Cela implique un traitement optimisé de la réception jusqu’à l’expédition pour délivrer dans les plus brefs délais l’information attendue. Dès 8 h du matin, le courrier est déposé en vrac sur la table de Mme Rose. Les demandes d’informations venant de mailings sont des opportunités de développement pour l’entreprise à traiter au plus vite. Les bons de commande retournés par les clients sont aussi à enregistrer sans délai. Les règlements, chèques et autres titres de paiement doivent être encaissés en priorité pour optimiser la trésorerie. Les réclamations, comme toutes les autres demandes de renseignements ou de déclaration, exigent un traitement immédiat et un suivi personnalisé pour garantir la satisfaction des clients. Bref déjà à cette étape, Mme Rose est débordée !

Ouverture, extraction, pré-tri et tri
Pour gagner du temps, sa PME pourrait opter pour l’une des gammes de Neopost, qui de l’IM-15 à 75 propose une offre allant d’un ouvre-lettre de bureau jusqu’aux stations d’ouverture et d’extraction à grande capacité. Très simples d’utilisation et d’entretien, ces différents systèmes d’ouverture et d’extraction permettent l’ouverture automatique et sans effort d’enveloppes jusqu’à de grands formats. Atouts : l’extraction automatique des documents, la préservation des contenus grâce à une technologie d’incision, le contrôle des enveloppes pour être sûr de ne rien oublier à l’intérieur et le respect de l’environnement en limitant les déchets de pa-pier. Pour les plis épais ou protégés, l’OL 50 de Satas permet d’ouvrir les enveloppes renforcées, cartonnées, agrafées jusqu’à 6 mm d’épaisseur. Et pour de gros volumes, son OLF 30 traite jusqu’à 45 000 enveloppes par heure !

Traitement et destruction
Une fois distribué, le courrier doit être traité, certains documents seront à détruire, d’autres à enregistrer. Là encore des gammes de destructeurs de documents peuvent aider efficacement Mme Rose. Dernière en date, Securio® de Satas fait partie des destructeurs nouvelle génération. Trois nouveaux modèles viennent enrichir la gamme avec des capacités de réception allant jusqu’à 100 litres.
A partir d’une seule touche, il est possible de piloter toutes les fonctions. Une attention toute particulière a également été portée à la réduction du bruit. Une partie de la matière plastique utilisée pour les destructeurs provient de leur propre fabrication (résidus plastiques lors des découpes et moulages du matériel). Enfin, l’économie d’énergie est au rendez-vous avec une touche alternant entre les modes veille automatique, marche continue et arrêt.

Préparation du courrier sortant : plier et adresser
Préparer le courrier sortant - et donc la réponse qu’attend M Durand avec impatience - est également une tâche qui incombe à Mme Rose. Cela peut s’avérer long et fastidieux. En parallèle, les exigences de respect de date d’expédition se renforcent. Un envoi de factures à l’expédition différée, c’est parfois un pic d’appels de clients perturbés par un prélèvement non annoncé ; les tarifs d’affranchissement préférentiels accordés par La Poste sur certains envois de marketing direct requièrent une remise unique au centre de dépôt… Autant de contraintes qui renforcent l’intérêt des solutions d’adressage et de mise sous plis pour gagner du temps et maîtriser ses délais. Mieux encore, avec une application logicielle simple, la lecture OMR (Optical Mark Recognition) sur la mise sous pli, les documents à page variables sont regroupés par destinataire automatiquement, sans risque d’erreur. Un gain de temps précieux, une tâche fastidieuse en moins, et une image améliorée pour l’expéditeur. Chez Satas, cette opération de simple regroupement peut se combiner avec la possibilité de personnaliser le contenu de chaque enveloppe, avec un message «one to one» : la mise sous pli rend accessible à tous la mise en œuvre d’un programme de fidélisation client, et peut s’avérer un véritable outil de développement de chiffre d’affaires.

