Comment optimiser ses achats de mobiliers et fournitures de bureau en entreprise ?
En premier lieu, il convient de globaliser les fournitures de bureau et contracter avec un seul fournisseur. En effet, on joue sur la volumétrie et on choisit toujours le même fournisseur. Il faut ensuite sur un seul catalogue restreindre les fournitures que l’on souhaite. Plusieurs stratégies sont possibles afin de diminuer le coût des achats : inciter les entreprises à s’orienter vers des fournitures écoresponsables (notamment pour le papier), se regrouper avec d’autres entreprises afin d’acheter ensemble les fournitures…
À l’heure actuelle, il existe des plates-formes (connectables au système information achat) qui permettent aux collaborateurs de commander directement les fournitures souhaitées. La facture sera ensuite centralisée et adressée directement à l’entreprise. Désormais, on s’oriente de plus en plus vers la dématérialisation des factures.

Quels sont les nouveaux usages en entreprise au niveau des achats ?
Le process est essentiellement digital qu’il s’agisse des fournitures de bureau, des voyages d’affaires, des locations de voitures ou des mobiles It. Les collaborateurs passent par des plates-formes sur Internet mais préalablement, un comparatif des prix aura été effectué par le responsable des services généraux d’une entreprise.
La digitalisation s’est accrue en entreprise et va s’amplifier car la génération Y fonctionne de cette façon. Cependant, il faut tenir compte des risques inhérents à cette digitalisation (apport incomplet d’information, absence de référent, défaut d’assurance, non-respect de la réglementation, cascade de sous-traitance…).

Comment réaliser des économies dans la fonction achats ?
Des économies substantielles peuvent être réalisées lors de l’achat de fournitures en quantité importante (appel d’offres nécessaire afin d’obtenir des prix intéressants). Concernant le mobilier de bureau, le volume va jouer comme pour les fournitures et de fait, il faudra tendre à une standardisation du mobilier. Des gains peuvent être aussi être réalisés avec la location de voitures de fonction (négociation avec des loueurs de voiture longue durée ou des constructeurs : comparatif avec plusieurs types de voitures, mise en place d’une carte avec des contrôles…). Autre économie possible avec la téléphonie : dans ce cadre-là, les économies ne se font pas sur l’achat d’un téléphone mais sur la consommation. Il convient d’être vigilant sur la consommation de data à l’étranger, sur les appels et les SMS/MMS où il y a moins de risque avec l’illimité.

*ACA : Association des anciens issus des programmes pour dirigeants achats et Supply Chain d’HEC Paris.