Dans un marché en pleine évolution, ces domaines constituent une véritable source d’opportunités même pour le plus abouti des programmes voyages ! D’autant que cette année, la gestion des dépenses de voyages devrait encore se complexifier. Surcoûts, suppléments et frais de réservation par cartes de crédit appliqués par les compagnies aériennes et autres prestataires, rendront en effet plus difficiles pour les acheteurs, la comparaison efficace et précise du coût exact du voyage entre les différents fournisseurs. « En 2012, des hausses de prix modérées sont attendues sur l’ensemble du secteur, avec certaines variations plus importantes selon le pays et la catégorie de déplacement, explique Christophe Renard, Vice Président CWT Stratégic Marketing et Business. Ce contexte économique incertain se manifeste dans les priorités des travel managers, qui se concentrent largement sur la maîtrise des coûts dans toutes les régions. Compte tenu de leur rôle de gestionnaire de voyages dans les différentes régions, les travel managers globaux ont donc tendance à identifier et à mettre en œuvre davantage de mesures visant à consolider et normaliser le programme voyages ».

Jouer sur les leviers d’optimisation traditionnels
Pour atteindre ces objectifs, les travel managers continueront de s’appuyer sur un large éventail de mesures, notamment l’amélioration des communications relatives à la politique voyages et au respect des règles, la familiarisation des colla­borateurs avec les processus de réservation en ligne et l’obligation d’opter pour les fournisseurs référencés. « Néanmoins, les travel managers doivent également regarder plus loin que les leviers traditionnellement utilisés pour maîtriser leurs dépenses, à savoir le changement de politique voyage d’affaires, la réduction du nombre de voyages ou encore l’amélioration du sourcing en matière de transport et d’hôtellerie, précise pour sa part Sébastien Marchon, consulting director Advisory Services American Express Voyages d’Affaires. Aujourd’hui, nombreuses sont les entreprises qui ont déjà engagé des démarches en la matière. Il faut donc désormais faire preuve de davantage de créativité pour rationnaliser les achats liés au poste voyages d’affaires ».

Améliorer le comportement du voyageur d’affaires
Fini le best buy ! Aujourd’hui, les entreprises doivent donc se focaliser davantage sur le comportement des voyageurs d’affaires. Elles pourront ainsi réaliser jusqu’à 20 % d’économies sur le déplacement sans pour autant mettre en place des mesures trop lourdes ou restrictives. « Elles doivent notamment s’assurer que le collaborateur qui se déplace réserve le plus tôt possible et privilégie les billets à restriction, de manière notamment à bénéficier des meilleurs tarifs, ajoute Sébastien Marchon. Elles doivent également veiller à ce qu’ils utilisent les bons canaux de réservation tels que les outils on-line mis à leur disposition ».

Renforcer sa visibilité sur les dépenses engagées
Autre source d’économie pour les entreprises : améliorer leur visibilité sur les centres de coûts liés aux déplacements professionnels de leurs collaborateurs. « À ce jour, peu d’entreprises connaissent précisément le montant annuel de leurs dépenses liées, par exemple, au poste hôtellerie ou Meetings et Events, poursuit Sébastien Marchon. Faute d’information, celles-ci sont souvent sous-estimées ». Il suffit pour cela que les entreprises récupèrent ces informations à partir de leurs solutions de gestion des notes de frais, leurs solutions de réservation en ligne ou encore leurs cartes affaires ou leurs cartes logées. Une fois consolidées, toutes ces données leur offrent une meilleure visibilité sur leurs dépenses. « En matière d’hôtellerie, seules la centralisation et l’uniformisation totale des process de réser­vation, de paiement et de facturation permettent un véritable contrôle des dépenses hôtelières et la remontée exhaustive de données statistiques exploitables, explique Stéphane de Laforcade, Président d’Hotel Corporate System (Hcorpo). Une fois contrôlée et analysée, la dépense peut alors être rationalisée dans le cadre d’une politique de voyages et donner lieu à d’importantes réductions de coûts ». C’est d’ailleurs notamment dans le cadre de cet objectif qu’HCorpo vient de conclure un accord avec KDS. La plate-forme de réser­vation hôtelière qui offrait déjà une facturation et un paiement centralisés via cartes de crédits personnelles ou corporate ou via cartes logées AirPlus, est désormais accessible depuis la solution de gestion des déplacements profes­sionnels et de notes de frais de KDS. « Nos clients communs bénéficieront ainsi de l’offre HCorpo tout en garantissant l’application de leur politique voyage, des profils voyageurs, des informations comptables et des circuits d’approbations de KDS, ajoute Stéphane de Laforcade. Ils gagneront également en visibilité sur la dépense hôtel et seront en mesure d’uniformiser leurs process de réservation et les coûts qui y sont associés. La dépense hôtel pourra alors être rationalisée et les économies mesurables ».

De la dématérialisation au reporting
La dématérialisation de l’ensemble des flux de gestion et de paiement liés à l’organisation des déplacements professionnels est à ce titre importante. « Au travers des processus de dématéria­lisation des factures que nous avons mis en place, nous entendons offrir à nos clients une solution leur permettant de réduire leurs coûts de trai­tement et de fluidifier leurs procédures de gestion des factures », explique Vincent Godard, directeur e-Business chez HRG, société internationale de services de voyages d’affaires. Grâce à la mise en place de la plate-forme de dématérialisation des facture de b-Process, sur la recommandation d’American Express Corporate, HRG est aujourd’hui en mesure de réconcilier ses factures avec les relevés de la carte logée American Express. Les entreprises peuvent également s’appuyer sur les outils de reporting proposés par leurs prestataires. « Avec la solution de reporting AirPlus Information manager, les entreprises ont la possibilité de consolider l’ensemble des données issues de leurs cartes affaires et cartes logées, et ainsi d’améliorer leur visibilité sur les dépenses engagées par les collaborateurs, explique John Baird Smith, directeur général AirPlus France. La solution permet notamment de suivre les trajets et les moyens de transports utilisés par les collaborateurs, d’avoir une visibilité sur les établissements hôteliers les plus fréquentés. Les travel managers disposent ainsi d’informations leur permettant notamment de vérifier la bonne application des tarifs négociés, de renégocier les contrats fournisseurs et de s’assurer du respect de la politique voyage en interne ».

Homogénéiser les programmes voyages d’affaires
Parmi les autres leviers d’optimisation des coûts liés aux déplacements professionnels, les entreprises doivent également envisager d’homogénéiser leurs différents programmes voyages d’affaires et d’avoir par ailleurs une approche plus exhaustive de leurs différentes démarches. « Il leur faut faire des analyses beaucoup plus en profondeur de la performance de l’entreprise sur les différents leviers d’optimisation et calculer les économies qu’elles peuvent réaliser sur chacune des caté­gories (air, hôtel, mais également location de voitures, Meetings et Events…) et enfin comparer leurs résultats avec leur secteur d’activité ou leurs pairs, précise à ce sujet Sébastien Marchon. Une fois ce potentiel estimé, elles doivent ensuite mettre en place des plans d’actions, s’engager dans une démarche de long terme et assurer un suivi régulier de l'amélioration de la performance à l'aide d'indicateurs clés ». Dans le cadre de ces réflexions, les agences de voyages jouent un rôle de tour de contrôle et peuvent leur apporter une véritable dimension de conseil.

Par Anne DEL POZO