Si les entreprises n’en sont pas encore au point de réaliser des coupes drastiques dans les budgets alloués, elles sont néanmoins plus vigilantes et plus rigoureuses sur les frais et dépenses engagées. Certains déplacements, jugés non stratégiques, pourraient ainsi être annulés ou reportés. D’autres, et notamment ceux qui s’inscrivent dans le cadre de la stratégie commerciale des entreprises, seront maintenus mais mieux encadrés en terme de budgétisation. La diminution de la fréquence des déplacements professionnels pourrait ainsi être une première conséquence de cette nouvelle stratégie.
«Cette réduction sera néanmoins souvent compensée par une augmentation de la durée moyenne du séjour au profit souvent du concept des appartements hôtels», souligne Damien Buisson, Directeur Marketing d’Adagio. Parallèlement, un certain nombre d’entreprises opteront pour des mesures conservatoires comme le passage obligatoire en seconde classe pour les trains ou en classe économique pour les avions.

« Les hôtels quatre étoiles et plus pourraient pour leur part être les plus impactés par la crise, au profit des grandes chaînes hôtelières et des hôtels indépendants deux ou trois étoiles», indique Olivier Mouchet, Directeur du bureau HRS France. Les entreprises vont également s’engager dans une politique de chasse aux dépenses non stratégiques, tout en conservant les budgets nécessaires et obligatoires à leur développement économique et aux gains de nouveaux marchés, une démarche qui s’avère d’autant plus essentielle dans le contexte de crise actuel.

Première étape, l’audit des processus
«L’optimisation de la politique voyage d’affaires passe aujourd’hui par une analyse et un audit poussé de l’ensemble des paramètres de l’entreprise liés à sa politique voyage d’affaires et séminaires et incentives ainsi qu’aux différents budgets alloués à ces postes», explique Eric Audoin, Vice Président Sales et Relationship chez American Express. Afin d’accompagner les entreprises dans cette démarche et les aider à identifier de nouvelles pistes de réduction des coûts, les différents spécialistes du voyage d’affaires investissent en matière de prestations de conseils et d’audit. American Express propose ainsi aux entreprises, depuis le mois de janvier 2009, une évaluation gratuite de leur programme voyage d’affaires. L’objectif de cette prestation consiste à cartographier les dépenses des entreprises poste par poste pour ensuite les modifier et les optimiser. «Pour réaliser ces évaluations, nous nous appuierons sur une solution propriétaire pour analyser des indicateurs de performance clés, tels que ceux liés aux taux d’adoption de la réservation en ligne, les achats de billets non remboursables ou encore le respect des accords de fournisseurs privilégiés», poursuit Eric Audouin. Les résultats de ces audits sont alors autant de données permettant d’identifier de nouveaux leviers de négociations avec les fournisseurs mais également des sources d’amélioration sur les processus liés au voyage d’affaires.

Vers une automatisation accrue
Une fois ces pistes identifiées, il convient donc de mettre en œuvre et d’orchestrer les procédures propres à rationnaliser les dépenses. Une étape qui passe souvent par l’automatisation de certaines démarches, dont les réservations. Les agences de voyages sont ainsi reconnues pour les solutions concrètes qu’elles apportent dans le cadre de l’application et du respect de la politique voyage via leurs outils de réservation en ligne (les SBT). D’après le baromètre American Express Voyages d’Affaires de novembre 2008, 57 % des entreprises interrogées déclarent utiliser un SBT, un chiffre porté à 78 % pour les entreprises disposant d’un budget voyages conséquent. Toutes les entreprises et en particulier les PME n’ont cependant par recours aux SBT. Pour autant, elles ont aussi besoin de rationnaliser leurs coûts. Une des démarches les plus simples et les plus efficaces pourrait alors consister à s’appuyer sur les plates-formes de réservations hôtelières telles que Hotel.info ou HRS.com. Entièrement gratuites, ces plates-formes permettent notamment d’intégrer les politiques voyages de l’entreprise et d’identifier rapidement les hôtels correspondant le mieux aux besoins et contraintes des collaborateurs en déplacement. «Les dépenses d’hôtellerie représentent aujourd’hui un poste encore trop flou au sein des dépenses d’entreprises», souligne Olivier Mouchet. «Or, les relations privilégiées que nous entretenons avec les hôteliers ainsi que le volume des réservations effectuées à partir de HRS.com garantissent une tarification particulièrement compétitive». «Avec une plate-forme telle que Hotel.info, les entreprises bénéficient d’une visibilité immédiate et optimale sur l’ensemble de l’offre hôtelière», souligne à ce sujet Warini Munshi, Gérante Hotel.info pour la France et l’Espagne. «Tarifs négociés, offres promotionnelles ou autres disponibilités des hôtels sont visibles en temps réel sur la plate-forme. Cette dernière devient alors une véritable alternative aux négociations avec les hôtels pour les entreprises et en particulier pour les PME qui n’ont pas le temps ni les moyens de s’engager dans ces démarches».

