L'imprévu peut aujourd'hui se présenter à tout moment, du tremblement de terre à l'inondation, en passant par la grippe H1N1 ou les cendres volcaniques qui bloquent l'espace aérien. De tels événements nous rappellent que les cycles économiques ne sont pas l'unique motif d'incertitude dans le milieu des affaires.

Quand de tels désastres se produisent, de nombreuses entreprises constatent - un peu tard, hélas - que les dispositifs sensés assurer la continuité de leur activité ne sont pas au niveau. Ainsi, comment peut-on poursuivre son activité pendant et après une crise ?

Dans un premier temps, il est indispensable de s'organiser avant et non pendant une catastrophe.
Même les événements les plus anodins peuvent déstabiliser une société. D'après mon expérience chez Regus, le scénario le plus classique imposant à une entreprise d'activer un dispositif de continuité est la défaillance de son outil de travail. Une coupure d'électricité par exemple peut rendre des bureaux inutilisables pendant plusieurs jours et avoir des conséquences lourdes (perte de chiffre d'affaires et de clients, altérations de données informatiques, etc…).

Première piste : planifier réellement son action et officialiser ses plans. D'après Ernst & Young, 34 % des entreprises considèrent que les dispositifs de continuité d'activité constituent leur plus grand challenge technique. Ainsi, beaucoup d'entreprises ne vont pas au bout de leur réflexion.

Même si une catastrophe ne survient pas, l'absence d'un dispositif de continuité peut tout de même nuire au développement de l'entreprise. De plus en plus, les appels d'offres émis par les grands comptes imposent aux fournisseurs de donner des détails sur leur stratégie de continuité d'activité. L'absence d'un plan peut aussi éveiller la désapprobation des structures de contrôle et de régulation, plus spécialement dans le secteur des services financiers.

Deuxième piste : penser à l'espace dont on a besoin. Une solution commune dans la planification de la continuité d'une activité est d'utiliser des unités de stockage délocalisées, garantissant un accès permanent aux systèmes d'informations. Toutefois, ceci ne répond pas à une question essentielle : où les collaborateurs peuvent-ils s'installer pour travailler ?

Beaucoup d'entreprises, en particulier celles de dimension internationale, doivent pouvoir disposer rapidement d'espaces de travail dans le monde entier. De plus, en temps de crise, elles doivent accorder encore plus d'attention au moral de leurs employés en leur évitant de trop longs déplacements pour rejoindre les bureaux de remplacement.

Etre flexible : une autre manière de faciliter la continuité de l'activité est de changer sa façon d'utiliser l'espace de travail. Lorsque les collaborateurs sont mobiles et flexibles, lorsqu'ils ont l'habitude de travailler à différents endroits à partir de leur ordinateur portable et des technologies sans fil, occasionnellement de chez eux, près de chez eux ou chez des clients, l'activité est moins dépendante d'une localisation centrale. Et moins de dépendance signifie moins de vulnérabilité. Ainsi, si un bureau est par exemple touché par un incendie ou une inondation, cela n'empêchera pas les collaborateurs de continuer à travailler comme d'habitude.

Penser développement durable : les plans de continuité les moins écologiques sont ceux où les employés se rendent à un point de rendez-vous, d'où ils sont ensuite acheminés vers leurs bureaux provisoires, généralement en bus. De tels scénarios sont néfastes pour le moral des employés, pour la productivité de l'entreprise et pour l'environnement.

L'entreprise doit ainsi profiter du travail flexible et mobile pour réduire son empreinte carbone, limiter sa vulnérabilité face aux catastrophes et réduire ses coûts immobiliers.
Comme nous pouvons le constater, toute solution permettant de répondre à ces grands enjeux du 21ème siècle - la durabilité, les coûts et la planification de la continuité d'une activité - doit être prise en compte.

Par Mark DIXON, PDG de Regus