> Eurostar Eurostar s'investit pour les voyages d'affaires

Des compagnies aériennes aux compagnies ferroviaires en passant par les réseaux de taxi ou les loueurs de jets privés, les transporteurs quels qu’ils soient fourbissent leurs armes pour séduire la clientèle affaires.

Une fois encore, les nouvelles technologies contribuent au développement d’offres tarifaires à moindre frais. D’ailleurs, la plupart des grandes compagnies aériennes proposent aujourd’hui des sites Internet de réservation. Une tendance qui ne devrait pas fléchir dans les années à venir, au regard du développement du billet électronique et de la dématérialisation des procédures. L’objectif de l’International Air Transport Association (IATA) étant qu’à compter du 1er juin 2008, tous les billets soient émis de manière électronique. Une démarche dans laquelle Air France s’est résolument engagé depuis le 1er juin dernier. D’où qu’il se trouve, le passager Air France peut désormais imprimer sa carte d’embarquement sur airfrance.com et choisir son siège à partir de 30 heures avant le départ de son vol et jusqu’à l’heure limite d’enregistrement. Aujourd’hui, la plupart des principales compagnies aériennes joue ainsi la carte des nouvelles technologies. Pour se différencier, elles s’engagent alors sur différentes voies telles que les prestations, à bord ou en aéroports, ou encore jouent la carte de la fidélité. La compagnie aérienne indienne Jet Airways a ainsi décroché, en 2007 et pour la deuxième année consécutive, le prix de «Program of the year», considéré comme les Oscars des programmes de fidélité, pour son programme de fidélisation JetPrivilège. Ce programme monté entre Jet Airways et d’autres partenaires, propose des privilèges et des avantages exclusifs répartis en 5 niveaux. Les membres JetPrivilège bénéficient également, chez Jet Airways d'un confort supérieur et de différents avantages complémentaires.

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Le poste voyage d'affaires a souffert des restrictions budgétaires consécutives à la crise économique et financière. Pour autant, les déplacements professionnels, portés par des stratégies commerciales offensives, restent de rigueur dans de nombreuses entreprises. Pour concilier rationalisation des coûts avec stratégie de développement, les entreprises redéfinissent néanmoins leur politique voyage. Le mot d'ordre désormais consiste à voyager à moindre coût tout en utilisant des prestations offrant une certaine qualité de services. Une évolution des comportements de voyage face à laquelle les acteurs de la place ont su s'adapter.

Les études sont unanimes, le voyage d'affaires a clairement subi la crise de plein fouet, parfois de façon plus importante que bien d'autres postes financiers dans l'entreprise. En 2009, 46 % des entreprises suivent plus attentivement les demandes de déplacements avant de les engager (Mondial Assistance/ DéplacementsPros.com, 2009). Une baisse des déplacements de 28.4 % en moyenne et en volume a ainsi été constatée l'année dernière en France. Par ailleurs, les calendriers de déplacements ont été repensés, l'accès aux salons internationaux limités et le reformatage des politiques «voyages» a conduit à des choix qualitatifs souvent éloignés de ce qui se faisait avant. «La crise a fortement modifié les comportements des entreprises face aux déplacements professionnels», explique ainsi Jean-Marc Dandurand, Directeur Conseil d'American Express Voyages d'Affaires. «Le voyage d'affaire est ainsi, au fil du temps devenu pour les entreprises un investissement d'intérêt économique, nécessaire à leur développement». Les budgets sont majoritairement affectés au maintien et au développement de parts de marché dans un environnement économique de plus en plus concurrentiel. La conservation des clients ou l'ouverture à de nouveaux marchés sont ainsi les principales raisons qui incitent des entreprises à investir dans les déplacements professionnels. «Pour de nombreuses entreprises, il est impossible de conduire des affaires sans se déplacer», souligne pour sa part Yves Weisselberger, PDG de KDS. «D'ailleurs, les entreprises l'ont bien compris. Si en 2009, nous avons constaté des coupes franches dans les budgets voyages, la reprise est certes timide mais avérée depuis le début de l'année».

Conscientes de la nécessité des déplacements professionnels pour assurer leur développement, en France comme à l’international, les entreprises poursuivent leurs investissements en la matière. Pour que cet engagement financier reste en adéquation avec leur volonté de maîtrise des coûts, elles revoient néanmoins leur stratégie de gestion liée à l’organisation des voyages d’affaires. Une démarche dans laquelle les prestataires de la place les accompagnent en faisant évoluer les offres et les tarifs « affaires ».

Toutes les meilleures technologies du monde ne remplaceront pas les relations humaines ! C’est la raison pour laquelle le voyage d’affaires reste stratégique pour les entreprises, notamment dans le cadre des relations clients. « D’ailleurs, de plus en plus d’entreprises considèrent le voyage d’affaires comme un investissement, précise Stéphane Birochau, directeur grands comptes Carlson Wagonlit Travel.

Marquée par la crise économique, le voyage d’affaires reste néanmoins une réalité dans de nombreuses entreprises. Pour concilier leurs besoins en la matière tout en respectant leurs contraintes budgétaires, les entreprises envisagent leur stratégie de déplacements professionnels sous un nouvel angle, qui fait parfois la part belle au développement durable.