Généralisation des procédures de contrôle des politiques voyages
«Les entreprises cherchent de plus en plus à décortiquer les dépenses liées aux déplacements professionnels», souligne Laurent Engrant. Le respect de la politique voyage est essentiel pour tirer le meilleur parti d’un programme d’entreprise, tout particulièrement lorsque la pression est élevée pour réduire les coûts. D’après l’enquête CWT, 66 % des gestionnaires de voyages souhaitent privilégier l’amélioration du respect de la politique voyage en 2009. «Les entreprises peuvent économiser 20 % en moyenne sur l’ensemble de leurs dépenses de voyages», ajoute Christophe Renard. Pour pouvoir réaliser ces économies, deux éléments sont essentiels : la qualité de la politique voyages, d’une part, et le respect des règles par les voyageurs, d’autre part. Différentes mesures sont alors applicables pour inciter aux respects de la politique voyage. «L’outil de réservation en ligne peut-être programmé pour filtrer des options non-conformes à la politique voyage», cite, pour exemple, Christophe Renard. «Pour les réservations qui ne sont pas traitées en ligne, les agents de voyages peuvent informer les voyageurs sur la non-conformité des options choisies, envoyer une demande d’autorisation préalable de voyage pour les exceptions ou encore, refuser d’effectuer la réservation». Afin de mener des actions ciblées, il peut-être utile de comparer la performance entre les divisions opérationnelles ou encore d’identifier les voyageurs ne respectant par la politique voyages. Les rapports sur le non respect des règles peuvent souligner des domaines du programme de voyages qui nécessitent d’êtres revus pour mieux répondre aux besoins des voyageurs. Pour accompagner les entreprises dans cette démarche d’analyse des dépenses, de nombreux acteurs du voyage d’affaires proposent des solutions et/ou des prestations de consolidation des données, de reporting et d’analyses et préconisent la mise en place d’indicateurs de performance. Les outils en la matière sont d’ailleurs pléthores à l’instar de AirPlus Information Manager proposé par AirPlus International, qui assure le suivi des dépenses ou bien CWT Policy Builder et CWT Policy Messenger de Carlson Wagonlit Travel qui aident respectivement les entreprises à construire une politique voyages efficace et à améliorer le respect de leur politique voyages…

Réduction des coûts et développement durable sont-ils compatibles ?
«La vigilance accrue des entreprises sur les dépenses liées aux voyages d’affaires peut être bénéfique aux stratégies de développement durable», analyse Stanislas Berteloot, Directeur marketing KDS. En effet, la priorité des entreprises en matière de déplacements en 2009 demeurent la réduction des coûts (78.5 %) (Acte/KDS 2009). Si 52.2 % des entreprises ont déjà demandé à leurs collaborateurs de restreindre leurs déplacements, essentiellement pour des raisons de coûts (74.1%), la démarche sera forcément bénéfique en matière environnementale. D’autant plus que les entreprises s’investissent de plus en plus en la matière. Ainsi, 27.1 % des entreprises travaillent plus volontiers avec les acteurs du déplacement professionnel affichant une politique de développement durable (ACTE/KDS). Dans son dernier baromètre, American Express relève pour sa part que 74 % des entreprises privilégient le recours à des déplacements en classe éco plutôt que business, réduisant ainsi leur empreinte carbone. 76 % incitent par ailleurs à choisir le train plutôt que l’avion sur certaines destinations. D’autre part, certaines entreprises et en particulier les grandes ont, dans le contexte économique actuel, tendance à limiter les déplacements « internes », privilégiant alors le recours à la vidéoconférence. «En fonction de la taille de l’entreprise, de son nombre d’implantations à l’étranger et de l’utilisation qui en est faite (réunion de travail, séminaire, formation…), la visioconférence permet de réduire les déplacements, en particulier entre implantations éloignées géographiquement, ce qui a pour conséquence de diminuer l’impact écologique de l’entreprise», ajoute Stanislas Berteloot. « De plus en plus d’entreprises nous demandent de les accompagner dans la mise en place de cette démarche environnementale», conclut à ce sujet Eric Audoin. «A cet effet, elles nous demandent notamment des outils leur permettant de calculer l’empreinte carbone pour chacun des voyages de leurs collaborateurs». Les prestataires du voyage l’ont d’ailleurs bien compris et proposent de plus en plus sur leur site Internet, des calculateurs de carbone.

Par Anne DEL POZO