La généralisation de la dématérialisation en entreprise concerne tous les documents émis par les entreprises, et le courrier n'échappe pas à la règle, que ce soit pour le courrier de gestion ou pour le courrier de marketing direct. Cependant, ces mêmes entreprises n'ont pas pour autant intérêt à renoncer à l'envoi de courrier papier, qu’elles peuvent désormais personnaliser facilement grâce aux nombreuses offres présentes sur le marché. Un retour en force du courrier physique qui permet, en effet, d'établir une meilleure relation de proximité avec le prospect ou le client, de mieux faire passer les offres et les messages que le courrier électronique. L'intérêt des nouvelles offres, accessibles notamment au travers des portails, est de pouvoir dématérialiser d'un côté, afin de mieux éditer sur papier de l'autre, ou de mieux personnaliser. En résumé, l'entreprise se charge du contenu du courrier à envoyer, et les prestataires externes se chargent du reste. C'est ainsi que l’éditeur français Esker a lancé dès 2005 des services de courrier en ligne, comme FlyDoc, qui ont révolutionné les usages des entreprises. Conçue en mode SaaS (Software as a Service) et bien servie par la montée en puissance du Cloud, la gestion externalisée de l'envoi de courrier a connu un nouvel essor. D'une manière générale, c'est toute la chaîne éditique qui est intégrée pour être au service de la personnalisation de la communication avec ses clients.

Des solutions, comme celle de l’éditeur Business Document, permettent par exemple d’élaborer des documents métiers du plus simple au plus complexe : courriers, factures, offres de prêts, contrats,… Bdoc Suite permet en effet la composition, la production,la personnalisation, la diffusion multicanal et l’archivage de tous documents à destination des clients. La personnalisation des documents se fait de façon interactive ainsi que le choix du meilleur canal de diffusion (sms, mail, imprimante, archivage).

Personnaliser davantage ses actions de marketing direct
Cette variété de solutions redonne un nouveau souffle aux actions de mailing. D'autant que les services de marketing ont trouvé de nouvelles sources de créativité grâce à ces solutions permettant d'aller toujours plus loin sur la voie de la personnalisation. Il faut savoir qu'un courrier adressé et personnalisé sera ouvert par son destinataire dans 98 % des cas, ce qui est très loin d'être le cas en matière de courrier électronique. Dans le même temps, l'évolution technologique a permis de proposer ce type de solutions à toute entreprise, quels que soient sa taille et le nombre de ses courriers à envoyer. L'envoi de masse laisse ainsi progressivement la place au courrier personnalisé, tant au niveau du moment choisi pour l'expédition que de son contenu, bien évidemment.

Des solutions de marketing direct diversifiées
Pour envoyer des documents physiques ou numé­riques de marketing direct - opérations commer­ciales, de fidélisation, de prospection, ou d'infor­mation -, les entreprises disposent aujourd'hui d'un large éventail de solutions en ligne, permettant souplesse et réactivité. Parmi ces portails de communication, la solution Maileva de Docapost, société du groupe La Poste, permet d'envoyer en quelques clics des courriers en moins de quinze minutes, avec remise à La Poste le jour même. Ce service sans engagement et simplement accessible sur le web, via un espace client sécurisé, peut également être installé sur différents postes dans les entreprises, ou être accessible par des connecteurs, pour les envois récurrents. « On peut enrichir cette offre, grâce à un accès aux fichiers d'adresses de Mediapost, avec une aide au ciblage. Des outils permettent également de redresser toutes les adresses, pour qu'elles soient conformes aux normes postales. Adjoindre au courrier une enveloppe retour est une option qui permet d'augmenter le taux de réponse. Toutes les campagnes de communication peuvent être réalisées soit sur support papier, soit par SMS, soit par fax, soit par mail. Le choix se fait sur le site en fonction de la typologie des clients », explique Philippe Jean, directeur des opérations commerciales de Docapost DPS.

L'atout personnalisation
Personnalisé à l'extérieur comme à l'intérieur, chaque pli devient alors unique. Les messages sont mieux perçus notamment grâce à des enveloppes « communicantes », porteuses de textes et d'images variables, au recto comme au verso. « Nous essayons également de nous ouvrir à toutes sortes de formats. Les nouvelles technologies nous permettent de nous adapter à chaque client, ce qui n'était pas le cas, il y a quelques années », conclut Philippe Jean. Autant dire que le courrier papier a encore des beaux jours devant lui. Les entreprises qui le souhaitent peuvent aussi faire imprimer leurs documents avant de les confier à d'autres prestataires pour l'expédition. Ainsi, dans le même esprit, des portails d'imprimeurs en ligne comme Exaprint, Saxoprint ou encore Veoprint permettent aux entreprises de faire imprimer rapidement leurs documents papiers, dans de nombreux formats et quantités. Pour ce type de portail également, la souplesse et la simplicité d'utilisation sont de mise, et la palette des documents est très large.

