1- Choisir le meilleur coût
Mis à jour en octobre dernier, les derniers tarifs postaux méritent attention. Suivant le délai désiré, J+1, J+2 ou J+3 ou 4, le coût unitaire varie ; 55 centimes, 60 centimes... De plus, le fait de passer par une machine à affranchir au lieu de timbrer diminue les tarifs, par exemple de 57 à 55 centimes. Il ne s'agit ici que des courriers, et non des colis et seulement des envois passés avec La Poste. Les machines à affranchir proposées par Pitney Bowes ou NeoPost ne sont connectées qu'aux serveurs informatiques de la Poste. « La libéra­lisation du marché n'a pas vraiment entamé le monopole de l'opérateur historique. Aucun autre acteur n'a la capacité financière de reproduire le maillage sur le terrain de l'ex service public. Seul ce dernier assure le dernier kilomètre parcouru sur l'ensemble du territoire national », souligne Stéphanie Karsenty. Si des alternatives existent aussi bien pour les colis, que pour les envois à l'étranger ou ceux limités à une région donnée, l'envoi de plis sur tout le territoire national passe donc toujours par La Poste.

2 - Automatiser
Cette étape passe par l'acquisition, ou le plus souvent par la location, de machines à affranchir. Des machines qui se traduisent par des gains de temps (achats de timbres inutiles, plus de productivité et facturation automatisée) et des économies sur les envois. D'après les fournisseurs, la location d'une machine est rentable à partir de 20 plis par jour. Pitney Bowes comme NeoPost, pour ne citer que les principaux constructeurs, déclinent des gammes pour toutes les tailles d'entreprises. Dans tous les cas, le calcul de retour sur investissement reste simple. L'automatisation peut également passer par des machines dédiées à la mise sous plis ou à l'ouverture et au tri. Au vu des capacités annoncées par les fabricants, ces dernières se justifient quand le volume se chiffre plutôt en milliers de plis par jour.

3 - Diminuer le nombre d'envois
Optimiser le nombre de plis peut prendre plusieurs formes. Il peut simplement s'agir de regrouper les envois sur la même journée, une fois par mois par exemple, pour bénéficier de tarifs d'envois en masse. Ou encore d'envoyer dans le même pli tous les documents destinés au même client, comme par exemple son périodique de décembre et sa facture annuelle. Complémentaire, une démarche qui va nécessiter un peu plus d'analyse suppose de regarder dans le détail chaque type de pli. Par exemple, pour éviter que les condi­tions générales de vente imprimées sur les factures ou l'adresse du destinataire ne soient répétées sur chaque page. Cette optimisation peut aussi se traduire par des impressions recto verso et plus simplement verso. Dans tous les cas, le nombre comme le poids des plis, et donc les coûts d'affranchissement afférents, baisseront mécaniquement. À noter que les spécialistes du secteur proposent accompagnement et outils logiciels pour cette étape.

4 - Suivre les coûts
Les coûts postaux et frais connexes ne sont pas évidents à suivre. Pour faciliter ce suivi, les prestataires proposent des services en ligne. Des services abordables, par exemple à partir de 10 € par mois pour Inview de Pitney Bowes, quand ils ne sont pas inclus dans la location des machines à affranchir. Ces interfaces permettent de suivre tous les coûts par machine, par site, par compte, par exemple le service commercial ou ressources humaines, par période, par type de courrier (urgent, etc.), par destination, etc. Les accès sont sécurisés et n'autorisent que le responsable à voir toutes les données par exemple. Les données sont exportables, notamment sous Excel, pour être intégrées dans un reporting plus général sur les frais généraux. L'outil facilite bien sûr le suivi dans le cas d'une entreprise implantée sur plusieurs sites.

5 - Externaliser
Une alternative à la plupart de ces démarches consiste à sous-traiter purement et simplement le courrier. Les prérequis restent limités. Les documents doivent être produits en numérique et l'entreprise doit être connectée à Internet. Pour ne citer que celle là, l'offre Flydoc d'Esker permet d'envoyer des courriers à partir, par exemple, de Word aussi simplement que d'imprimer un document. Après la validation, qui se passe toujours sur Word, le document est envoyé chez l'opérateur. Ce dernier prend en charge l'impression, la mise sous pli, l'affranchissement et la remise à la poste. Ce, pour un coût pas beaucoup plus élevé que l'affranchissement du courrier. Ce prix découle de l'industrialisation complète de ces opérations et de l'obtention de tarifs préférentiels auprès de La Poste. Si ce type de service n'est pas nouveau, sa tarification, 10 ou 100 € pour les premiers crédits, justifie son utilisation pour des PME ou des TPE. Cette externalisation a pour conséquence de faciliter le suivi en temps réel de tous ses envois sur le site du prestataire mais aussi de disposer d'une archive numérique des envois.  

6 - Archiver les recommandés
Les coûts découlant des recommandés peuvent être optimisés comme pour les autres catégories de courriers. Spécificité : les risques, notamment juridiques et financiers, de ces types d'envois sont souvent importants. Plus que dans l'envoi lui même, il s'agit souvent de s'assurer de garder la trace et de faciliter l'accès à ces documents. Quand le nombre de courriers AR est important, l'alternative de l'externalisation peut répondre aux besoins de conservation à long terme.

Par Patrick BRÉBION