Service courrier : Un pôle d’économies à ne pas négliger

Gestion Écrit par  mercredi, 02 septembre 2009 00:00 Taille de police Réduire la taille de la police Augmenter la taille de police
Évaluer cet élément
(0 Votes)

> Neopost
Vers un pilotage plus efficace de la fonction courrier
> Satas Conseil
Découvrir la valeur ajoutée d’une salle courrier optimisée

Parent pauvre dans les investissements de l’entreprise, le service courrier représente pourtant un gisement de réduction de coûts important. Face à un marché postal en pleine évolution et à un contexte économique sensible, les entreprises ont besoin de conseils en la matière. Une analyse pointue permettra de réorganiser de façon optimale l’activité courrier avec des résultats rapides à la clef.

Lors d’un déménagement, d’une fusion ou d’une réorganisation, comment aménager le service courrier de façon optimum ? De quelle manière mieux maîtriser les coûts d'affranchissement par service ? Comment gagner en réactivité, éviter l’absentéisme et améliorer le quotidien des collaborateurs qui travaillent en salle courrier ? Autant de questions qui dirigent l’entreprise vers un diagnostic sur le fonctionnement de son service courrier.
Les grands acteurs du marché ont tous développé une entité conseil visant à apporter leur savoir faire aux entreprises. Satas a ainsi créé en 1996 son département Conseil. «Notre mission consiste à faire un diagnostic technique et opérationnel des activités documentaires de l’entreprise avec selon les besoins une analyse financière pour mettre en évidence les dysfonctionnements et optimiser au final l’organisation, la structure et la gestion des flux documentaires», explique Myriam Asselin-Louis, Chef de produit et marketing Satas.


Bien évaluer pour mieux corriger
D’une bonne évaluation de l’existant dépend la pertinence des préconisations. Les démarches d’audit commencent toutes par une analyse sur site de l’ensemble de l’activité courrier visant au final à atteindre une productivité efficace. Les consultants analysent ainsi les flux par typologie de courrier, les opérations mises en place, les moyens humains à disposition, les prestations des différents fournisseurs, les surfaces allouées à l’activité et leur organisation, les outils utilisés et la qualité du service rendu dans l’entreprise. Pour un audit complet, une analyse budgétaire est aussi de rigueur. Elle comprend notamment l’étude de la répartition analytique des coûts de fonctionnement, le rapport qualité/prix des prestataires et la maîtrise des remplacements. «L’analyse de l’existant est essentielle ; elle représente 40 à 50 % de notre mission parce qu’une bonne compréhension est fondamentale pour faire la bonne proposition», insiste Eric Gohier, Directeur des études de Dynapost, le leader français de la gestion du courrier. «Il est primordial d’avoir les bons outils pour suivre l’activité mais également de savoir structurer leur organisation pour la faire évoluer. Une solution opérationnelle sans l’aspect pilotage ne sert à rien».


Des solutions sur mesure
Un compte-rendu d’analyse permettra de donner à l’entreprise des repères quantitatifs et qualitatifs, de mieux identifier la charge d’activité, les pistes d’optimisation et les conditions prioritaires de leur mise en œuvre. «Nous avons ainsi identifié les forces et les faiblesses et pouvons structurer l’existant avec des méthodes qui ont fait leur preuve pour en faciliter le pilotage», souligne Eric Gohier.
Les préconisations sont faites au cas par cas. «Nous apportons ainsi à nos clients des solutions personnalisées sur l’ensemble de la chaîne courrier», explique Christophe Duxin, Responsable marketing produit chez Neopost. Pour le traitement du courrier entrant, les solutions de Neopost vont du système automatisé pour l’ouverture au traitement des chèques et des TIP à la volée, en passant par des solutions logicielles pour la numérisation. En ce qui concerne l’expédition, Neopost propose des solutions pour l’affranchissement, la gestion
des recommandés et la comptabilité des dépenses postales. «L’activité courrier peut représenter aujourd’hui 7 % du chiffre d’affaires de l’entreprise. Et dans les dépenses faites dans ce domaine, l’affranchissement représente 90 à 95 % du coût. Le travail est donc à cet endroit là. L’évolution de l’offre postale très dynamique peut permettre avec les outils ad hoc de très fortes économies. Mais souvent les responsables des services généraux ne connaissent pas en détail leur coût», souligne Henry Xavier, Directeur marchés et communication Neopost.
En effet avec l’ouverture progressive du marché postal, l’offre de La Poste se diversifie de manière forte, notamment en matière de tarification et les entreprises ont besoin d’informations pour utiliser au mieux les produits postaux. Bon nombre de machines à affranchir représentent aujourd’hui un vrai terminal postal qui permet de bénéficier des réductions, des services colis, du suivi, des recommandés, etc. sans se déplacer.
Pour améliorer encore le suivi et la traçabilité des envois, Dynapost a développé un logiciel afin de tracer les objets sensibles, les AR et express sortant et entrant.

