La gestion de flotte automobile se professionnalise

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Jusqu’au début des années 2000, la gestion de parc automobile était souvent mono-fournisseur. Elle s’articulait généralement autour d’un unique loueur longue durée qui assurait la gestion de l’ensemble du parc de l’entreprise. Mais depuis, les entreprises, soucieuses de rationaliser leurs coûts, se sont engagées dans des stratégies de gestion de parc plus fragmentées, n’hésitant plus à faire jouer la concurrence entre les différents acteurs de ce marché. Une évolution qui les a conduites à professionnaliser la gestion de leurs parcs.

La professionnalisation de la gestion d’un parc automobile, indépendamment de la taille de l’entreprise, tend à se développer au sein des entreprises. « En effet, la gestion de flotte auto­mobile est un exercice de plus en plus difficile à réaliser, notamment en raison de la tendance qu’ont les entreprises à multiplier le nombre de leurs fournisseurs en la matière, alors qu’auparavant elles en centralisaient la gestion auprès d’un prestataire unique, souvent un loueur », explique Olivier Rigoni, directeur associé chez Cogecar. De plus en plus, les entreprises intègrent ainsi dans leur car policy différents constructeurs, de manière à offrir davantage de choix à leurs collaborateurs. De même, elles n’hésitent plus à recourir à deux ou trois loueurs longues durée, notamment pour obtenir les meilleures garanties et conditions tarifaires. Par ailleurs, selon leur loi de roulage et les spécificités de leur activité, les modalités de financement (location longue ou moyenne durée, achat, etc.) des entreprises sont parfois multiples. « Changer les spécificités d’un contrat de location longue durée peut être complexe et coûteux, précise à ce sujet Théophane Courau, président de Fatec Group. En fonction de l’activité de l’entreprise il peut donc être plus intéressant d’acheter certains véhicules et d’en louer d’autres ». Chaque flotte automobile a ainsi ses spécificités qui, généralement, dépendent des usages des véhicules. « L’histoire de l’entreprise fait qu’elle se retrouve souvent avec plusieurs interlocuteurs à chaque étape de la chaîne de valeur de la flotte automobile, ajoute ainsi Théophane Courau. Une entreprise peut n’avoir que quelques véhicules mais différents acteurs qui interagissent au sein de sa flotte automobile ». C’est ainsi que cette multiplicité des acteurs, associée aux coûts des véhicules (la flotte automobile représente, dans certaines entreprises, le second centre de coûts) et aux différents évènements liés à la vie d’un véhicule, a rendu la gestion des parcs complexe. Une gestion d’autant plus difficile qu’elle fait par ailleurs souvent appel à différentes ressources de l’entreprise, telles que les RH mais aussi les achats, la finance, etc. « Au regard de ces différents éléments, les entreprises professionnalisent la gestion de leur parc automobile, ajoute Olivier Rigoni. Cette démarche suppose néanmoins de se doter de compétences métiers et de s’équiper d’outils adaptés ».

