Voitures, trains et avions vont-ils céder la place aux nouvelles technologies ?

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Regus, opérateur de réunions virtuelles en situation réelle !

Certes posée en clin d'œil, la question vaut d'être abordée. Après un tour d'horizon des différentes solutions au plan technique, nous dressons ici un panorama des questions à se poser, des atouts et des inconvénients de ces réunions virtuelles.

"80.000 réunions chaque année, 650.000 participants....0 kilomètre !", tel le slogan d'un grand opérateur qui fait là une excellente publicité collective vantant les atouts des réunions virtuelles.

Simple audioconférence (conference call), visioconférence, téléprésence, webconférence...tel est le cadre du marché concerné qui, faut-il le rappeler, est dans l'air du temps et ce, pour deux raisons majeures.
• La crise a accéléré la volonté des entreprises à revisiter l'intégralité de leur politique voyages et séjours professionnels.
• La tendance environnementale et la réduction des émissions des gaz à effet de serre qui, outre de protéger la planète, ont aussi fait comprendre aux entreprises qu'elles avaient peut-être là une belle opportunité d'optimisation de leur performance.


Tour d'horizon des techniques disponibles
Inutile de rappeler la différence entre audio et visioconférences. En conséquence, retenons une autre segmentation, en distinguant deux types de réunions virtuelles :
Avec un opérateur tiers (téléphone ou Internet et plate-forme web) 
• Pour les conférences téléphoniques : les solutions sont simples de mise en œuvre, sans abonnement ni surtaxe. L'organisateur de la réunion appelle à l'heure dite un numéro en 0821 qu'il a communiqué à ses participants (quel que soit leur nombre) avec un code et la conférence commence. Elles sont par ailleurs en principe très économiques (exemple : Easy d'Osimatic à 4,5 euros HT/heure, jusque 64 intervenants). Elles sont parfois plus chères pour une plus-value non évidente : exemple : Tel4com à 10,20 euros HT/heure). 
Une société comme PowWowNow affirme même que c'est entièrement gratuit. En réalité, elle facture au prix d'une communication normale en numéro 0821, au prix de 7,20 euros HT/heure. D'autres opérateurs comme par exemple Orange Business Services proposent une session avec un abonnement forfaitaire de 12 euros, plus 0,14 euros/minute, soit 10,20 euros HT/heure mais cette fois par participant, ce qui change tout. 
• Pour les webconférences (webinaire ou webinar), pas de voix mais un partage de données et de tableaux. Les interlocuteurs sont réunis, via leurs PC connectés, autour d'une plate-forme virtuelle, sans aucun investissement donc. Les grands opérateurs sont Orange, Webex (Cisco) ou Direct Meeting.
Attention à la sécurité : passer par un tiers suppose des informations qui circulent sur la toile (voix ou données). Il faut avoir conscience que ces informations sont potentiellement accessibles.
Notons que des réunions regroupant à la fois téléphone et web donnent accès à des fonctionnalités telles que le partage de diaporamas PowerPoint, l'utilisation d'outils de pilotage audio, la gestion des files d'attentes ou l'activation/désactivation de la prise de parole. Des sociétés comme Genesys Meeting Center, Netviewer, Comiris ou Direct Meeting proposent des plates-formes spécialisées sur ce type de réunions.

Sans opérateur tiers
L'équipement est alors installé au sein même de l'entreprise et chez les participants. C'est le terrain des visioconférences, avec des interlocuteurs chacun équipé d'un PC connecté, webcam et micro.
Entre deux personnes, les systèmes Skype ou Windows Live Messenger, n'offrent pas la possibilité d'interlocuteurs multiples, mais ces services gratuits grand public, sont souvent utilisés en entreprise.
Pour des réunions à interlocuteurs multiples, il faut s'adresser à des opérateurs externes, qui mettent à disposition leurs plates-formes. L'un des grands acteurs est Tandberg, leader mondial des produits et services de la communication visuelle. En concevant des salles totalement équipées (de véritables studios), elle va jusqu'à reproduire les conditions d'une réunion physique tant le réalisme des images transmises est grand (téléprésence et réunion immersive). Un meeting en téléprésence utilise de véritables murs d'images, avec possibilités de Haute Dé-finition sur une batterie d'écrans plats 16/9ème. Un «must» qui n'est pas à la portée de toutes les bourses, la conception et la fabrication d'une salle coûtant plusieurs dizaines de milliers d'euros.