Espace courrier : organisation bien pensée des salles courrier

Pour permettre au service courrier de gérer les flux de lettres et colis, tant à leur arrivée qu’à leur distribution, il existe des solutions adaptées aux petites comme aux grandes structures : casiers facilitant le pré-tri, mobilier pour améliorer la distribution, trieuses et autres équipements. Dans une perspective de productivité du service, l’entreprise ne peut faire l’impasse sur un agencement efficace et adapté des postes de travail. D’autant que les particularismes des services courrier compliquent souvent son optimisation. Des freins nombreux existent. Dans beaucoup d'entreprises, ce service est soumis à de fréquentes tensions sociales avec un taux fort de syndicalisation et une moyenne d'âge souvent élevée. Dans ce contexte, beaucoup de sociétés évitent de se pencher sur des pistes d'optimisation possibles alors qu’au contraire un confort de travail au quotidien et la prise en compte des besoins réels des collaborateurs pourraient aplanir de nombreux obstacles au développement. «Avec la recrudescence des troubles musculo-squelettiques liés aux taches répétitives, il est important pour l’entreprise de choisir un mobilier adapté qui prend bien en compte les postures des opérateurs», souligne Myriam Asselin-Louis, Chef de produit marketing Satas. Les hauteurs standard du mobilier sont systématiquement validées par le CHSCT. Satas propose également des audits en ergonomie via Ergos Concept un cabinet partenaire spécialiste dans ce domaine.

Choisir une solution d’externalisation
Les services courrier s'ouvrent timidement à l'externalisation. Le marché affiche une croissance annuelle de 10 à 20 % et pèse entre 70 et 90 millions d'euros. Un volume encore faible par rapport aux fonctions comme l'accueil ou la propreté, qui représentent respectivement plusieurs centaines de millions et plusieurs milliards d'euros. Cette solution concerne les grands comptes avec des filiales multisites et beaucoup d’envois internationaux qui optent pour la plupart pour une solution de géolocalisation pour certains courriers sensibles qui peuvent être internes, intersites ou intrasites.
L’argument plaidant pour l'externalisation est aussi d'ordre financier. Au final, les économies constatées seraient de l'ordre de 10 % sur les envois internationaux et de 7 à 8 % sur les courses. Les gisements principaux se situent dans les envois express internationaux. Les entreprises peinent à choisir le prestataire le mieux adapté à leurs besoins. Les tarifs sont difficiles à comparer car les offres prennent à la fois en compte le poids du courrier et la destination. Seul un logiciel spécifique permet un travail exhaustif et rapide. Plutôt que de se livrer elles-mêmes à de telles analyses comparatives, les sociétés préfèrent confier cette tâche à un prestataire qualifié.
Nombre d’entre eux étendent leur gamme de services. Les offres les plus larges permettent ainsi d'outsourcer la gestion documentaire dans son ensemble. Les trois grands axes complémentaires du service courrier sont la numérisation des documents, la reprographie et un service d'archivage sur site. C’est leur association qui offre des gains de productivité importants et rapides.