Professionnaliser les processus internes de gestion de flotte
« Bien piloter une flotte automobile et ne pas la subir, même avec seulement 20 véhicules en parc, nécessite de s’appuyer sur un outil métier et de disposer d’une formation ou d’une expertise en la matière », précise ainsi Jean-Charles Martin, directeur business developpement chez Gac Technology. Pour suivre et anticiper les évolutions et changements à venir de son parc, le gestionnaire de flotte a besoin d’en connaître précisément le contenu, que ce soit en termes de véhicules, mais également de prestations qui y sont associées. Or, à un moment, les fichiers Excel, longs à mettre en place, incomplets par rapport aux spécificités métiers d’une gestion de flotte automobile et pas suffisamment fiables, ne suffiront plus à cette tâche. « Même sur un parc de petite taille, il faut au moins un outil qui
intègre et centralise l’ensemble des données relatives à la flotte automobile de l’entreprise et en particulier ses différentes solutions de financement, poursuit Jean-Charles Martin. Cette centralisation au sein d’un outil unique de données, souvent issues de différentes sources (loueurs, pétroliers, constructeurs, etc.), est indispensable au suivi des contrats mais aussi des véhicules, de leur entretien, etc. ». Ces solutions logicielles permettent également de réaliser des benchmarks internes et d’alerter sur les retards de maintenance ou sur les mauvais comportements de conduite. « Elles accompagnent aussi les gestionnaires de flotte dans la gestion de leur fiscalité, particulièrement complexe sur ce poste », ajoute pour sa part Olivier Rigoni. Les gestionnaires de flotte disposent ainsi de tous les éléments nécessaires à la mise en place d’actions visant à réduire les coûts de leur flotte. « D’autant que certains de ces logiciels s’interfacent avec les systèmes d’informations des loueurs et des constructeurs, évitant ainsi les erreurs de saisies et les pertes de temps, poursuit Olivier Rigoni. La gestion de flotte gagne ainsi en fiabilité ». Cependant, le logiciel à lui seul ne saurait suffire à la professionnalisation de la gestion du parc. Celle-ci suppose aussi que l’entre­prise définisse une car policy adaptée aux besoins de ses collaborateurs et qui réponde à ses contraintes budgétaires. « Le respect de cette car policy nécessite par ailleurs la mise en place, dans l’entreprise, d’un certain nombre de process, notamment en termes de validation », rappelle Jean-Charles Martin. Une démarche dans laquelle elles peuvent se faire accompagner par des spécialistes en la matière.

Faut-il externaliser la gestion du parc ?
Parfois, le recours à un outil sera insuffisant à une gestion optimisée de la flotte automobile en raison notamment de son hétérogénéité  et de sa complexité. « Plus le parc sera hétérogène et « technique », plus l’externalisation de sa gestion aura du sens, ajoute Théophane Courau. Par exemple, si l’entreprise dispose d’un parc de 20 véhicules répartis dans dix agences sur toute la France avec cinq modèles de véhicules différents, elle aura tout intérêt à en confier la gestion à un professionnel externe. De même, un parc composé de véhicules de chantiers ou de camions est complexe à suivre en termes de contrôles, d’entretien, etc. Un mauvais suivi peut entraîner des risques importants pour le conducteur, mais aussi en matière de pertes d’exploitation. La gestion de ce type de parcs nécessite une expertise pointue dont ne disposent pas souvent les entreprises en interne ».

Professionnaliser la gestion administrative avec le fleet manager
Parmi les différents prestataires externes de gestion de parc automobile, les fleet managers, permettent aux entreprises de s’affranchir de toutes les contraintes administratives et comptables liées à l'utilisation de sa flotte, qu’elle soit louée ou achetée. « Le fleet manager s’occupe par exemple des commandes de véhicules et de leur suivi technique, du suivi conducteur, des lois de roulage, etc., explique Théophane Courau. Il a également pour vocation d’accompagner les entreprises dans la baisse de leurs coûts liés à cette gestion administrative. À cet effet, nous vérifions notamment que chaque dépense est justifiée par rapport aux protocoles constructeurs ou aux réparations faites par les constructeurs, nous vérifions également les taux, les remises, les prix unitaires et traquons les doubles facturations. Enfin, nous aidons les entreprises à lancer et analyser des consultations marchés ».  Le fleet manager est donc avant tout un intégrateur de données et un point de contact unique entre tous les four­nisseurs (loueurs de longue durée, prestataires d’entretien, assureurs, etc.) et les utilisateurs et l'entreprise. Il délivre des reportings très détaillés sur les dépenses engagées, ce qui permet par la suite de travailler sur des pistes éventuelles de réduction des coûts. « Le fleet
manager se rémunère à la prestation et au réel, précise Théophane Courau. En revanche, contrairement à un loueur de longue durée, il ne se rémunère pas sur les prestations facturées par les fournisseurs ». Autre différence de taille entre un fleet manager et un loueur longue durée : les véhicules ne lui appartiennent pas. C'est donc l'entreprise, le ou les loueurs dans le cadre d'une flotte en LLD, qui supportent les risques liés à l'achat et surtout à la revente des véhicules.

