La dématérialisation des factures est de plus en plus indispensable dans toute entreprise, quelles que soient sa taille et son activité. Décryptage.

Questions à David Brillet, responsable commercial Clear’ Invoice chez Accelya.

Sous l’impulsion des obligations engagées par les administrations, la dématérialisation des factures gagne du terrain.

De l'obligation d'engager un projet de dématérialisation
Même les entreprises les plus réticentes devront, avant 2020 en France, s’engager dans un projet de transformation digitale : celui de la déma­térialisation des factures fournisseurs vers les administrations. En effet, en 2020, toutes les entreprises devront envoyer leurs factures aux administrations de manière dématérialisée. Une ordonnance qui va donc encore accélérer la mise en place des projets de dématérialisation et ce d’autant plus que les technologies répondent aujourd’hui aux besoins en la matière de toutes les entreprises, y compris des PME. « Avec les solutions cloud et Saas, les équipements sont de moins en moins coûteux et complexes, explique Dominique Bougnot, directeur d’Accelya France. Ces projets, qui sont donc moins « techniques », nécessitent néanmoins d’impliquer, selon la taille de l’entreprise, d’autres services tels que le commerce, la finance ou encore le juridique et éventuellement des conseils extérieurs. Le sujet est donc désormais à traiter de manière transversale. La façon dont il est mis en œuvre dépend ensuite du business model de l’entreprise ».

Devenus indispensables dans la gestion de l’activité des PME, les ERP demeurent des projets considérés comme lourds et coûteux à mettre en œuvre. Retour sur les étapes clés du déploiement d’un projet ERP dans le respect des budgets qui lui sont alloués.

Face à un environnement économique qui se complexifie, au développement de la mondialisation des échanges et aux contraintes métiers parfois très fortes, toute entreprise, et en particulier une PME, se doit aujourd’hui d’avoir un système de gestion performant, des processus métiers et supports bien instrumentés et des outils de pilotage efficaces. « Les PME sont plus que jamais conscientes de la perfectibilité de leurs processus de gestion, précise à ce sujet Emmanuel Lalau, directeur de Coaptis. De plus en plus, elles entendent décloisonner l’information pour en favoriser le partage entre les différents colla­borateurs. Enfin, elles souhaitent également renforcer la visibilité sur l'évolution de l’activité et des finances ».

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Depuis que la situation économique s’est dégradée, l’optimisation des coûts est l’une des principales préoccupations des entreprises, quelles qu’elles soient. Une démarche qui passe notamment par l’automatisation des processus de gestion.

Lorsqu’il est difficile d'anticiper sur l'évolution du chiffre d'affaires, la maîtrise des dépenses représente l’une des pistes privilégiées pour assurer le développement ou la pérennité de l’entreprise. D’après le baromètre CSA réalisée pour Alma CG (mai 2013), 73 % des PME sont ainsi engagées dans cette démarche que la moitié d'entre elles considère d’ailleurs comme un enjeu prioritaire. Mais aujourd’hui, l’objectif des entreprises ne consiste pas tant à réduire les coûts qu'à maîtriser les consommations et optimiser les dépenses en respectant leur modèle économique et leur fonctionnement. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle la recherche d'économies doit s'intégrer dans la stratégie des entreprises et s'envisager sur le long terme.

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Alors que la chasse aux coûts cachés est, en temps de crise, une priorité pour toutes les entreprises, la dématérialisation des documents apparaît comme un processus de circonstance. Une tendance d’autant plus marquée que les technologies de dématérialisation sont en mesure de s’adapter aux différents enjeux financiers, métiers et organisationnels des entreprises.

Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises ont besoin, pour rester compétitives, de gagner en réactivité et en productivité, à tous les niveaux de leur organisation. «La dématérialisation de certaines procédures permet à l’entreprise de décharger ses collaborateurs de tâches redondantes et sans valeur ajoutée», explique Philippe Champin, Directeur de l’entité numérique d’Everial. «En se concentrant davantage sur leur cœur de métier, ces collaborateurs contribuent ainsi davantage au développement de leur entreprise». «Par ailleurs, la priorité des entreprises reste également de rationaliser leurs coûts de gestion», précise de son côté Frank Simon, Directeur de l’activité dématérialisation de Dynapost. La dématérialisation des documents en accélérant les flux d’information, que ce soit en interne ou en externe, et en supprimant le support papier, accompagne donc les entreprises face à ces nouveaux défis. «Le document papier génère également des risques de perte et d’erreur», ajoute Chantal Faure, Consultante ECM chez Euriware. «La dématérialisation des documents favorise donc par ailleurs leur traçabilité, sécurisant ainsi les données de l’entreprise». Un atout d’autant plus appréciable qu’aujourd’hui le marché est particulièrement attentif à la qualité des données de l’entreprise. «En améliorant la traçabilité de ses données, l’entreprise gagne en visibilité sur ses processus et diminue ses risques d’erreur de gestion», souligne Jean-Michel Bérard, PDG d’Esker. «En bout de chaîne, ce sont les clients qui en bénéficient».

