La mise en œuvre d’un projet de dématérialisation des factures clients  présente une pluralité de bénéfices.
La dématérialisation automatise les process de facturation tout en favorisant la productivité, et contribue à l’amélioration du DSO (délai moyen de recouvrement). Offrant confort, fiabilisation et de traçabilité, la dématérialisation permet des économies immédiates (papier, traitement courrier).
Cette promesse d’économies suffit-elle pour construire le ROI ?

Une somme d’économies potentielles ne fait pas le ROI

Au fait comment se calcule un ROI ? Le ROI ou retour sur investissement se traduit par le ratio entre le montant gagné ou perdu par rapport à la somme initialement investie dans un projet.

Pour que le ROI tienne ses promesses, sa construction se sécurise dans le flux et dans le temps. Sans pour autant exclure la réduction de coûts (matériels) et les économies que la mise en place d’un tel projet engendre.

La solution de dématérialisation choisie contribue à la mise en place d’un projet souple et léger. Elle ne doit pas s’arrêter à une évidente externalisation de l’envoi courrier ; même si cette solution permet immédiatement une réduction de coûts réels, elle ne suffit pas pour construire un ROI durable.
On obtient des économies mais on ne construit pas un ROI.

L’optimisation du timing sécurise son ROI

Tant qu’on n’a pas émis la première facture électronique, les économies restent des potentialités non concrétisées.
Le ROI repose donc sur le démarrage et le déploiement.
L’objectif de construction du ROI se fait sur le flux. La nécessité d’un démarrage rapide contribue à réduire le temps de cette construction et à sécuriser le retour sur investissement escompté.

Le pilotage des séquences que sont l’avant démarrage, le démarrage et le déploiement est à maîtriser.

Le bon timing du « GO » prend en considération l’interaction de plusieurs aspects.

Ce « GO » doit intervenir au plus tôt afin d’enclencher les économies immédiates. Cela permet une planification précise des volumes de flux à venir, et de manière plus concrète, au ROI d’atteindre ses prévisions. C’est à partir des envois que le calcul du ROI peut se faire. Tant qu’il n’y a pas d’émission de factures électroniques… il n’y a pas de ROI.

Et surtout, de crédibiliser le projet de dématérialisation et d’éviter un effet Loch Ness prévisible (projet au résultat trop éloigné démotivant de fait les équipes ou générant des interrogations sur sa pertinence ou son efficacité).

La construction du ROI se démontre par le volume de factures dématérialisées émises

L’enjeu est de maîtriser les coûts de démarrage.

Le « GO » doit être donné dans le cadre d’une stratégie de déploiement. Et ce, pour entreprendre un projet léger sans importantes mobilisations, de ressources internes et de temps.

L’enjeu n’est pas dans la  mise en place d’un dispositif de dématérialisation, mais dans l’émission croissante des factures électroniques ; ce, rapidement.

L’expertise du prestataire aide à sécuriser le projet de dématérialisation sur plusieurs niveaux : une méthodologie éprouvée, la qualité de l’audit de l’environnement du processus de facturation, le choix d’une solution facilitée par une maîtrise de coûts de configuration, et une mise en place d’une stratégie de déploiement.

Le bon déroulé du processus de déploiement est le point sécurisant. Car il construit le ROI par l’effet de levier qu’il enclenche. Ainsi, le volume du flux augmente progressivement en même temps que le rôle fédérateur autour du projet de dématérialisation.

Les bénéfices de la dématérialisation sont par conséquence expliqués, reconnus au travers de l’envoi effectif de flux dématérialisés à des clients consentants, qui adhèrent à la démarche et enclenche un effet vertueux. 

Le ROI ne se mesure et ne se construit, qu’à l’envoi de la première facture dématérialisée : un projet en lui-même n’est guère suffisant. Et pour cause, le résultat ne réside pas dans le projet en tant qu’outil : cela est le prérequis.

Le résultat, c’est le volume de factures dématérialisées transmises.

C’est à ce stade que la stratégie de déploiement du prestataire sera évaluée et a fortiori, son expertise : expertise qui doit aller au-delà de ses promesses.

*^{Retour sur Investissement}

Christian ZERVOS
Directeur des Ventes - Qweeby

À propos de l'auteur :
Fort d’une formation juridique et d’une appétence pour le commercial, Christian Zervos bénéficie d’expériences dans le développement commercial de projets et services informatiques.