Optimiser l'aménagement de vos bureaux !

Gestion Écrit par  dimanche, 18 novembre 2012 00:00 Taille de police Réduire la taille de la police Augmenter la taille de police
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Acteur historique de l'aménagement de bureaux

Quand l’aménagement de l’espace de travail est une priorité pour votre entreprise, l’impact est positif tant pour vos salariés que pour votre image de marque. Et si la performance au travail de vos collaborateurs était une question d’aménagement ?

L’aménagement de l’espace de travail en entreprise va au-delà de simples préoccupations esthétiques. Et cet aménagement de bureaux, d’espaces de réunion, de salles logistiques, de salles de courrier n’est pas non plus  une question de mode. En effet, un tel choix doit s’inscrire, en principe, dans la durée et prendre en considération différents facteurs telles que l’amélioration des conditions de travail et la productivité des salariés.

Aujourd’hui, quelles sont les priorités des entreprises afin d’aménager les bureaux, les salles de réunion, les espaces logistiques…. ? À qui faire appel lors de cet aménagement ? Enfin, quels sont les bienfaits pour les salariés de la bonne organisation et l’optimisation de leur espace de travail ? Autant de questions auxquelles la rédaction de GPO Magazine répondra à travers des témoignages de sociétés spécialisées dans l’aménagement de bureaux, d’espaces et de prestataires ayant vocation à accompagner les entreprises dans leurs projets mobiliers, du conseil stratégique à l’organisation, à l’aménagement, au bien-être…


Quels critères pour aménager les espaces de bureaux, réunion, logistique ?
« À chaque entreprise, sa particularité. Pour certaines, il s’agira d’optimiser au maximum l’espace de travail (particulièrement pour celles situées dans de petites pièces d’immeubles Haussmanniens), pour d’autres, de veiller au bien-être de ses salariés en mettant à leur disposition des postes de travail fonctionnels et ergonomiques. Enfin, si certaines sociétés veulent avant tout renvoyer une image de modernité ou de dynamisme en privi­légiant le design des produits, d’autres préfèrent montrer leur pérennité et la noblesse de leur métier en choisissant des bureaux plus majestueux avec des matériaux bois ou cuir plus chaleureux. Mais il est vrai que depuis plusieurs années, les principaux critères d’exigences sont l’ergonomie (surtout pour les sièges de travail), la fonction­nalité (des meubles de rangement s’incorporent désormais au bureau) et le coût de l’investis­sement car, même s’il est de plus en plus considéré comme un investissement productif, il reste avant tout un investissement et donc une charge pour l’entreprise », indique Grégory Caray, directeur marketing et communication de Caray.

Autre critère de choix, la culture de l’entreprise. Paul Silvera, PDG de Silvera précise : « Afin de mener à bien ses réalisations, Silvera mobilise une équipe qui possède une connaissance approfondie de l’espace de bureaux et sait moduler un nouvel espace de travail en fonction des priorités du projet et de sa singularité. C’est ainsi que nous nous efforçons toujours de comprendre l’espace de l’entreprise et nous ne concevons jamais le même projet. Il est également essentiel de bien comprendre la mentalité de l’entreprise ; là où une société attachera de l’importance à la communication (agence de publicité), une autre privilégiera au contraire la culture du secret (banque, cabinet d’avocats)».
Autre conseil : être vigilant sur les capacités de gestion du câblage et son accessibilité. Selon Patrick Allard, gérant de la société Elektroline, le passage de câbles est un élément essentiel de l’aménagement des espaces de travail.

