Pour des petits volumes au quotidien entre 50 et 200 lettres/jour, Secap Pitney Bowes propose son ouvre-Lettres DL100 à 150 lettres à la minute avec système de réglage de hauteur de coupe pour garantir l’intégrité des documents à l’intérieur des enveloppes ; et la DL50 à moins de 50 lettres/jour, une solution compacte et simple d’utilisation dont le système d’entraînement permet à chaque enveloppe de s’éjecter automatiquement. Avec sa gamme B 100 à B 650, Frama propose également des systèmes d’ouverture par incision ou fraisage garantissant l’intégrité des documents allant de petits besoins à 500 enveloppes à la minute.

Répondre du tac au tac
Accéder au courrier rapidement doit permettre à l’entreprise une plus grande réactivité. Le poste affranchissement reste une étape délicate où s’écoulent souvent temps et argent, faute d’outils adaptés. Bien souvent les petites entreprises hésitent à investir dans des systèmes qui seraient pourtant très rapidement rentabilisés.
Dès quinze courriers par jour, l’utilisation d’une machine à affranchir apporte à l’entreprise d’indéniables avantages pour la gestion du courrier au quotidien : économiser du temps dans la préparation des envois et surtout éviter l’étape fastidieuse du guichet de Poste ; fini aussi l’affranchissement manuel avec des timbres à stocker. Économie d’argent également en affranchissant au juste prix et en bénéficiant du suivi des dépenses par le relevé de consommation journalière. Pour les modèles de MAI, Machine à Affranchir Intelligente, l’entreprise bénéficie même du détail des envois par produit (poids, type d’envoi et de service concerné) grâce aux télé-relevés. Avantage connexe en terme de communication, la machine à affranchir donne une image plus professionnelle : toutes les enveloppes peuvent afficher le logo et les coordonnées de l’entreprise.

Une réponse à chaque besoin
Le choix de la bonne machine dépend de la consommation quotidienne et varie d’une entreprise à l’autre. Les solutions vont du modèle de table simple à des modèles sophistiqués avec balance postale intégrée pour éviter les sur-affranchissements, système de pliage, de remplissage automatique des enveloppes et d’alimentation automatique de la machine à courrier. La Poste distingue les tpMAc ou très petites machines à affranchir connectées pour moins de 30 plis par jour et réservées aux entreprises qui ne dépensent pas plus de 250 euros par mois d’affranchissement. Coût de location : 1 euro par jour. La pMAc, petite machine à affranchir connectée, de 30 à 200 plis par jour pour des dépenses inférieures à 1500 euros par mois revient quant à elle à 2 ou 3 euros par jour. Enfin, pour les gros volumes (entre 800 et 1000 courriers par jour) la MAI, Machine à Affranchir Intelligente, présente un haut rendement (plateau balance, alimentation auto, plieuse, etc…) et revient à 10 euros de location quotidienne. Dans ces différents registres, les fabricants peaufinent leurs outils et rivalisent d’atouts pour marquer leur différence.
Les machines à affranchir Frama jouent la simplicité ; elles sont dotées d’un écran tactile de grande taille (technologie Comtouch™) qui permet, en 1 ou 2 pressions, d’affranchir chaque pli au bon tarif. Aucune touche, aucun bouton. Depuis l’écran tactile, l’utilisateur peut aussi télécharger les mises à jours des tarifs postaux (coût forfaitaire), changer d’empreinte publicitaire (OfficeMail peut mémoriser jusqu’à 8 empreintes publicitaires distinctes), ou encore connaître le détail des affranchissements réalisés. Satas développe, quant à elle, des fonctionnalités dans le registre de la simplicité d’utilisation dès cet automne : «Nous avons travaillé la technologie Isigo. Le client n’a plus besoin d’appuyer sur un bouton pour que le processus d’affranchissement se déclenche. Dès la pesée et le choix du service postal, la machine y associe la bonne mention. Cela permet à tous, même sans expertise, d’affranchir sans risque de surcoût ni retard d’expédition», explique Frank Bensaid, Chef de produits Satas. C’est la gamme Evolution déclinée en 4 modèles (Evo 350 pour 10 à 25 plis jour, Evo 420 de 25 à 80, Evo 440 de 80 à 150, et Evo 480 de 120 à 250) qui bénéficiera de cette technologie. Autre nouveauté pour l’Evo 480, un écran tactile couleur de grande taille (14 cm) au confort inégalé. «Il se pilote du bout des doigts et colle aussi à la technologie que les usagers trouvent sur leur i-phone», souligne-t-il.
Pour toutes ces solutions, la facturation par télé relevés induit d’énormes gains de temps. Les Mac bénéficient d’une facturation mensuelle automatique. La connexion avec La Poste s’établit en fin de mois via un modem et une ligne téléphonique analogique. Contrairement à un affranchissement manuel, ce système permet en outre de gagner un mois de trésorerie sur le budget d’affranchissement grâce au paiement différé.

Les solutions d’externalisation gagnent du terrain
Pour certaines entreprises, le gain de temps passe par l’externalisation d’une partie de la chaîne courrier. Les utilisateurs créent leurs documents de leur poste de travail, et d’un simple clic les dirigent vers l’impression, la mise sous pli et l’envoi via un site externe qui prendra en charge la suite des opérations. À tout moment, l’utilisateur peut accéder par un service web à ses courriers et les modifier avant expédition. Ces solutions permettent une réduction de coût et un gain de temps non négligeable en interne. Pitney Bowes a ainsi lancé OfficeMail™, pour automatiser l’envoi de courriers hybrides égrenés dans les entreprises. Il fait partie de la suite logicielle Pitney Bowes Production Intelligence® (PI). De récentes recherches du groupe sur les coûts élevés du courrier égrené, révèlent que les entreprises dépensent en Europe dans ce secteur non productif la somme énorme de 13,2 Milliards d’euros par an. De quoi prêter à réflexion…
À Singapour, la Singapore Post a choisi d’utiliser, en marque blanche, la technologie et l’infrastructure FlyDoc d’Esker pour développer son nouveau service d’envoi de courrier à la demande ClickPost. Lancé le 31 juillet dernier, le nouveau service ClickPost de Singapore Post permettra aux utilisateurs d’envoyer leurs courriers (factures, relances, correspondance, recommandés, invitations...), à la demande, directement depuis leur ordinateur ou leurs applications d’entreprise. Au lieu de perdre du temps à imprimer, mettre sous pli, affranchir et remettre en poste, les utilisateurs pourront désormais envoyer leurs courriers aussi facilement qu’un e-mail.
Proposé dans un premier temps aux grandes entreprises, ClickPost sera également mis à la disposition des PME puis des particuliers résidents à Singapour. Une fois le succès du service établi sur Singapour, il sera lancé en Malaisie, à Hong Kong et en Chine.

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