement des politiques voyages
Aujourd’hui, de nombreux autres leviers peuvent encore être activés pour optimiser les coûts voyages d’affaires. D’ailleurs, toutes les entreprises, y compris celles qui ont déjà mis en place des programmes voyages d’affaires et des outils, continuent leurs efforts en la matière. Ainsi, selon le dernier baromètre American Express publié en novembre 2013, l’heure reste au strict contrôle des dépenses voyages d’affaires. Gage de cette tendance, l’engouement des entreprises pour le low cost. Les compagnies aériennes à bas prix comme Easyjet captent dorénavant 26 % des dépenses aériennes affaires en Europe contre moins de 10 % avant 2008. Sans compter que l’offre se diversifie avec l’arrivée sur ce marché de nouvelles compagnies telles que HOP ! L’usage du train, également en progression, illustre aussi cette tendance sur la quête des meilleurs prix. La part du train est ainsi passée de 10 % en 2011 à 15,7 % en 2013 dans les budgets voyages d’affaires.

L’alternative virtuelle…
Au-delà des tarifs des prestations, les économies passeront également de plus en plus par la virtualisation des réunions.
Selon une étude réalisée par Coach Omnium en octobre 2013, une entreprise sur cinq a déjà adopté le principe des réunions virtuelles et ce, essentiellement pour des raisons économiques. 100 % des sociétés interrogées consi­dèrent en effet que ces rencontres virtuelles sont moins coûteuses que les réunions physiques lorsque pour ces dernières, il y a des déplacements à effectuer. La mise en place de réunions virtuelles est ainsi une stratégie retenue par ID Group, qui fédère les marques Okaïdi, Obaïbi, Jacadi, Oxybul, Eveil et Jeux et ID Kids. Grâce à l'organisation de ces réunions, ID Group a réalisé 8 % d’économie sur son budget transport ferroviaire l’an passé. « Skype ou la visioconférence sont des alternatives aux déplacements et notamment plébiscitées par nos services supports aux achats, tels que la comptabilité ou le contrôle de gestion étranger, explique Catherine Pauchan Travel Manager ID Group. Il en va de même pour les collaborateurs qui réalisent souvent des allers/retours Lille-Paris ».

La traque aux coûts annexes
Si les réunions virtuelles commencent à trouver leur public, la chasse aux frais annexes (ancillary fees) en est encore à ses prémices dans les entreprises. Et pourtant, elle représente un moyen efficace de limiter les dépenses voyages et ce, d’autant plus que les frais annexes tendent à augmenter. En 2012, les revenus additionnels générés par ces frais auraient rapporté 27,82 milliards d’euros aux compagnies aériennes, selon une étude réalisée par IdeaWorks et Amadeus. Un chiffre en hausse de 11,3 % par rapport à l’année précédente et qui continue de progresser chaque année. Ces frais sont également pratiqués par les loueurs de voitures (GPS, pneus neige, remplissage de réservoir en carburant...) ainsi que par les hôteliers, même si pour ces derniers, le sujet reste complexe et les pratiques diverses. Face au développement de ces frais, les travel managers commencent donc tout juste à mettre en place des procédures de suivi. « Un tiers des entreprises interdit à ses collaborateurs d’avoir recours aux frais annexes, explique Jordy Staelen, co-fondateur et dirigeant de 3Mundi. Un tiers n’estime pas nécessaire de se pencher dessus tandis que le dernier tiers est plus tolérant sur la question. Il autorise les voyageurs à les utiliser tout en mettant en place des règles pour mieux les contrôler ». En effet, lorsque ces frais sont autorisés, toute la difficulté pour les entreprises consiste à les maîtriser. Il leur faut pour ça être en mesure de mieux les anticiper. « L’achat de ces prestations annexes est encore trop souvent déconnecté de la réservation du voyage, ajoute Jordy Staelen. Alors que le voyage est globalement réglé par une carte corporate ou une carte logée, les frais annexes sont, pour leur part, encore souvent payés directement par le collaborateur qui se fait ensuite rembourser par notes de frais. Or, si ces dépenses ne sont pas identifiées comme frais annexes, leur tracking est beaucoup plus complexe ». Pour mieux suivre et piloter ces coûts, il faut donc agir pendant la réservation du voyage, mais aussi lors de la réalisation des notes de frais. En amont, les outils de réservation (Amadeus, Concur, KDS, Dimo Gestion) intègrent déjà des catalogues de services annexes des prestataires que le voyageur peut réserver. En aval, les éditeurs de gestion de notes de frais (KDS, Concur, Dimo Gestion…) proposent des paramétrages dans leurs outils pour catégoriser ces dépenses et, ainsi, mieux les identifier. La dépense, identifiée en amont et/ou en aval est donc plus facilement mesurable et contrôlable. Enfin, il est nécessaire que les entreprises mettent en place des reporting plus fins pour consolider les données liées à ces frais annexes ce qui, à ce jour, reste encore complexe, faute de solutions adaptées sur le marché.

La récupération de TVA : une tâche à ne pas négliger !
Quelle qu’elle soit, il ne faut pas oublier que chaque dépense liée aux déplacements reste soumise à TVA. Selon une étude menée par KDS et TVA Conseil, ces dépenses ne doivent pas être négligées car elles représentent un manque à gagner important pouvant atteindre jusqu’à 27 % du montant versé à l’étranger ! Mais, comme la nouvelle directive 2008/8/CE n’a pas harmonisé les droits de déduction, chaque pays à ses règles de déductibilité et ses taux en la matière. « Par exemple, en France, la TVA sur les frais d'hôtel n'est pas récupérable pour les salariés, en revanche, elle l'est pour les tiers, explique Stanislas Berteloot, responsable marketing de KDS. Pour la restauration, cette TVA est déductible. En Grande-Bretagne, la règle est inversée : la TVA, déductible pour les salariés, ne l'est pas pour les invités, et en Allemagne, elle l'est, quel que soit le bénéficiaire… ». Afin de récupérer cette taxe, les entreprises doivent s’adresser au fisc du pays dans lequel la dépense a été effectuée. Pour faciliter les démarches des entreprises françaises, les demandes de remboursement de TVA supportées dans l'Union européenne s'effectuent sur le portail Impots.gouv.fr. L'administration française transmet les données de l’entreprise à chaque administration étrangère, qui doit instruire le dossier et la rembourser directement si toutes les conditions sont remplies. Une démarche qui reste cependant parfois fastidieuse. C’est d‘ailleurs la raison pour laquelle certains prestataires de services spécialisés dans la récupération de TVA, se proposent d’accompagner les entreprises dans leurs procédures. Rompues à l’exercice, ces sociétés peuvent gérer le processus de récupération de bout en bout et connaissent généralement tous les rouages des administrations fiscales étrangères. Enfin, les systèmes de gestion de notes de frais, en offrant une visibilité complète sur l’ensemble des notes de frais des collaborateurs et de l’encours y afférant, facilitent donc la récupération du montant total de la TVA qui y est liée. La récupération de TVA peut ainsi, au même titre que les frais annexes ou les réunions virtuelles, contribuer à la rationali­sation des budgets voyages. Mais encore faut-il que les entreprises se penchent dessus et y allouent les ressources nécessaires.

Anne DEL POZO