Des nouveautés pour mettre sous pli
Pour les gros volumes, Neopost lance trois nouvelles solutions : la DS-100, la DS-140 et la DS-1000. Elles sont 100 % évolutives, s’adaptent aux besoins, à la nature et aux nombres de documents. De l’OMR au DataMatrix (marquage direct), en passant par l’OCR (reconnaisance optique de caractères), la nouvelle gamme haut volume sait répondre à tous les besoins de sécurité et d’intégrité. Équipés chacun de leur pro-pre moteur, les modules sont complètement indépendants, la vitesse d’exécution reste quasi constante en cas de rajout de module, de changement de format, etc.
Tandis qu’au printemps dernier, Secap annonçait le lancement de deux nouvelles solutions de mise sous pli - l’Alimenteur Universel (module d’entrée qui permet de traiter une gamme plus large de média) et la DI 950 (une mise sous plis nouvelle génération) -, Satas an-nonce pour la rentrée l’arrivée de CombiPack, une solution permettant de connecter sa machine à affranchir avec sa mise sous pli de manière intelligente. La machine à affranchir et la mise sous pli communiquent entre elles pour effectuer le démarrage et/ou l'arrêt d'une tâche depuis l'un des deux matériels au choix. En cas d'incident, les deux équipements s'arrêtent simultanément pour éviter les débordements d’enveloppes, susceptibles de détériorer les documents. «Avec CombiPack, la mise sous pli OMR connectée à la machine à affranchir, c’est 4 opérations en 1 : le regroupement des documents, la mise sous pli, le calcul du poids et l’affranchissement ! Cette offre apporte une vraie valeur à nos clients. Ils gagnent en productivité et en sécurité dans la préparation de leurs envois de gestion et/ou leurs opérations marketing», assure Evelyne Reuzé, Chef de produit Mise sous pli chez Satas.

Le traitement des chèques simplifié
Parmi les urgences quotidiennes de Mme Rose, le traitement des chèques arrive en bonne place, si ce n’est en première position. En effet, avec 60 chèques émis par an et par habitant, la France est le plus gros consommateur de chèques au niveau européen. En volume, ce sont 3,7 milliards de chèques qui sont émis par an pour un montant moyen de 550 euros. Avec un tel volume, il est indispensable, tant aux sociétés dont le métier est de traiter les chèques, qu’à celles dont ce n’est pas la vocation première, d’être équipées de matériels pouvant les aider à gérer efficacement et simplement les flux de ce support de paiement. Le champ d’action des nouvelles solutions lancées par SECAP Groupe Pitney Bowes va de l’endos simple du chèque à la dématérialisation du traitement complet de celui-ci, permettant ainsi à tous types d’entreprises de faciliter le traitement et l’encaissement de chèques. La CS 3500, est la plus petite et compacte solution de la gamme, auto-installable et simple d’utilisation. Elle s’adresse aux commerces et aux sociétés recevant des paiements par chèques, mais dont le métier n’est pas le traitement de ces derniers. Très productive, avec une capacité d’alimentation de 100 chèques, elle atteint une vitesse de traitement de 3 500 chèques par heure. La CS 4500 est plus rapide avec un débit de 4 500 chèques par heure, plus autonome, avec une capacité d’alimentation supérieure de 150 chèques et plus sûre puisqu’elle détecte les doublons. Enfin la CS 4500M est la solution la plus évoluée de la gamme, puisqu’elle permet de dématérialiser le processus de traitement et d’archivage des chèques, jusqu’à leur télétransmission à l’établissement bancaire. Connectée à un PC, elle est équipée en série du logiciel CS Chèques qui permet la personnalisation de l’impression de l’endos variable mais aussi la numérisation du chèque. Une fois les informations numérisées, le chèque est dématérialisé et archivé pour un traitement simplifié et les délais d’encaissement raccourcis grâce à la télétransmission vers les établissements bancaires.

L’expédition du courrier : affranchir et analyser
Pour affranchir son courrier au juste prix, Mme Rose utilise une balance postale intelligente qui pèse au gramme près et permet d’éviter les sur-coûts d’affranchissement. Elle se tient au courant de toutes les nouveautés postales. Ainsi de la lettre Max, la solution d’envoi de petites marchandises dernière-née du groupe La Poste particulièrement adaptée au e-commerce. C’est la première solution courrier spécifiquement con-çue pour l’envoi de documents peu volumineux et de petites marchandises, avec ou sans valeur commerciale, allant jusqu’à 1 kg poids total maximum. Le Prêt-à-Expédier Lettre Max est en fait une enveloppe 3D déjà affranchie et disponible en 6 formats pour garantir une adéquation parfaite avec son contenu : deux formats d’enveloppes souples imperméables et indéchirables, et 4 formats d’enveloppes cartonnées rigides. Grâce au service de suivi, Mme Rose sera informée sur la distribution de son pli 48 h après le dépôt, par Internet, téléphone ou SMS. Il existe trois modes d’affranchissement au choix : dans le cadre d’un contrat Affranchigo, via une Machine à Affranchir Intel-ligente ou dans le cadre du contrat d’Affranchissement Courrier Entreprises.

