« Nous intervenons le plus souvent avant le renouvellement d’un bail, c’est le moment ou l’on renégocie avec le propriétaire pour savoir si on augmente ou si on réduit les surfaces disponibles », explique Marc Veber, expert immobilier chez Euklead. « De nombreuses questions se posent pour l’optimisation de toute la surface disponible. Cela peut être la création de petites cellules pour téléphoner ou d’espaces de pause. Par ailleurs, notre rôle est de montrer, par exemple, qu’il existe un volant de collaborateurs nomades, de l’ordre de 30 % des effectifs, commerciaux, consultants, etc., qui sont rarement présents dans la société. Les postes de travail doivent alors être adaptés à cette situation et une économie est possible », poursuit-il.

Le code du travail n'impose aucune obligation en matière de surface minimale mais il fixe des exigences de sécurité et d'hygiène, en hauteur et en surface, pour permettre au salarié de disposer d'une liberté de mouvement suffisante. Il existe aussi des recommandations pour la largeur des couloirs, la ventilation avec ou sans VMC, l’éclairage, l’ergonomie du poste de travail avec ordinateur, etc. Sur le portail service-public.fr vous trouverez plus de précisions.*

La productivité est liée à un bon aménagement de l’espace de travail
Une étude Steelcase-Ipsos (octobre 2014) précise en détail comment un bon espace de travail favorise la productivité des salariés, et pointe, en priorité, la possibilité de se concentrer facilement. « Le bureau fermé avec des réunions tous les 15 jours, c’est terminé », souligne François Hannebicque, co-fondateur de l’agence AKDV qui poursuit : « l’open space pose des problèmes, notamment le niveau sonore des conversations téléphoniques, mais des cloisons d’isolation acoustique peuvent être efficaces. Par rapport à un bureau fermé, le gain apporté par un espace ouvert est d’environ 30 % ». L’objectif est d’optimiser ce gain de surface pour offrir des coins pauses, un passage judicieux de la lumière au travers de cloisons vitrées ou un regroupement d’activités pour les services qui ont besoin de communiquer en temps réel. Pour autant, certaines fonctions exigent de la confidentialité et donc des bureaux fermés, comme la DRH, la direction générale ou certaines professions, tel le conseil en gestion de patrimoine.
« Nous avons des clients qui veulent avoir des espaces de travail et des bureaux à leur image. C’est pourquoi nous travaillons sur des couleurs, des espaces personnalisés ou des éléments nouveaux, comme un escalier qui passe directement du 2e étage au 4e étage », affirme François Hannebicque qui précise : « Il ne faut pas oublier la modularité du mobilier, l’évolutivité d’un espace de travail. Il faut considérer aussi l’aspect technique comme la connectique, les câbles en longueur suffisante, etc., placés en attente dans un plancher technique avec des dalles au sol amovibles avec 3 ou 4 m de fil en attente ».

Un des volets sur lesquels une entreprise peut agir pour réduire ses dépenses en matière d’immobilier reste le télétravail, mais cette forme d’activité peine à se développer en France puisque selon plusieurs enquêtes, il ne dépasse pas 10 % des effectifs. La notion de présence physique dans l’entreprise est toujours très importante pour les employeurs, au-delà de la productivité du travail ou des économies réalisées. Tous les métiers ne sont pas éligibles au télétravail mais c’est une piste à considérer pour les activités immatérielles (comptabilité, communi­cation, consulting, secrétariat, etc.), sous réserve de sécuriser les communications informatiques.
Un aménagement réussi de l’espace de travail et des bureaux est le fruit d’un compromis entre le budget d’une entreprise, ses spécificités et les besoins des salariés, une synthèse qui ne peut être obtenue que par un véritable échange entre la direction et tous les services.

Serge ESCALÉ

* Plus de précisions à l'adresse : http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F24505.xhtml.