Des outils toujours plus pratiques pour l’envoi de courriers et colis
Simplifier vos envois de courriers et de colis, tout en vous permettant de faire des économies, ce sont les services que proposent aujourd'hui des portails Internet comme MesEnvois.fr, un service de Neopost, ou encore MonTimbrenLigne, de La Poste. Grâce à ces solutions, les entreprises se libèrent des contraintes « administratives » qui peuvent compliquer notamment l'organisation de campagnes de mailing ou d’opérations de mar­keting. Mais aussi les envois de courriers ou de colis. Médias et Entreprises, éditeur de GPO Magazine, a testé, en tant qu'utilisateur, ces portails.
Retour d’expérience sur l’utilisation de quelques uns de ces portails adaptés à toutes les entreprises, même les petites, qui ont des volumes d'envois très variables.
Exemple concret avec le portail de MonTimbrenLigne, un service de La Poste, très apprécié pour faire des économies et gagner du temps - notamment quand l'entreprise est située dans une zone éloignée d’un bureau de Poste. Cette solution, simple à utiliser et sans engagement, permet un large choix d'affranchissements tout en bénéficiant des mêmes tarifs qu'avec une machine à affranchir. À condition, toutefois, de s’être procuré des planches d'étiquettes autocollantes vierges, pas encore vendues en ligne... Là encore la personnalisation est de mise, avec la possibilité de personnaliser ses timbres avec le logo de son entreprise et de sauvegarder les planches de timbres commandées. Une planche test est proposée avant paiement et impression définitive des timbres.

Des économies en vue sur le courrier physique
Reste la question du coût, qui donne évidemment l'avantage au courrier électronique. Mais là aussi, des progrès sont visibles, et des solutions permettent aux entreprises d'optimiser le coût de leurs envois de documents physiques. Spécialementdédié aux entreprises, le portail Internet MesEnvois.fr est en premier lieu un comparateur en ligne d'envois de courriers et de colis : « La première démarche, consistant à se renseigner en ligne pour obtenir des tarifs pour l'envoi d'un colis par exemple, est sans engagement. Il suffit en effet de s'inscrire sur la plate-forme en créant un compte, avant d'indiquer les villes de départ et d'arrivée ainsi que le poids et les dimensions du colis à envoyer », précise-t-on chez Médias et Entreprises, dont la fréquence d’utilisation varie de 5 à 15 envois de colis ou palettes par mois. « Le comparateur en ligne est un outil très efficace et intéressant, d'autant que le choix des prestataires est large. Les tarifs sont en effet négociés auprès de différents transporteurs prestataires, parmi lesquels sont référencés Chronopost, UPS, Coliposte, DHL, Fedex, Kuehne+Nagel », fait-on encore valoir chez Médias et Entreprises. À noter que l’utilisation de ce portail permet de réaliser dans certains cas jusqu'à 43 % d'économies.
Une fois les choix de la prestation et du transporteur définis, le deuxième avantage du portail Internet MesEnvois.fr réside dans le gain de temps réalisé sur la préparation de l'envoi de vos lettres et colis. Quelques clics suffisent en effet pour commander votre envoi, payer en ligne et éditer vos étiquettes de suivi à coller sur le colis. Il ne vous reste plus qu'à mettre votre colis à la disposition du transporteur. Ce service très complet s’adapte à de nombreuses situations : « Nous effectuons le paiement par carte bancaire sous la forme d’une avance de prestation qui peut aller de 10 à 500 euros. Nous recevons ensuite la facture acquittée correspondant au montant de l’avance de prestation. Le portail fonctionne ensuite sous le système du « panier colis » avec utilisation du crédit d’achat », explique en détail la responsable des envois de magazines aux prestataires de la diffusion. « Le fait d'utiliser un portail comme MesEnvois.fr – un service géré par le Groupe Neopost –, est une formule rassurante, permettant en outre d'éviter d'avoir un compte chez chaque prestataire transporteur. D’autant que le choix du transporteur va vraiment dépendre de la prestation demandée (poids, contraintes de livraison, date d’enlèvement), et cela contraindrait notre entreprise à prendre des comptes chez plusieurs d’entre eux. Parmi les autres avantages, je citerai le service d'assistance téléphonique, le suivi de l'historique des expéditions et de leur montant », conclut-elle.
Les solutions d'envois en ligne de courriers et colis – dont les services s'adaptent aux horaires de l'entreprise – permettent en outre de planifier ses envois, car on peut par exemple demander que l'enlèvement d'un colis soit effectué tel ou tel jour.

Nadine CHAMPENOIS