La dématérialisation du courrier entrant, et notamment les factures fournisseurs représentent un axe de développement important de l’activité courrier. Les services achats y décèlent de grandes perspectives d'optimisation. La numérisation permettra à terme de supprimer les coûts de saisie comptable, de sécuriser le traitement de la facture au niveau des erreurs humaines et d’en faciliter l'archivage. La plupart des prestataires se positionne d'ores et déjà sur ce créneau.

Par Edith Page

3 questions à Eric Gohier, Directeur des études de Dynapost
Spécialisée dans la sous-traitance globale ou partielle du courrier, Dynapost apporte des solutions de gestion de cette activité permettant ainsi à ses clients de se focaliser sur leur cœur de métier. Parmi les services proposés, le diagnostic permet de déterminer le fonctionnement du service courrier. Il en établit les forces et les faiblesses et donne à l'entreprise des recommandations d’optimisation de son service courrier.


Comment s’articule la partie conseil dans le domaine du courrier ?
• Dynapost met en œuvre un diagnostic très opérationnel avec une analyse de l’existant qui représente une partie essentielle de la mission soit près de 30 % du temps. Parce qu’une bonne compréhension de l’existant est fondamentale pour établir des préconisations pertinentes. Le diagnostic met en évidence les forces et faiblesses sous la forme d’un rapport. Un ingénieur conseil effectue une étude approfondie de l'organisation courrier de l'entreprise avec l’analyse des flux, des volumes, des typologies du courrier reçu et expédié, la détection des dysfonctionnements et l’identification précise des besoins. Il mettra également en évidence les freins à la qualité. Destiné aux entreprises qui reçoivent et expédient un volume significatif de courrier, et notamment les PME, le diagnostic permet de formaliser le fonctionnement du service courrier. Cette prestation convient particulièrement aux PME et aux collectivités locales et leur permet de bénéficier d'une vision claire et objective de leur organisation. Elle peut notamment être préconisée avant toute décision de sous-traitance des activités courrier.

Vous faites ensuite des préconisations ?

• Nous donnons ensuite des recommandations concernant les méthodes de travail, l’aspect opérationnel (équipements, RH, logiciels…), les services rendus, la communication et le pilotage via des tableaux de bord. Il est essentiel d’avoir les bons outils pour suivre l’activité mais également de savoir structurer l’organisation pour la faire évoluer. Une solution opérationnelle sans l’aspect pilotage ne sert à rien.
Nous avons un savoir-faire et des méthodes à proposer pour structurer l’existant et piloter l’activité de façon optimale. Nous offrons un outil d’aide à la décision et après validation déclinons nos préconisations selon le budget de l’entreprise.

Quels sont les points clefs d’une organisation réussie selon vous ?

• Les trois piliers d’une bonne organisation sont l’opérationnel, le pilotage et la communication. La formation du personnel (managers et agents courrier) est essentielle. Cela fait partie de l’accompagnement à la mise en œuvre du projet. Nous avons des modules de formation pour accompagner l’encadrement opérationnel, notamment sur les aspects de pilotage de façon à ce qu’ils s’approprient les méthodes préconisées. Parce qu’après la restructuration de l’activité, il faut la mettre en place de façon pérenne et la gérer sur le long terme. Nous proposons également un bilan un ou deux ans plus tard pour faire le point sur les évolutions.



MAIL@WORK EXPO !
le salon européen du courrier, des solutions e-postales et du marketing direct. Ce lieu unique au carrefour de l'Europe apportera aux visireurs non seulement les meilleures solutions courriers pour l’entreprise, mais également la possibilité d'échanger ses différentes problématiques avec ses confrères francophones et européens. Grandes conférences plénières, essais de Machines de tri, nouveaux logiciels et rencontres avec les plus grands professionnels au programme pour toutes les organisations privées et publiques qui souhaitent organiser et développer de façon significative l'acheminement de leurs informations tout en réduisant leur coût de fonctionnement.
Lu 10091 fois Dernière modification le vendredi, 04 septembre 2015 10:51
La rédaction

