Dans les PME comme dans les ETI, les entreprises peuvent être propriétaires de leur flotte automobile ou dépendre d’un ou de plusieurs loueurs longue durée. Quel que soit le choix de financement de leur parc, elles se trouvent souvent confrontées à différents fournisseurs d’informations pour en assurer la gestion : constructeurs, loueur(s), pétroliers, assureurs, courtiers… Dans la grande majorité des cas, même sur un parc mono-loueur, elles ont donc différentes sources d’informations leur apportant des données hétéroclites. « Or, pour optimiser la gestion de leur flotte et le pilotage de leurs risques, ces entreprises ont besoin de consolider l’ensemble de ces informations, explique Jean-Charles Martin, directeur business développement de GAC Technology. Dans le cadre de cette démarche, l’importation de fichiers depuis les Extranet fournisseurs vers des tableurs Excel atteint vite ses limites, au regard de la diversité des sources d’informations. Les entreprises, dont les PME, ont donc besoin de mettre en œuvre un moyen simple pour récupérer ces informations, les consolider pour répondre à leurs enjeux de maîtrise des coûts, d’amélioration de la prévention des risques et de productivité dans la gestion de leur flotte ». La consolidation de ces données représente, en effet, de  véritables leviers d’actions pour optimiser l’organisation des déplacements, améliorer les compor­tements de conduite ou encore réduire la consommation de carburant et les émissions de CO₂.

Des logiciels de gestion qui évoluent
Pour répondre à ces enjeux, les logiciels de gestion de flotte continuent à évoluer tant en termes de fonctionnalité que de technicité. Cependant, du tableur Excel au logiciel dernier cri, la condition d’une bonne utilisation demeure la même : la qualité des données se doit d’être indiscutable. Ce qui suppose d’en valider la source en amont, d’en surveiller la mise à jour et d’en éviter les ressaisies multiples au fil de l’eau. Une exigence d’autant plus importante que les outils de gestion, mais aussi de géolocalisation, ont actuellement tendance à se rejoindre, avec, à la clé, des sources d’informations diverses et un volume de données toujours plus important.

Des logiciels différents selon la taille des parcs automobiles
Une solution de gestion de flotte automobile devient ainsi intéressante dès que l’entreprise compte au moins une cinquantaine de véhicules dans son parc. « Pour les petites entreprises dotées d’une flotte d’une dizaine de véhicules, il n’est pas utile d’avoir une solution de gestion de flotte, explique à ce sujet Olivier Rigoni, associé et consultant Cogecar. En revanche, dès lors que les entreprises dépassent la cinquantaine de véhicules, il est recommandé de disposer d’un système d’information spécialisé en la matière et capable de consolider toutes les données flottes, surtout lorsqu’elles font appels à plusieurs loueurs longue durée. Des solutions qui, au-delà de 400 à 500 véhicules, s’avèrent indispensables ».

Le choix du logiciel dépendra donc souvent de la taille de la flotte automobile. Une solution telle que celle proposée par Cogecar sera ainsi suffisante pour les entreprises disposant d’un parc de 100 à 500 véhicules. « Nous récupérons les données de facturation auprès des loueurs et nous les consolidons pour les restituer aux entreprises, précise Olivier Rigoni. À partir de ces informations, elles renforcent leur visibilité sur les véhicules, les sinistres, les budgets, etc. ». Proposée en mode SaaS, au même titre d’ailleurs que celle de GAC Technology, la solution de Cogecar répond en outre aux contraintes budgétaires des PME. Pour les grandes entreprises, les solutions proposées par GAC Technology, Infoparc ou encore Delta Tech seront en revanche plus appropriées. Leurs logiciels de gestion de flottes automobiles permettent généralement au binôme acheteur/ gestionnaire de parc de calculer leur TCO. Le gestionnaire de flotte voit évoluer son parc, mois par mois et ce, par nature de dépense. Certains de ces logiciels, tel que celui de GAC Technology, offrent également la possibilité de réaliser des benchmarks externes et, ainsi, de comparer le coût d’un véhicule de catégorie équivalente ou encore le prix d’un même véhicule chez deux loueurs différents. Des analyses de données qui s’inscrivent donc dans la volonté des entreprises de diminuer leur TCO et permettent également de réaliser des benchmarks internes. L’entreprise peut alors, avec ces outils, comparer le TCO flotte entre ses différentes agences ou filiales. L’objectif consiste à identifier les équipes qui ont le TCO le plus bas de manière ensuite à dupliquer les best practices sur celles qui ont le TCO le plus élevé. « Ces outils répondent également aux enjeux de productivité des personnes chargées de la gestion de la flotte automobile, ajoute Jean-Charles Martin. Les différentes données fournisseurs sont intégrées automatiquement, évitant ainsi les ressaisies. Des tableaux de bords préparamétrés permettent de consolider ces informations et de les analyser très rapidement. Enfin, certaines fonctions, liées par exemple à la gestion automatique des PV, à la maintenance ou encore à la logistique lors de la restitution des véhicules contribuent également à l’accélération des processus de gestion ».

Les grandes entreprises se tournent vers l’externalisation
Certaines entreprises, plutôt que de s’appuyer sur un logiciel interne, choisissent d’externaliser la gestion de leur parc auprès d’un prestataire spécialisé dans ce domaine.
En optant pour ce mode de gestion, les entreprises peuvent enregistrer de nombreux bénéfices. Tout d’abord, elles font l’économie des ressources humaines et techniques nécessaires en interne pour gérer ce poste. Parallèlement, elles profitent du savoir-faire d’un spécialiste qui a déployé des compétences spécifiques. Enfin, les différents acteurs du fleet management ont une puissance d’achat qui leur permet d’obtenir des conditions tarifaires privilégiées dont profitent leurs clients.

En matière d’externalisation, les entreprises peuvent alors se tourner soit vers des Fleet Managers tels que Fatec ou Aficar, soit vers des prestataires de location longue durée tels qu’ALD ou encore Arval. Les premières facturent géné­ralement leurs services au coût réel. Pour délivrer leurs prestations, elles s’appuient souvent sur les logiciels du marché tels que ceux de GAC Technology, Infoparc ou encore Delta Tech. Les loueurs, de leur côté, proposent également aux entreprises, pour un prix forfaitaire, de s’occuper de la gestion de leur parc automobile à partir de leurs propres outils de gestion. La démarche est néanmoins risquée car elle suppose de ne travailler qu’avec un loueur pour être optimisée. Or, mettre en concurrence deux ou trois loueurs est souvent gage d’optimisation des coûts.

Anne DEL POZO

^{*TCO : Total Cost of Ownership ou coût global de possession}