Forces et faiblesses des réunions virtuelles

Nous le disions en introduction, outre la protection de l'environnement, l'atout maître des réunions virtuelles tient essentiellement aux fortes économies de frais de voyages. Il devient fréquent qu'une entreprise voit cette charge réduite de plus de 50 % (pas de transports, d'hôtels, ni de restauration, pas de temps de transport). Notons que toute réunion virtuelle réduit ipso-facto les risques d'accidents, notamment sur la route. Moins de kilomètres parcourus peuvent vouloir dire primes d'assurances négociées à la baisse. Un des autres atouts - rarement évoqué - est la plus grande discrétion des déplacements, ce qui peut réduire la finesse des informations obtenues par les concurrents (intelligence économique), notamment dans les secteurs sensibles, sous haute surveillance concurrentielle. Voilà pour les forces.
Quant aux faiblesses, convenons qu'elles sont peu nombreuses mais difficilement quantifiables. Comment par exemple calculer le coût d'une déshumanisation des relations internes ou externes ? Comment savoir si, avec le temps, la diminution des contacts physiques avec ses clients ne finira pas par altérer la confiance ou la fidélité ? Pour les entreprises globales et internationales, comment fixer les horaires des réunions alors qu'une communication doit être établie entre Paris et Sydney avec quasiment 12 heures de décalage ?
Avec son accessibilité à la PME/PMI, la réunion virtuelle a un bel avenir devant elle tant elle offre d'avantages. N'oublions pourtant pas qu'elle impose une évolution des comportements que certains collaborateurs peuvent refuser sans oser le dire.
Enfin, qu'on le veuille ou non, perdre totalement le charme du voyage, y compris pour des motifs professionnels, nous ferait rentrer dans une ère qu'il ne faut sans doute pas souhaiter.

Par Philippe DERMAGNE

  Les grandes questions à se poser avant d'investir dans un système de visioconférence
• Usage du système : interne, externe clients ou fournisseurs...etc
• Fréquence d'utilisation
• Nombre de personnes participant généralement aux réunions
• Types d'informations à échanger entre les participants : fichiers, graphiques, photos, vidéo...etc
• Possibilité de communiquer avec le système d'informations et les bases de données de l'entreprise
• Niveaux de sécurité requis (voix, données, images)
• Taux d'adhésion et formation des utilisateurs : entreprise et collaborateurs concernés sont-ils culturellement prêts à adopter cette technologie ?
• Nécessité ou non d'installer une ligne dédiée à très haut débit (bande passante)
• Montant de l'investissement de départ et des coûts d'exploitation
• Retour sur investissement et durée amortissement
• Potentiel des économies à réaliser : diminution des charges voyages et séjours, conséquences sur la modification de la politique transport de l'entreprise...etc
• Recherche des aspects négatifs, exemple : aspects psychologiques, surface et coût loyer de la salle dédiée...etc



   La location de salle, une bonne solution alternative
Lorsque l'entreprise n'organise pas fréquemment de réunions virtuelles à participants multiples, elle peut se tourner vers les loueurs de bureaux tout équipés ou même certains hôtels. Des salles s'ouvrent partout en France, à l'instar d'une société comme Regus, où il n'est pas requis d'être locataire pour accéder aux salles de visioconférence ou de Téléprésence (coût : à partir de
199 euros HT/heure).
Lu 4535 fois Dernière modification le vendredi, 04 septembre 2015 10:48
Philippe Dermagne

En 1980, il crée sa propre société, une agence de publicité dédiée au BtoB, à la communication par l’écrit et à la motivation des forces de ventes. En 1995, il fonde l’une des toute premières agences multimédia française, en mettant en place un développement international en Suède, UK et Brésil. Depuis 2007, il est un journaliste qui présente la particularité d’avoir plus de 30 années d’expérience en tant qu’entrepreneur.
Ses terrains de prédilections : les RH, le développement durable, la gestion de flotte automobile. Son second métier : l’animation de colloques, tribunes et grands séminaires d’entreprise.

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