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Alors que la crise économique bat son plein, le secteur de la gestion électronique de document se porte bien. Une dynamique soutenue par les besoins des entreprises en la matière mais également par un cadre législatif et normatif bien ficelé ainsi que par des solutions matures et adaptées aux attentes de toutes les entreprises.

En 2009 et malgré la conjoncture, le marché de l’économie numérique et en particulier de la Gestion Electronique de Document (GED) devrait rester dynamique, porté notamment par le plan Besson Numérique 2012 ainsi que par la forte demande du secteur public en matière de solutions de GED et de prestations associées. «Le développement de l’économie numérique est également, en France, la conséquence de l’évolution du paysage normatif, légal et réglementaire», précise Laurent Prével, Président de l’Aproged. «La facture électronique représente, en la matière, un des exemples les plus marquants». La crise financière que nous traversons depuis plusieurs mois a par ailleurs accentué la nécessité pour les entreprises de maîtriser leurs flux d’informations. Or, indexer, classer, trouver l’information quand et où il faut, pour qu’elle puisse éventuellement constituer une preuve judiciaire ou accélérer une procédure de règlement client, ne s’improvise pas. Et ce d’autant que le nombre de documents créés ou reçus par les entreprises est en forte croissance. Dans un monde où les gigaoctets se sont transformés en pétaoctets (1 million de gigaoctets), l’archivage numérique devient stratégique. Il a pour vocation de garantir la pérennité et la traçabilité de l’information et d’en permettre une restitution intacte, conditions indispensables pour constituer en cas de besoin un élément de preuve. Autre avantage et non des moindres, il permet, dans certains cas, de supprimer le support papier, contribuant ainsi à la rationalisation des coûts des entreprises.

> Regus Les réunions virtuelles décollent > Servcorp Servcorp révolutionne le monde des centres d'affaires

Depuis un an et demi, la crise sévit sur le secteur des séminaires et réunions. Le volume des dépenses consacrées à ces manifestations a ainsi chuté de 7.8 % entre 2008 et 2009, entrainant dans leur sillon la baisse des prix sur ce secteur. Une tendance qui impacte fortement le secteur et fait la part belle aux réunions virtuelles.

La plupart des entreprises indiquent qu'elles maintiendront en 2010 leurs flux d'activité en termes de réunions d'entreprise et de séminaires, à un niveau constant par rapport à 2009 (Observatoire du tourisme d'affaires, 2010). Elles estiment en effet avoir déjà fourni suffisamment d'efforts sur le sujet depuis un an et demi et qu'il leur est désormais difficile de descendre en deçà du seuil déjà atteint. D'autant que le besoin de se réunir demeure, quelle que soit la conjoncture : séminaires, formations ou autres conventions d'entreprise représentent en effet des outils de management et de communication stratégiques pour l'entreprise.  Si les entreprises ont toujours besoin d'organiser ce type de manifestations, elles se focalisent néanmoins davantage sur des séminaires orientés vers le développement de leur activité, la vente et l'augmentation des parts de marché. Pour 2010, l'heure est donc plutôt à l'optimisme avec toutefois des prévisions budgétaires toujours assez maigres. D'ailleurs, l'Anaé (Association des agences de communication événementielle) note que les demandes ont repris depuis fin 2009, même s'il s'agit souvent d'opérations décidées à la dernière minute. Et les grands événements nationaux (comme le Mondial de l'automobile en octobre prochain) ou internationaux (comme la Coupe du monde de football en Afrique du Sud qui s'est achevée en juillet) pourraient redonner l'envie aux entreprises d'investir dans la communication événementielle. 

Alors que le contexte économique reste fragile, les entreprises, pour assurer leur pérennité, leur développement et leur compétitivité, s’engagent de plus en plus dans des processus de transformation.

Dans le cadre de ces projets, leur première démarche consiste souvent à mettre en œuvre des stratégies de réduction des coûts de leurs fonctions supports, achats, marketing, communication, finance, etc. Elles sont également nombreuses à travailler sur leur repositionnement client ou produit, notamment vers le très haut de gamme ou vers le low cost. Ces stratégies les ont naturellement conduites ces dernières années à mener des projets de transformation interne. Après avoir épuisé ces leviers de croissance, leur pérennité et leur développement à venir reposent désormais sur leur capacité à se tourner vers l’extérieur, à se pencher davantage sur leur cœur de métier et, enfin, à envisager une évolution de leur business model, de leur relation avec les clients et de leurs produits.

La compétitivité des entreprises, confrontées à une conjoncture économique, sociale et financière toujours fluctuante, est étroitement liée à leur capacité d’adaptation et de réactivité. Pour faire face à ces défis, les PME ont besoin de s’appuyer sur des systèmes d’information agiles, évolutifs et répondant à leurs problématiques de gestion métier.