De l’importance du suivi courrier
«86 % des destinataires font la distinction entre un courrier affranchi au tarif lent et un courrier affranchi au tarif rapide, 92 % des destinataires trouvent important de recevoir leur courrier d’information rapidement. 83 % des destinataires considèrent que recevoir un courrier d’information en Lettre Prioritaire est un signe de réactivité et de dynamisme de l’entreprise émettrice», soulignait l’étude BVA en mai 2006.
Fort de ce constat, le groupe La Poste propose désormais la Lettre Prioritaire Suivie : un service de suivi qui permet de suivre la distribution du courrier à tout moment, 48 h après le dépôt et à n’importe quel endroit, 24h/24 et 7j/7, par Internet, Audiotel et SMS. Elle facilite les démarches administratives (déclaration de TVA, documents Urssaf, Assédic, factures…) et professionnelles (documents commerciaux, devis…). Elle est particulièrement adaptée pour les correspondances importantes et urgentes au quotidien.

Offre «Prêt à expédier» internationale plus large
Pour ses envois à l’international, Mme Rose bénéficie depuis le mois de septembre 2008, du complément de gamme internationale de Prêt-à-Expédier de Chronopost. Cette solution comprend l’emballage, le transport express, la remise contre signature et le suivi des envois. Désormais, Mme Rose peut envoyer plus facilement en express des marchandises dans 230 pays et territoires. En effet, Chronopost enrichit son offre de formats à destination de l'Outre-Mer et de l'international avec une boîte 6 kg et une pochette gonflable 2 kg. Auparavant, dans la gamme Prêt-à-Expédier, seule une enveloppe 500 g était proposée pour ces destinations.

Un service courrier sur-mesure
Si la croissance du flux courrier de la société Dupond s’accélère, Mme Rose pourra envisager une offre d’externalisation partielle ou complète de sa gestion pour se recentrer sur son cœur de métier. Ainsi de l’offre Doc@post qui répond à ces problématiques en proposant une gestion de l'environnement courrier complète prenant en charge l’ensemble de la logistique documentaire associée aux fonctions d’un service courrier. La gestion de la reprographie, par exemple, permet d'éviter les ruptures de charge, de réaliser de véritables économies d'échelle et d'optimiser les ressources dans le but de réduire les délais, d'optimiser les coûts et donc d'augmenter la qualité de service pour les utilisateurs internes.
L’ouverture, le pré tri, le tri, le tri fin, la préparation des lots, la scannérisation, l’indexation et/ou le vidéo codage des documents permettent au client de disposer d'une interface qui lui assure de chaîner, sans rupture, l'information d'un format papier vers un format traitable par ses systèmes informatiques et ses collaborateurs.
La mise en œuvre de cette solution numérique valorisée par un personnel formé autorise les entreprises à optimiser leurs coûts, grâce à une accélération des échanges et à une simplification des tâches devenues plus automatisées.
L’acheminement, la collecte, la préparation aux envois, l’archivage de proximité physique ou numérique, la gestion des coursiers, le traitement des colis, sont autant de fonctionnalités associées à l’environnement du courrier et nécessaires au bon fonctionnement de la logistique d’information.
De même l’offre Mailworks® de Pitney Bowes représente également une solution globale qui permet aux entreprises de moderniser et rationaliser la gestion de leur courrier en s'appuyant sur un ensemble de prestations complémentaires (organisationnelles, technologiques…). S’inscri-vant dans un processus d’amélioration continue, elle propose aux entreprises un service courrier sur-mesure. Il s’agit en fait d’une plate-forme cohérente de trois groupes de services : gestion de la salle courrier, gestion de l’affranchissement et du transport, gestion des risques courrier. Mme Rose se sent rassurée. A tout problème, sa solution ! Grâce à une stratégie courrier bien pensée dans un environnement proprement équipé, la société Dupont peut gérer son flux courrier en toute tranquillité tout en gagnant du temps et de l’argent.

Par Edith Page