Le service Rédaction a pour mission de sélectionner et de publier chaque jour des contenus pertinents pour nos lecteurs internautes à partir d’une veille approfondie des communiqués de presse pour alimenter les rubriques actualité économiques, actualités d’entreprises, études ou encore actualités sectorielles. Pour échanger avec notre service Rédaction web et nous faire part de vos actualités, contactez-nous sur redaction@gpomag.fr

Annonces

V3 Banniere

Le magazine digital

Inscrivez-vous à notre édition digitale pour feuilleter gratuitement le prochain numéro

inscrit.png   

Paru le 4 mars 2024
GPO Magazine N°113
Demandez votre exemplaire au service Vente au numéro

Lire l'extrait GPO 113.png

Paru le 27 novembre 2023
Édition Spéciale Transformation digitale
Recevez-le dès aujourd'hui !
Abonnez-vous à l'année en cliquant ici

Vignette Lire un extrait HS Transfo Digitale.png

Livres Blanc et E-book

Le Système d'Exploitation Hybride Windows 11 de Microsoft Booste la Productivité et la Sécurité en Entreprise
Microsoft a récemment dévoilé Windows 11, son dernier système d'exploitation, qui s'adapte parfaitement au mode…
Quelle stratégie pour établir une relation commerciale durable en Allemagne : un guide pour les dirigeants d’entreprises françaises
L'Allemagne, premier partenaire commercial de la France, demeure un marché d'exportation incontournable pour les entreprises…
Comment favoriser sa transition vers une économie mondiale durable ?
La CSRD contribue à l’objectif de l’Union européenne de promouvoir une économie durable et responsable,…
Plus de livres blanc

Webinaires

Facturation Électronique 2024 : une opportunité de performer pour les entreprises !
Une enquête de Wax Digital a révélé que 70 % des professionnels de la comptabilité…
Comment faire prospérer son entreprise dans la conjoncture actuelle ?
Pour accompagner les entreprises au plus près de leurs préoccupations, les experts de KPMG, Crédit…
Comment aborder la fin du « quoi qu’il en coûte » ?
Symboles du « quoi qu'il en coûte » comme réponse au Covid-19, les prêts garantis…
Plus de webinaires

Services aux entreprises

 

è  DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES : Une opportunité de performer pour les entreprises

visuel dématérialisation des factures.jpg

è  BUSINESS FRANCE : Établir des relations commerciales en l'Allemagne

L'Allemagne est le premier partenaire commercial de la France et représente le plus fort potentiel à l'export de la France à horizon 2025. Ce marché à la fois passionnant et exigeant mérite d'adopter une stratégie durable pour établir une relation commerciale sur le long terme. Tel est l'objectif de ce livre blanc de 64 pages intitulé "Quelle stratégie pour établir une relation commerciale avec l'Allemagne", proposé par Business France et ses partenaires de la Team France, et téléchargeable gracieusement.

 Couverture Livre Blanc Business France Allemagne.png

 

è  SYLOB : ERP pour l'industrie

Anticiper les évolutions industrielles et se projeter dans l'usine intelligente du futur, tels sont les objectifs visés par ce guide pratique de 20 pages à destination des PME intitulé "Industrie 4.0 & ERP", proposé par Sylob et téléchargeable gracieusement.

Couv Sylob CTA.png

 

è  ACROBAT : L'application PDF

Acrobat, l'application PDF n°1 adoptée par + de 5 millions de professionnels dans le monde. Rencontre avec Lofti Elbouhali, spécialiste Adobe chez inmac wstore

GPO Magazine

GPO Magazine, pour Gérer, Prévoir et Optimiser les ressources de l'entreprise est un magazine d'aide à la décision bimestriel, axé sur l'optimisation de la gestion d'entreprise, pour concrètement guider ses lecteurs dirigeants dans leurs réflexions stratégiques, leurs démarches opérationnelles, la gestion de leurs droits et dans le choix de leurs partenaires.

Une ligne éditoriale concrète et pertinente qui conjugue tendances, cas concrèts et témoignages, dossiers d'analyse, dossiers marchés, dossiers métiers, focus, point de droit, point international, point fiscal. Plus des " Avis d'Experts ".

Contactez-nous

Nos autres sites d'information

Twitter - Derniers posts