Pour optimiser les coûts des flottes automobiles, encore faut-il bien les identifier. Le raisonnement en TCO (à savoir coût global de détention) reste alors celui qui prévaut largement. Préconisé comme base pour la définition d’une car policy, le calcul du TCO intègre différents paramètres : le loyer bien entendu, mais également la consommation de carburant, l’assurance, la sinistralité, les frais de remise en état, l’entreprise, les pneumatiques… Des coûts auxquels il faut ajouter ceux liés au temps passé à la gestion de la flotte. Pour maîtriser et réduire ces différents postes de dépenses, il existe différents leviers que les entreprises activeront alors selon leur activité et leurs priorités.

Prévention vaut mieux que répression
Ainsi, s’il est un domaine où la prévention vaut mieux que la répression, c’est bien celui de l’automobile. « Une approche que nous entendons toujours privilégier, témoigne en préambule Didier Jaspard, Responsable Affaires Générales, Logistique et Transport d’Orange Cyberdéfense. La filiale du Groupe Orange, qui compte plus de cent véhicules de flotte, s’attache donc à communiquer régulièrement sur la nécessité d’entretenir son véhicule ou encore sur les bonnes règles de conduite. « La pédagogie auprès des conducteurs représente un élément fort de notre stratégie de maîtrise des coûts, ajoute Didier Jaspard. Nous entendons rendre chacun d’entre eux responsable de son véhicule et de son état ».

Automatiser les processus pour diminuer les coûts de gestion
Par ailleurs, pour mieux contrôler les coûts indirects, tels que ceux liés à la gestion de la flotte, les entreprises peuvent soit externaliser cette démarche auprès de leur loueur longue durée, soit s’équiper d’un logiciel en la matière. Orange Cyberdéfense a ainsi fait le choix de s’appuyer sur la solution de gestion de flotte de GAC Technology depuis 2015. « Auparavant, nous calculions notre TVS1 et les avantages en nature à partir de tableurs Excel, ajoute Didier Jaspard. Le calcul de la TVS, à lui seul, nous occupait un mois complet par an ! Avec la solution de GAC Technology, ce temps est réduit à une semaine par an. Elle nous permet également de calculer au plus juste les avantages en nature, en fonction du nombre de jours précis d’utilisation du véhicule par le collaborateur dans le cadre de son activité. Enfin, cet outil nous évite les erreurs de saisie, dont les répercussions en termes de coûts pouvaient être importantes ». Au-delà des outils de gestion, l’amélioration de la productivité peut également passer par la mise en place de boîtiers télématiques. Une option retenue par Kleinmann, société spécialisée dans la peinture d’intérieur et d’extérieur, le revêtement de sol, l’échafaudage, le crépissage et la décoration. Pour intervenir efficacement sur les chantiers de ses clients, la société dispose d’une flotte automobile de 21 véhicules, dont 3 poids lourds. En 2012, elle a mis en place l’appareil de géolocalisation LINK 410 de TomTom Telematics ainsi que sa plate-forme web et WEEBFLEET pour savoir en temps réel et en différé où et comment chacun de ses véhicules est utilisé. « Ces solutions nous permettent d’optimiser la gestion de nos planning et à nos collaborateurs de gagner en réactivité dans leurs interventions, explique Guy Kleinmann, Président de la société éponyme. Nos équipes passent ainsi davantage de temps avec les clients et non sur la route. Il est important pour nous d’offrir une grande réactivité et d’être proches de nos clients. Nous améliorons ainsi leur satisfaction, ce qui contribue à la performance de notre organisation ».

Limiter les consommations de carburant
Outre l’amélioration de la productivité de ses collaborateurs, Kleinmann a également, grâce à cette solution, réduit leur consommation de carburant. « Dès la première année d’utilisation de cette solution nous avons pu économiser près de 10 000 € de frais de carburant et réduire de 35 % le nombre d’évènements de conduite, ajoute Guy Kleinmann. Des rapports clairs permettent d’identifier facilement là où les dépenses sont les plus élevées et où la productivité peut être améliorée ». Pour contrôler et maîtriser les frais de carburant, Orange Cyberdéfense a pour sa part fait le choix de remettre à ses collaborateurs une carte carburant Total qui paramètre les conditions d’utilisation en fonction des conducteurs et de leur activité. « Nous avons par exemple défini des plafonds de prélèvements mensuels ainsi que les jours où nos collaborateurs peuvent l’utiliser, indique Didier Jaspard. Nous avons également déterminé les services proposés par le pétrolier auxquels ils peuvent accéder ». Par souci d’économie, la filiale d’Orange a par ailleurs préféré traiter en direct avec le pétrolier plutôt que d’opter pour le forfait en la matière proposé par son loueur, qui lui aurait coûté 3 € par véhicule et par an.

Sous-traiter les tâches à faible valeur ajoutée
Néanmoins, l’externalisation de certaines tâches aux prestataires automobiles (loueurs, constructeurs) reste plébiscitée par les entreprises, notamment lorsqu’elles manquent de ressources pour les mener à bien. Orange Cybersécurité a ainsi délégué à ALD la mise en place des vignettes Crit’Air (voir encadré). « Nous n’avons eu qu’un mois pour la mettre en place, explique Didier Jaspard. Par manque de temps et de ressources nous avons donc préféré confier cette mission à notre loueur ». Une mise en place externalisée qui a certes un coût de 2,33 € par vignette, en plus du prix de celle-ci (4,85 €), mais que la société ne pouvait gérer en interne.

Les leviers de réduction des coûts de flotte sont donc divers et variés. Leur optimisation dépend de différents critères et en particulier de l’activité de l’entreprise et des ressources internes dont elle dispose pour gérer sa flotte automobile. Quels que soient les choix retenus, elle pourra en vérifier la pertinence au travers d’indicateurs de performances qu’elle obtiendra soit via ses prestataires, soit par le paramétrage de son outil de gestion de flotte.

¹ TVS : Taxe sur les Véhicules de Sociétés

PARTENAIRE DU DOSSIER  Arval France Créé en 1989, Arval est leader en France de la location multimarque de véhicules d’entreprise. Filiale de BNP Paribas, intégré au domaine d’activité Retail Banking, Arval France propose à ses clients – professionnels, PME, grands groupes internationaux et acteurs publics – des solutions dédiées visant à optimiser la mobilité de leurs collaborateurs et à externaliser les risques liés à la gestion de leur flotte automobile. Conseil d’expert et qualité de service, qui constituent les fondements de la promesse de marque d’Arval, sont délivrés sur l’ensemble du territoire français au travers de 30 Account Teams. A fin décembre 2016, Arval France louait 290 216 véhicules.  Pour en savoir plus : www.arval.fr