La gestion de contenu d’entreprise (ECM), pose les bases et aide les institutions à réaliser l’optimisation de leur processus quasi immédiatement après le déploiement de la solution. La gestion de contenu offre aux entreprises les avantages suivants :

1. Accès immédiat à l’information
Pour pouvoir prendre des décisions précises, les informations doivent être accessibles. L’utilisation d’un système de classement papier pour gérer les archives rend difficile l’accès aux informations requises et localiser les documents prend généralement trop de temps.

La plupart des entreprises gardent leurs archives dans des classeurs, sur les bureaux et dans des réserves. Cependant, les entreprises ont reconnu que les processus papier les empêchaient de répondre aux besoins de service de leurs clients.

En numérisant leurs archives, les entreprises améliorent leur capacité à accéder aux informations, puisqu’elles n’ont plus à chercher les documents. Les employés trouvent ce dont ils ont besoin d’un simple clic et sauvegardent les modifications sur l’ordinateur plutôt que d’imprimer un nouveau document pour la réserve.

2. Réduire les délais de réponse
Une solution de gestion de contenu offre bien plus aux institutions que la simple amélioration de l’accès aux informations. L’utilisation des outils de la solution permettent de rationnaliser un certain nombre de ses processus, les décisions sont donc prises plus rapidement, augmentant le nombre de services que les entreprises peuvent fournir autant aux fournisseurs traditionnels qu’aux non-traditionnels. Le changement des procédés papiers vers des procédés numériques prodigue un certain nombre d’avantages. Par exemple, à l’université, les étudiants peuvent accéder au formulaire électronique approprié au travers d’un portail en ligne, authentifier leur identité, et compléter et soumettre le formulaire en ligne, plutôt que devoir aller physiquement au secrétariat et apporter le formulaire à différents bureaux.

Une solution de gestion de contenu (ECM), exploite un système de gestion des commandes électronique. Par exemple, un formulaire est automatiquement adressé aux parties dont l’accord est requis, ce qui permet à la demande de passer rapidement auprès des différents signataires. Avec cette solution, les institutions ont une visibilité accrue des différents processus. Les entreprises peuvent remonter le système de gestion des commandes afin de voir où les ralentissements apparaissent et réassigner ou rediriger le travail.

3. Un maintien simple des documents pour assurer la conformité
La plupart des institutions doivent observer un certain nombre de régulations lorsqu’elles ont affaire à de nombreuses informations personnelles. Une solution de gestion de contenu rend plus simple la gestion des obligations de conformité et permet un accès simplifié aux informations lors d’un audit. Cela permet d’avoir tout le contexte passé lié aux informations pour n’importe quelles anomalies qui pourraient apparaître afin de montrer que vous êtes en conformité. Quand un audit arrive, par exemple, l’information de base aussi bien que tout autre document de support, au regard des changements ou des dates des transactions, sont facilement disponibles pour révision.
Les entreprises peuvent utiliser la solution pour suivre les différentes attentes de conformité, permettre de faire coïncider le planning de maintien des documents et éviter des pénalités pour avoir conserver les documents au-delà de leur date de destruction.

4. Des rétablissements de désastre qui fonctionnent
Les institutions peuvent faire face à un éventail de catastrophes qui varie de la catastrophe mineur, naturelle ou autre. Une solution de gestion de contenu permet aux entreprises de récupérer l’information puisqu’elle est conservée électroniquement et sauvegarder tous les soirs sur de multiples serveurs. Les utilisateurs ont un accès et une récupération des documents cruciaux simplifiés, ce qui signifie que les entreprises peuvent continuer d’opérer même si leur bureau ou les documents physiques sont détruits. La solution ECM permet la continuité des projets de manière sécurisée et fiable – peu importe quand ou comment la catastrophe frappe.

5. L’espace récupéré reconvertit à une utilisation à plus grande valeur ajoutée
Passer au sans papier a aussi rendu l’agencement de l’espace plus simple. En éliminant le besoin de conserver physiquement les documents dans un bureau, les entreprises peuvent significativement économiser sur le stockage. En retour, cela ouvre aussi de l’espace afin de s’accommoder aux usages et à l’expansion des employés, et pouvoir s’offrir la flexibilité d’être plus innovant.

Choisir la bonne solution de gestion de contenu apportera à l’entreprise l’opportunité de reprendre le contrôle sur ses processus de documents et d’informations.

Par Güray TURAN, Business Development Manager EMEA chez OnBaseTM d’Hyland Software