La chasse au coût commence en interne
Trop souvent, faute de ressources dédiées, la gestion de la flotte automobile est répartie entre différents services : les achats vont gérer les partenariats avec les fournisseurs, les ressources humaines vont s’occuper de la dimension sociale, la comptabilité et les finances de la fiscalité, etc… « Difficile alors d’identifier et de calculer le temps/homme que chacun de ces services consacre à ce poste, précise Matthieu Blaise. Le temps passé par ces différents services n’est donc pas pris en compte dans le budget flotte. Pourtant ce temps a un coût, qui se traduit notamment en termes de salaires ». Or, dès lors qu’une personne est dédiée à ce poste, ce coût est quantifiable… Autre exemple, l’immobilisation d’un véhicule en panne, accidenté ou en maintenance, peut également représenter une perte nette d’exploitation. Par exemple, faire remplacer une vitre prend le temps d’un aller/retour chez le prestataire et de l’immobilisation du véhicule pendant la réparation. Du temps que le commercial prend sur sa tournée s’il ne dispose pas de véhicule de remplacement. Pour son employeur, cette perte de temps peut rapidement se répercuter sur son chiffre d’affaires. « Pour parer à cette éventualité et à son impact en termes de coûts, un transporteur frigorifique a ainsi fait le choix d’augmenter volontairement son parc de véhicules, ajoute Matthieu Blaise. Cela génère certes un surcoût, mais ce dernier est moindre comparé aux conséquences sur son chiffre d’affaires d’un camion en panne non remplacé ».

Des coûts cachés dans le TCO
Les coûts cachés externes se trouvent, pour leur part, dans toutes les composantes du TCO. Ils sont, en la matière, très difficiles à prévoir. « Certes, le coût d’un véhicule, notamment lorsqu’il est en location longue durée, est fixé contractuellement, poursuit Matthieu Blaise. Néanmoins, tout changement durant la vie de ce contrat, concernant par exemple une augmentation du kilométrage initialement défini ou un échange de véhicule, modifie les termes du contrat et donc le coût initialement prévu. Ces dépenses, hors contrat, ne sont pas prévisibles et représentent donc également un coût caché ».
Sur les postes carburant et fiscalité, la problématique est la même. Lors de la signature du contrat, personne n’est en mesure de connaître les évolutions à venir du prix des carburants ou de la fiscalité sur les véhicules d’entreprises. Sur les coûts carburant, bien que la tendance soit à la hausse depuis plusieurs années, il est cependant possible d’en limiter les effets en travaillant sur le comportement de conduite des collaborateurs via, notamment, des formations à l’éco-conduite. « Ce comportement de conduite du conducteur peut en effet influer sur différentes composantes du TCO telles que la consommation en carburant ou l’usage du véhicule », souligne Philippe Brendel, président de l’Observatoire des Véhicules d’Entreprise (OVE). De même, s’il n’est pas toujours évident de prendre en compte dans un budget toutes les évolutions réglementaires et en parti­culier celles liées à la fiscalité, il est néanmoins possible de les anticiper en partie. En effet le gouvernement, avant de trancher sur de nouvelles taxes, les annonce généralement en amont. C’est notamment le cas actuellement avec la nouvelle taxe carbone qui verra bientôt le jour en France. Enfin, les coûts liés à la composante « services » du TCO sont également très évolutifs. Ils sont notamment liés à l’état du véhicule lors de sa restitution. « Les réparations et autres remises en état d’un véhicule, lors de sa restitution au loueur ou au constructeur, peuvent coûter jusqu’à l’équivalent de plusieurs mois de loyers, précise à ce sujet Laurent Jolivet, membre du comité de pilotage de l’Agora des responsables de flottes automobiles (ARFA). Un coût trop souvent négligé, voire oublié, par les gestionnaires de flotte dans leur contrat de services. De même, l’assurance peut être un centre de coût fortement évolutif, en fonction de la sinistralité du parc ». En effet, en fonction de la sinistralité d’un parc, le poste assurance peut, d’une année sur l’autre, augmenter de 30 %. Enfin, beaucoup de dépenses restent encore souvent hors forfaits et ne sont pas prises en compte dans le budget flotte automobile, telles que les bris de glaces, les pneumatiques supplémentaires, les réparations imprévues…
Au regard de ces différents éléments aléatoires, force est de constater que le coût d’une flotte est difficilement quantifiable de manière exacte. Certes, certains surcoûts liés par exemple à la consommation de carburant, la sinistralité ou les pannes peuvent être anticipés ou allégés. Mais pour aller plus loin dans cette démarche d’identification des coûts cachés, les entreprises doivent également revoir leurs processus de gestion.

Rendre l’inconnu prévisible
La première recommandation des sociétés de conseil spécialisées dans la gestion de flotte automobile consiste à définir avec les fournisseurs (loueurs ou constructeurs) les différents surcoûts susceptibles de survenir durant la vie du contrat. « Une démarche qui a d’ailleurs aussi pour vertu d’assainir les relations entre les entreprises et leurs fournisseurs, souligne Matthieu Blaise. Nous conseillons également aux entreprises d’échanger régulièrement avec son ou ses loueurs, notamment sur la transparence des prix qu’ils pratiquent ». Par ailleurs, les contrats fournisseurs doivent régulièrement être remis à plat pour tenir compte de l’évolution des prix du marché mais également de l’usage qui est fait des véhicules.
Parallèlement à cette démarche, le gestionnaire de flotte peut travailler sur le pilotage de son parc en mettant en place des outils de reporting. « Il faut à cet effet qu’il s’appuie sur des indicateurs lui permettant de suivre l’adéquation entre les usages des véhicules et leur prix, explique Matthieu Blaise. Il doit également mettre en place des outils pour centraliser l’ensemble des éléments du TCO de manière à mieux les suivre et, si nécessaire, réaliser des ajustements dans ses contrats ».
Il est également nécessaire de travailler sur l’organisation interne de manière à identifier les différents centres de coûts disséminés dans les services. Enfin, il convient, environ tous les trois ans, de réaliser un audit des dépenses liées à la flotte automobile et de les comparer aux pratiques du marché. Une ultime procédure suite à laquelle les gestionnaires automobile sont parfois amenés à réduire leur parc au profit d’une flotte en auto-partage. « Autant de démarches qui incitent le gestionnaire de flotte à gérer son parc davantage en termes d’usage que de détention », conclut Matthieu Blaise.

Par Anne DEL POZO