Les études sont unanimes. Les budgets alloués aux voyages d'affaires ont tous diminué en 2009. Le sondage HRS met en évidence une diminution de ces budgets en 2009 pour 90.3 % des entreprises interrogées. D'après l'étude Acte-KDS, la réduction des coûts arrive également en tête des priorités du voyage d'affaires dans les entreprises : 61 % des voyageurs d'affaires ont constaté une diminution du nombre de déplacements professionnels dans leur entreprise. Pour mieux piloter ces coûts, 87 % des entreprises ont clairement définit et rédigé une politique voyage au sein de leur organisation et utilisent, pour 64 % d'entre elles des outils de réservation de voyages en lignes.

Alors que l’environnement économique restera cette année encore incertain, les travel managers doivent surveiller de près tous les changements opérés chez les prestataires du voyage d’affaires afin d’obtenir les meilleures offres et optimiser les performances des programmes voyages.

Le poste voyage d’affaires reste à ce jour l’un des principaux leviers d’optimisation des coûts pour les entreprises dont les colla­borateurs se déplacent. En 2012, les travel
managers vont d’ailleurs s’attacher à consolider leurs économies sur le transport aérien et terrestre, à améliorer le respect de la politique voyages et  à optimiser les dépenses hôtelières et l’augmentation du taux d’adoption aux outils en ligne (« Les priorités 2012 de la maîtrise des voyages d’affaires », CWT).

> Regus Les réunions virtuelles décollent > Servcorp Servcorp révolutionne le monde des centres d'affaires

Depuis un an et demi, la crise sévit sur le secteur des séminaires et réunions. Le volume des dépenses consacrées à ces manifestations a ainsi chuté de 7.8 % entre 2008 et 2009, entrainant dans leur sillon la baisse des prix sur ce secteur. Une tendance qui impacte fortement le secteur et fait la part belle aux réunions virtuelles.

La plupart des entreprises indiquent qu'elles maintiendront en 2010 leurs flux d'activité en termes de réunions d'entreprise et de séminaires, à un niveau constant par rapport à 2009 (Observatoire du tourisme d'affaires, 2010). Elles estiment en effet avoir déjà fourni suffisamment d'efforts sur le sujet depuis un an et demi et qu'il leur est désormais difficile de descendre en deçà du seuil déjà atteint. D'autant que le besoin de se réunir demeure, quelle que soit la conjoncture : séminaires, formations ou autres conventions d'entreprise représentent en effet des outils de management et de communication stratégiques pour l'entreprise.  Si les entreprises ont toujours besoin d'organiser ce type de manifestations, elles se focalisent néanmoins davantage sur des séminaires orientés vers le développement de leur activité, la vente et l'augmentation des parts de marché. Pour 2010, l'heure est donc plutôt à l'optimisme avec toutefois des prévisions budgétaires toujours assez maigres. D'ailleurs, l'Anaé (Association des agences de communication événementielle) note que les demandes ont repris depuis fin 2009, même s'il s'agit souvent d'opérations décidées à la dernière minute. Et les grands événements nationaux (comme le Mondial de l'automobile en octobre prochain) ou internationaux (comme la Coupe du monde de football en Afrique du Sud qui s'est achevée en juillet) pourraient redonner l'envie aux entreprises d'investir dans la communication événementielle. 

En matière de coûts cachés ou non identifiés, les postes voyage d’affaires et Mice ne font pas figure d’exception. Bien qu’ils soient particulièrement surveillés et fassent l’objet d'une stratégie de maîtrise des coûts, ces postes offrent néanmoins encore plusieurs leviers d’optimisation. Les activer suppose donc que les gestionnaires, qui en ont la charge, les identifient.

Que ce soit sur le voyage d’affaires comme sur les Mice, de nombreux coûts directs ou indirects ne sont pas toujours identifiés par les entreprises. « Par exemple, sur des centres de coûts classiques tels que l’aérien ou l’hôtellerie, certains sont peu connus et suivis, tels que ceux liés aux frais annexes. Or, ces coûts ne sont pas anodins ! », souligne à ce sujet Sébastien Marchon, directeur business consulting d’American Express GBT.

Les collaborateurs « mobiles » sont exposés à différents risques afférents à leur personne mais également à leurs biens personnels, aux données et/ou produits de leur entreprise qu’ils transportent dans le cadre de leurs déplacements. Pour protéger biens et personnes, recourir à des assurances ou des sociétés de services n’est pas un moindre mal.

Alors que de nombreux nouveaux prestataires investissent le marché du voyage d’affaires, les entreprises se trouvent plus que jamais confrontées à la démultiplication des données à traiter. Or, de la bonne analyse des données dépend l’optimisation de leur politique voyage.

Aujourd’hui, l’organisation, le paiement et la gestion du voyage d’affaires peuvent être dématérialisés de bout en bout. En fin de chaîne, les bénéfices pour l'entreprise sont nombreux, aussi bien en termes de rationalisation des coûts, que de respect des politiques voyage d’affaires.

Voilà près de trente ans maintenant que l’Association Internationale du Transport Aérien (IATA) a mis en place la facturation électronique entre les compagnies aériennes et les agences de voyages, lançant ainsi l’ère de la dématérialisation sur le secteur du voyage d’affaires. Quelques années plus tard, le billet papier est devenu billet sur piste électronique. Puis, au milieu des années 2000, les compagnies aériennes ont fini  par imposer le système du e-billet, suivies de près, en France, par les compagnies ferroviaires.