Les atouts des loueurs longue durée
Parallèlement aux outils de gestion et aux recours aux fleet managers, les entreprises ont également la possibilité de professionnaliser la gestion de leur parc automobile en l’externalisant auprès de loueurs longue durée. D’autant que ces derniers sont en capacité de gérer tout ou partie des parcs, quelle qu’en soit la taille. « Les loueurs longue durée sont en effet outillés pour répondre à l’ensemble des problématiques de gestion de parc de toutes ces entreprises », précise à ce sujet Christophe Giner, directeur des ventes Core Business LeasePlan France.
Aujourd’hui, les PME, PMI et ETI cherchent, comme les grands comptes voilà quelques années aupa­ravant, à se focaliser sur leur cœur de métier. « Dans le cadre de cette démarche, elles tendent notamment à externaliser la gestion de leur flotte automobile, explique Barbara Gay, directeur du consulting chez Arval France. Une démarche grâce à laquelle elles entendent améliorer et optimiser leurs processus en la matière, notamment en profitant de l’expertise acquise par les loueurs auprès des grands comptes ». Désormais, les PME et ETI bénéficient en effet du travail réalisé par ces acteurs pour les grandes entreprises et mettent à leur disposition une large palette d’outils et de prestations pour piloter et suivre leur parc.
« Au-delà de leur propension à proposer différentes marques constructeurs et à négocier avec chacun d’entre eux, les loueurs longue durée ont également pour vocation de conseiller l’entreprise dans la définition de leur car policy et le choix du véhicule, de manière à ce qu’il corresponde aussi bien aux besoins du collaborateur tout en respectant la problématique de maîtrise des coûts de l’entreprise », ajoute Christophe Giner. L’un des principaux atouts du loueur consiste également à proposer une offre de location économiquement satisfaisante pour l’entre­prise en fonction de sa loi de roulage ou encore de la fiscalité
du véhicule. « Une durée d’amortissement trop longue peut générer des frais additionnels en termes, par exemple, d'entretien des véhicules, indique Christophe Giner. L’expertise du loueur lui permet alors de calculer cet amortissement selon différents critères, tels que la loi de roulage de l’entreprise, le choix du véhicule et sa valeur résiduelle ». Parallèlement, le loueur est force de propo­sition sur les services associés aux véhicules : assurances, entretien, cartes carburants, etc. Certains loueurs disposent ainsi d’un réseau de partenaires spécialisés dans certains services tels que l’entretien des véhicules. « Un tel réseau est alors le gage, pour l’entreprise, de professionnalisme, de fiabilité et de réactivité », poursuit Christophe Giner.
Si à travers ces différentes prestations le loueur contribue largement à la professionnalisation de la gestion d’une flotte automobile, il est cependant
nécessaire que l’entreprise soit vigilante sur les termes du contrat qui les lie. Il faut notamment veiller au contenu de chacune des prestations délivrées ainsi qu’aux conditions générales de location pour éviter les mauvaises surprises en cas, notamment, de rupture anticipée de contrat.


À quel prix externaliser la gestion de sa flotte automobile ?
L'externalisation de la gestion d’une flotte automobile entraîne-t-elle un surcoût ? Pas sûr…
En effet, en s’appuyant sur les prestations d’un loueur longue durée, une entreprise paiera au pire le même prix que si tout était géré en interne, le souci de gestion en moins.
Au mieux, elle pourra même être moins chère, dans la mesure où la vocation du loueur consiste aussi à conseiller l’entreprise pour qu’elle optimise l’ensemble de son parc. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle la tendance à l’externalisation, notamment auprès des loueurs longue durée mais aussi des fleet
managers est logiquement de plus en plus forte. Ainsi, selon le SNLVLD, le parc LLD s'établissait à 1 211 635 véhicules au 4e trimestre 2014, en progression de 3 % par rapport au 4e trimestre 2013 et + 0,3 % par rapport au 3ème trimestre 2014.
Le fleet management continue pour sa part de progresser avec 287 997 véhicules gérés, soit +8,6 % par rapport au même trimestre 2013. Le parc total (LLD + Fleet) est  en progression de + 4 % par rapport au 4e trimestre 2013 et + 0,71 % depuis le 3e trimestre 2014.

Lu 55207 fois Dernière modification le lundi, 12 décembre 2016 10:09
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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