Paul Archambault, directeur des études pour une autre branche, PBBI, de la même société explique : « Grâce à des nouvelles technologies de ciblage, il est possible de réduire de 20 à 30 % les envois de courriers marketing en obtenant les mêmes résultats ». Même son de cloche chez Neopost : « Beaucoup de moyens existent pour baisser sa note d'affranchissement », assure Sandra Gourdin, responsable communication chez Neopost Groupe. Une optimisation qui porte autant sur le courrier sortant qu'entrant.

Audit préalable nécessaire
Neopost propose des audits globaux, de la préparation des documents à l'archivage, ou plus ciblés « pour optimiser les coûts postaux par exemple », décrit Anne-Laure Le Lievre, responsable communication Neopost France. Des audits qui ciblent aussi bien les gros volumes que les PME. « En fonction de l'option choisie, des services comme un rapport d'analyse annuel par exemple sont couplés à la location de machines à affranchir », ajoute Anne-Laure Le Lievre. L'optimisation de la chaîne courrier démarre par une étape d'audit, que ce dernier soit réalisé en interne ou en externe. Dans ce dernier cas, « un spécialiste courrier va ren­contrer le responsable des achats, décrit Stéphanie Karsenty. La plus grande difficulté reste d'obtenir les informations, le temps pour le client de retrouver toutes ses données comme le nombre de plis envoyés par mois par exemple ». Gratuit, l'audit initial prend le temps d'une ou deux réunions et porte sur chaque étape dans la chaîne. « Il s'agit d'analyser la volumétrie des plis, sortants et entrants, de connaître le nombre de documents sensibles, les courriers AR notamment, de définir clairement l'organisation, dans quel service part telle catégorie de plis, etc… », illustre Stéphanie Karsenty.

Retour sur investissement qui se décline sous plusieurs formes
L'optimisation se décline sur de nombreux postes. « Des écoles investissent dans des machines de mise sous plis pour répondre à des besoins d'envois ponctuels comme l'envoi de courrier pour la taxe d'apprentissage. Une opération qui revient trois à quatre fois tous les ans. Le temps gagné leurs permet de continuer à assurer d'autres tâches », justifie Stéphanie Karsenty. Toujours dans le registre du courrier sortant, l'analyse des factures envoyées montre par exemple que les conditions générales de vente sont répétées sur chaque page. « Un gain d'un quart de page par ci par là permet de réduire le poids des envois et par suite, le tarif d'affranchissement », détaille Stéphanie Karsenty. L'analyse des envois permet dans certains cas d'utiliser des tarifs postaux plus bas. « Des logiciels couplés aux machines, indépendants ou accessibles en mode Saas (Software as a service), identifient les courriers envoyés au même client et permettre de les regrouper dans le même pli », explique Sandra Gourdin de Neopost. En ce qui concerne le courrier entrant, les gains potentiels se déclinent aussi dans l'organisation. Dans quel service doit on faire parvenir le courrier le plus rapidement ? Identifier et envoyer d'abord les contentieux dans le service ad hoc accélère les traitements des litiges. Ce qui doit se traduire par des économies. Autre piste (qui fera l'objet d'un dossier complet dans le prochain numéro de GPO Magazine), la dématérialisation des courriers autorise leur intégration dans les logiciels de gestion. Avec à la clé, la suppression des tâches de doubles saisies et des erreurs inhérentes.
Pitney Bowes, ainsi que Neopost ou d'autres sociétés spécialisées, proposent déjà des solutions spécifiques pour numériser et endosser les chèques.

Personnaliser les envois et marketing
L'optimisation du courrier peut également amener à la transformation du simple courrier de gestion en courrier commercial. Outre l'ajout du logo ou autres éléments de communication par la machine, l'optimisation du courrier permet par exemple d'accompagner une facture d'une offre promotionnelle personnalisée. Les campagnes marketing peuvent également être optimisées. Paul Archambault de Pitney Bowes rappelle : « L'analyse des campagnes marketing fait ressortir depuis longtemps des corrélations entre les éléments comme le sexe, la CSP, le type de réclamation, etc… et le type de réponse des destinataires ». Basé sur des techniques statistiques dites « Uplift », le nouveau système de Pitney Bowes permet d'identifier la catégorie des personnes enclines à répondre positivement et qui ne font pas partie du groupe déjà acquis. Conséquence, les entreprises qui lancent des grandes campagnes, « les opérateurs de télé­phonie par exemple », ajoute Paul Archambault, obtiendront les mêmes retours avec moins d'envois. Les mêmes approches permettent d'adapter le média à la cible, « SMS pour les 15-25 ans et courrier pour les seniors, par exemple », conclut Paul Archambault.

Par Patrick BRÉBION