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Hôtellerie en ligne : réservation et gestion, service gagnant

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HCorpo accompagne les entreprises dans la maîtrise de leurs coûts hôtels

Pas simple de mener à la baguette un budget de voyages d'affaires en évitant les fausses notes et autres dissonances comptables qui nourrissent les dépassements. Seule solution, harmoniser les pratiques de ses collaborateurs et mettre à l'unisson les circuits de validation et de facturation. C'est aujourd'hui possible, pour les grands comptes, mais aussi pour les PME qui se voient proposer des services sur mesure par des spécialistes, via Internet.

Le fonctionnement des plates-formes de réservation est simple, du moins pour la partie hôtelière. Les opérateurs négocient avec les hôteliers afin de les intégrer dans leur catalogue, en obtenant au passage des remises pour les utilisateurs du système. Les particuliers connaissent bien ce système de plate-forme, à l'ergo­nomie étudiée. Il suffit simplement d'entrer une destination et une date pour se voir proposer une liste d'hôtels et de prix différents. Une présentation que les opérateurs présents sur les systèmes de réservation en ligne destinés aux entreprises (Hcorpo, HRS, Hotel.info, etc.) ont reprise, en l'adaptant.


La différence entre le service proposé au particulier et celui destiné à l'entreprise est réelle. Dans le premier cas, il s'agit simplement d'un système de réservation par Internet, avec un large catalogue. Pour leur part, les clients professionnels peuvent également utiliser ce système de réservation, avec en plus des réductions tarifaires variant de 5 à 30 %, et toujours sur un large choix d'établissements.


Une gestion de la réservation
Mais la véritable valeur ajoutée réside, pour l'entreprise, dans les multiples outils de gestion des déplacements des collaborateurs de l'entreprise. Un système très précieux au moment où les entreprises cherchent à optimiser les dépenses hôtelières et de déplacement. Pour être plus précis, les grands comptes comme les PME restent très sages sur le prix moyen dépensé pour une nuit d'hôtel. En même temps, en 2011, le secteur du voyage d'affaires connaît une bonne activité, sous l'effet conjugué de la mondialisation de l'économie et des évolutions technologiques favorisant la mobilité. Si bouger est plus que jamais vital pour l'entreprise, maîtriser les dépenses liées au voyage d'affaires l'est tout autant. Les grands comptes ont parfaitement compris l'enjeu. 

Pour les PME aussi
Mais les entreprises de taille moyenne peuvent aujourd'hui bénéficier des mêmes avantages. Ainsi HRS, groupe international spécialisé dans la réservation d'hôtels pour les professionnels, a lancé récemment un outil spécifique PME. « De nos études, il est ressorti que pour ce type d'entreprise, la simplicité était primordiale pour augmenter la fidélisation. Et nous y avons intégré les éléments-clés de notre offre grands comptes : gratuité du service, annulation et modification sans frais, tarifs sociétés et reporting » précise Emmanuel Ebray, directeur HRS France. Ce service de réservation en ligne se révèle être un véritable outil de gestion pour l'entreprise.

Traitement simplifié
En d'autres termes, l'économie réalisée grâce au tarif entreprise sur une nuitée n'est que la partie visible de l'iceberg. C'est surtout la gestion globale de sa politique de réservation hôtelière qui va permettre de maîtriser, puis de réduire les coûts liés à l'hôtellerie. « Il ne faut pas confondre le prix et le coût » se plaît à souligner Stéphane de Laforcade, président de Hotel Corporate System (HCorpo). En clair, obtenir un prix cassé sans pour autant avoir un système de gestion globalisée peut se révéler plus coûteux que prévu. « Avant de développer nos solutions, nous sommes partis sur la base de l'expression des besoins des entreprises en matière de réservation hôtelière » rappelle le président de HCorpo. « Et ces besoins indiquent clairement le souhait de disposer d'un outil globalisé et individualisé, permettant de maîtriser et d'optimiser la politique de l'entreprise en matière de déplacement de ses collaborateurs » poursuit-il.

Il est vrai que tout est paramétrable : la politique voyages de l'entreprise, le profil voyageurs, les informations comptables, les circuits d'appro­bation. Grâce à la facturation centralisée, la
gestion financière est simplifiée et les coûts de traitement diminués. « Il y a aussi un intérêt pour les utilisateurs qui peuvent bénéficier d'une prise en charge totale de leurs réservations, en évitant l'avance des frais d'hébergement », poursuit Stéphane de Laforcade.

Ce paramétrage permet de proposer à chaque collaborateur de l'entreprise l'hébergement adapté, et même géolocalisé en fonction des lieux d'implantation des agences par exemple.

Des données pour optimiser
Mieux encore, ces systèmes de réservation, ou plutôt de gestion et d'optimisation des déplacements professionnels, proposent des outils statistiques plus ou moins sophistiqués. Des dispositifs très détaillés qui permettent à l'entreprise de dresser une analyse très fine de ses pratiques et de ses besoins et de prendre ensuite des décisions en toute connaissance de cause pour maîtriser son budget. Les grandes entreprises, du moins celles qui utilisent déjà les services de ces opérateurs, ont vu leur budget voyages se réduire, même lorsque les déplacements des collaborateurs progressaient. Les PME auraient bien tort de s'en priver, d'autant que ces services sont gratuits, les opérateurs étant rémunérés par les hôteliers sur le volume d'affaires réalisé !

Par Laurent Locurcio

Le séminaire à portée d'un clic
Tout naturellement, les opérateurs en sont venus également à proposer des offres en matière de réservation de salles et structures pour séminaires. Un avantage certain puisqu'il est parfois possible, en ligne, de réserver en même temps les salles de réunion et les chambres nécessaires. Avec des nuances toutefois, puisque pour des événements plus importants, il faut contacter un interlocuteur. En tous cas, la gestion reste toujours centralisée, ce qui permet à l'entreprise de garder une vue d'ensemble, même lorsqu'elle doit choisir entre plusieurs offres structurées.
Lu 4981 fois Dernière modification le mercredi, 21 octobre 2015 15:59
Laurent Locurcio

Journaliste économique, il a notamment collaboré avec la presse spécialisée dont La Tribune, Le Point, Le Monde, LSA, Sport Eco, et bien entendu GPO Magazine. Il a également participé au lancement de titres de presse et a été rédacteur en chef  d’un important magazine d’entreprise. Auteur également de livres d’entreprises, il intervient aussi auprès d’étudiants en formation multi-médias.