« Notre espace de travail a changé et doit être repensé : en effet, actuellement, les collaborateurs d’une entreprise sont tous équipés d’ordinateurs portables, de téléphones portables, de tablettes, de scanners et d’imprimantes nécessitant des connexions courant fort et courant faible… En principe, lorsque l’on aménage les espaces de travail, il faudrait penser en premier lieu au câblage. Or, le passage de câbles est négligé, ou pire, omis par les architectes ou space planners. Or, ce passage de câbles est crucial non seulement pour des raisons de sécurité (60 % des débuts d'incendies sont dus à un mauvais branchement), mais également pour éviter toute défaillance du cheminement de l’énergie. Pourtant le document unique oblige à faire l'inventaire des risques individuels sur les lieux de travail. Enfin, il est essentiel, pour éviter les accidents, que l’on ne se prenne pas les pieds dans les câbles. À partir de ce constat, j’ai créé la Société Elektroline qui est spécialisée dans le passage de câbles et la sécurisation des branchements. Nous préconisons la création d'un nouveau métier : “ les deux derniers mètres ” pour la sécurité et le bien-vivre des salariés ».

Faut-il faire appel à un space planner lors de l’aménagement d’espaces ?
Le space planning est une spécialité relativement récente ; auparavant l’aménagement d’espaces était dévolu aux services généraux ou au responsable des achats de l’entreprise. Le space planner essaye toujours de comprendre l’organisation de l’entreprise ainsi que ses contraintes, quelles soient financières ou réglementaires. « Il est toujours préférable de faire appel à un professionnel, tel qu’un space planner, même si le coût du projet peut être plus élevé, l’aménagement sera plus réussi et, au final, il sera plus rentable. En effet, ce professionnel va pouvoir améliorer l’ambiance, l’acoustique, les finitions », indique Paul Silvera.

Quelles sont les tendances dans l'aménagement d'espaces professionnels ?
Nadine Bindefeld, directeur du département Project Management de la société Cushman & Wakefield souligne « Aujourd’hui, la tendance est aux espaces plus ouverts ou espaces partagés. Cependant, contrairement à l’image qu'en ont les salariés - c'est-à-dire des grands espaces avec des postes de travail à l’infini -  nous concevons de petits espaces de 8 à 10 personnes maximum. Afin de les aménager, il est recommandé de consulter une société spécialisée dans le domaine de l’aménagement qui va étudier les typologies des espaces et leur dénominateur commun par le biais de groupes de travail par métier, afin de quantifier le temps passé selon les activités (réunion, travail seul…). Enfin, il convient d’aménager des espaces annexes, compléments indispensables pour le bon fonctionnement des espaces ouverts, notamment des petites bulles pour passer des call ou se réunir à 3,4 personnes ou encore des espaces de convivialité ».

Quelles répercussions d’un aménagement réussi sur les salariés, sur l’image que véhicule l’entreprise à l’extérieur ?
« De récentes études montrent bien la corrélation entre ergonomie et bien-être au travail. Les entreprises font désormais un réel effort pour assurer le confort au travail de leurs salariés. Les bienfaits sont parfois rapides et réellement mesurables. En effet, ces études démontrent que le taux d’absentéisme baisse et que la productivité des salariés augmente sensiblement. Une majorité de salariés passe plus de 7 heures par jour assis à leur poste de travail. Le bien-être au travail est parfois très simple à obtenir : une bonne chaise avec les réglages permettant d’épouser au mieux la position du corps, un bureau d’au moins 160 cm de long avec un meuble retour, des rangements du type caisson ou armoire à rideaux… voilà la clé d’une hausse de productivité immédiate pour l’entreprise. Ensuite, il existe des règles plus techniques pour améliorer les lieux de travail comme les distances à respecter entre les bureaux et les murs, entre les personnes, mettre des éclairages pas trop violents et bien orientés, aménager des espaces accueil ou cafétéria qui favorisent l’échange d’informations de manière informelle » observe Grégory Caray. Des propos complétés par Paul Silvera :  « En entreprise, un aménagement réussi contribue au bien-être des salariés car ceux-ci s’y sentent mieux. Dès lors, ils travaillent et communiquent davantage. Non seulement l’ambiance est meilleure mais une dynamique se crée favorisant la motivation et les performances. C’est ainsi que les salariés auront envie de rester dans leur entreprise et qu'il y aura moins d’absentéisme ».

Quelles sont les priorités des entreprises dans l’aménagement des espaces ?
Vincent Gruau, PDG de Majencia précise : « Les priorités  des entreprises ne sont plus seulement économiques. En effet il existe, depuis une dizaine d’années, une prise de conscience que la qualité de vie au travail, le bien-être et la performance dans l’environnement de travail doivent converger. Afin d’effectuer un avant-projet détaillé, nous analysons les modes d’organisation du travail de l’entreprise, la culture de l’entreprise (la popu­lation est-elle jeune ou plus âgée ?) etc . La génération Y (17-30 ans) a imposé de nouveaux modes collaboratifs en entreprise, le travail statique a fait place aux échanges, au partage, à l'instan­tanéité ».

Et à Vincent Gruau de conclure : « Nous sommes tous confrontés aux lieux de vie professionnelle qui doivent être à la hauteur des attentes des salariés de l’entreprise. C’est par la culture de l’entreprise, par ses engagements sociaux et sociétaux que l’entreprise sera en mesure de retenir ses talents. C’est, en outre, par cette approche tournée vers l’humain que l’entreprise activera les meilleurs leviers de performance car celle-ci n’est possible qu’au travers de collaborateurs motivés, engagés et épanouis ».

Par Linda DUCRET

Les questions à se poser

Nadine BINDEFELD
Directeur du département Project Management de la société Cushman & Wakefield

Pour Nadine Bindefeld, directeur du département Project Management de la société Cushman & Wakefield :
« En ce qui concerne les PME, la première démarche est de rencontrer la direction générale qui va nous donner le “brief” de son projet. Nous allons alors lui poser plusieurs questions : quel est l’objectif de votre aménagement ? Quelle image souhaitez-vous donner tant pour vos collaborateurs qu’à l’extérieur de l’entreprise ? Bien entendu, nous allons évoquer la situation existante et voir de quelle façon notre projet va évoluer. La charte d’aména­gement devra ensuite être validée par la direction générale ».

 

Spécialistes

Quelques acteurs spécialisés dans l’aménagement des espaces rencontrés lors du salon Bureaux Expo 2012

A.R.T. Réalisations : Agence indépendante d'architecture et d'aménagement.
Antares Conseil : Spécialisée dans l’aménagement d’espace et de gestion de projets, fournit aux investisseurs et aux utilisateurs des conseils et un appui pratique pour adapter et optimiser leurs surfaces immobilières.
Artxbat : Concepteur et gestion­naire de chantier.
Silvera : Spécialiste dans le domaine du contract et a fait de l’aménagement des entreprises tertiaires et des collectivités le maillon fort de son activité.
Tétris : Propose ses services en tant que conseil et contractant général, de la conception à la réalisation des travaux d’aménagement.
Lu 19261 fois Dernière modification le jeudi, 01 octobre 2015 15:09
Linda Ducret

Linda Ducret a une double formation : littéraire (hypokhâgne, licence de philosophie) et juridique (maîtrise de droit des affaires, DESS de Contrats Internationaux). En 1987, elle devient avocate et crée son cabinet en 1990. Elle exerce pendant 15 ans dans différents domaines du droit (droit des affaires, droit pénal, droit de la famille…).

Depuis 2005, elle est journaliste avec comme terrains de prédilections : les dossiers stratégie du dirigeant, propriété intellectuelle, nouvelles technologies, Incentive...Mais également les visions et les portraits d’entrepreneurs.

Écrire est l’une de ses passions. En 2009, elle publie un roman policier Taxi sous influence, finaliste du Prix du Premier roman en ligne.

Elle a publié un recueil de nouvelles : Le Ruban Noir ainsi qu’un polar : L’inconnue du Quai Henri IV.

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