Elles ont donc commencé par se pencher sur la cohérence, la qualité et la dématérialisation de leur catalogue produits et de leurs processus de commandes puis se sont attachées à améliorer et dématérialiser l’ensemble des informations de leur chaîne logistique. Désormais, elles poussent plus loin la dématérialisation des processus en l’élargissant à l’ensemble de la chaîne de facturation voire du paiement ». Une stratégie d’autant plus plébiscitée par les entreprises que les technologies en matière de dématérialisation sont de plus en plus accessibles aux entreprises de tailles intermédiaires. « Aujourd’hui, les avancées technologiques permettent de répondre aux attentes de presque toutes les entreprises qui émettent lavolonté de dématérialiser leurs factures, explique de son côté Jean-Louis Sadokh, PDG d’Azur Technology. Nos plus petits clients n’émettent ainsi que 50 factures par jour ! L’objectif, pour ces entreprises, consiste davantage à mettre à leur disposition des solutions de scanérisation, de lecture automatique de documents et de workflow pour un coût adapté à la taille de leur structure et à la volumétrie de leurs factures, de manière à ce que le retour sur investissement soit quantifiable ».

La chaîne de facturation gagne en qualité
L’évolution des contraintes règlementaires et d’audit incite ainsi naturellement les entreprises à accorder une attention particulière au traitement de leurs flux financiers. La dématérialisation des échanges est en effet l’un des objectifs du plan France Numérique 2012, adopté par le gouver­nement en octobre 2008. De même, les directives européennes tendent à homogénéiser et à niveler les règlements européens en favorisant leur essor. D’ailleurs, la facture ne représente plus que 30 % des documents financiers dématérialisés contre 50 % il y a quelques années, au profit de la dématérialisation des relevés de comptes, des règlements ou encore des reporting. « Preuve que la dématérialisation des factures tend peu à peu à s’élargir à l’ensemble de la chaîne de facturation », explique Vincent Dreux, directeur général de l’activité Sakkarah chez Tessi documents services. Parallèlement, les entreprises prennent peu à peu conscience des différents atouts que peut offrir la dématérialisation des factures. Au-delà de la dimension « écologique », la dématérialisation de la commande à la facture fournisseur (purchase to pay), voire côté client, de la commande reçue à la facturation puis l’encaissement (order to cash) leur permet une automatisation complète et transparente des processus. Elles peuvent ainsi rationnaliser et optimiser leur fonctionnement, réduire le temps de traitement et abaisser les coûts tout en accélérant la circulation des flux financiers. « Les entreprises ont plus que jamais besoin d’accélérer le recouvrement de leurs créances clients (DSO) de manière à mieux contrôler et même réduire leurs besoins de financement général par leur BFR, explique Emmanuel Olivier, direc- teur général d’Esker. À cet effet, elles doivent notamment améliorer la qualité de leur processus de facturation, de manière notamment à éviter les litiges et à favoriser un traitement rapide des factures par leurs clients. L’automatisation de la chaîne de facturation permet de standardiser les processus mais également de détecter d’éventuels litiges au plus tôt, et donc d’engager rapidement les processus de résolution pour accélérer ensuite le règlement de la créance et la rentrée de cash ». La dématérialisation intègre par ailleurs des fonctionnalités pour documenter les opérations sur les rôles dans l’entreprise, ce qui contribue au reporting et à la traçabilité et diminue par ailleurs le volume de travail à faible valeur ajoutée tout en engendrant une répartition du travail optimisée et plus productive. « Certaines entreprises ont un système de facturation particulièrement complexe, ajoute Jean-Louis Sadokh. L’un de nos clients passait ainsi plus d’une heure de saisie sur chacune de ses factures. En automatisant son processus de facturation, il a gagné en rentabilité et en productivité mais aussi en traçabilité. Au-delà des gains financiers ainsi obtenus, ce client a également fluidifié son processus de facturation, diminué ses litiges et accéléré ses délais de paiement. Une finesse de traitement qui lui a également permis de gagner en qualité de service vis-à-vis de ses clients et fournisseurs ». La mise en place de la dématérialisation est souvent l’occasion pour les entreprises d’optimiser les processus liés à la chaîne de facturation. « Par exemple, elles en profitent pour mettre en place des contrôles automatiques et des processus de workflow de validation des factures, ce qui leur permet d’accélérer leur mise en paiement et d’identifier les éventuels litiges au plus tôt dans la chaîne et donc de les résoudre au plus vite », ajoute Eric Dubois.

Des technologies désormais adaptées

Face à ces besoins et pour répondre à ces enjeux, les nouvelles technologies apportent désormais des réponses adaptées. « Le développement de l’Internet, l’élargissement des bandes passantes ou encore les différentes procédures de sécurisation des échanges rendent aujourd’hui possible la mise en œuvre des processus de dématériali­sation dans les entreprises, quelle que soit leur taille », souligne ainsi Emmanuel Olivier. « Aujourd’hui, les différentes solutions liées à la dématérialisation des documents financiers : signature électronique, horodatage, workflow, traçabilité, archivage…, s’articulent autour d’une chaîne bien orchestrée, garantissant la crédibilité et la légalité des documents », précise pour sa part Eric Jamet, directeur marketing de Tessi documents services. Longtemps réservées aux grandes entreprises, ces technologies tendent désormais à s’adapter aux entreprises de tailles plus modestes, notamment grâce au développement du Cloud Computing et en particulier du SaaS (Software as a Service). « Le SaaS permet ainsi de mutualiser les technologies et d’en offrir l’accès à un plus grand nombre d’entreprises pour un coût moindre, poursuit Eric Jamet. Parallèlement, nous assistons à une maturation technique du marché concernant la dématérialisation des processus. Il devient ainsi de plus en plus courant d’envoyer des fichiers PDF signés, d’automatiser les workflow de validation ou encore d’envoyer des ordres de virement par Internet ». Autant d’éléments qui participent aujourd’hui au développement de la dématérialisation de la chaîne de facturation. Il convient néanmoins pour les entreprises qui se tournent vers la dématérialisation de rester vigilantes. En effet, ce n’est pas parce que les technologies existent qu’elles sont accessibles à tous très sim­plement. « Pour automatiser le traitement des factures, il convient de les formater en respectant les règles de l’entreprises à qui elles sont destinées, explique à ce sujet Vincent Dreux. La facture est en effet un document complexe à ce jour et peu normalisé. Pour optimiser la démarche, les entreprises doivent également réfléchir à automatiser le rapprochement de leurs données commerciales avec leurs données financières. Elles gagneront ainsi en traçabilité et amélioreront la qualité de leur facturation ». Enfin, de plus en plus d’entreprises cherchent également à pousser la dématérialisation de leurs processus jusqu’au paiement. « Même s’il n’existe pas de procédures standardisées à ce jour en la matière, les technologies permettent néanmoins de déclencher des ordres de virements automatiques dès lors que le rapprochement entre les bons de commandes et les factures est effectué », poursuit Eric Dubois. La mise en place du SEPA (Single Euro Payments Area - Espace unique de paiement en euros) devrait néanmoins contribuer à favoriser le développement des virements électroniques ». Avec la législation incitative et alors que les besoins internes des entreprises sont en constante augmentation, le marché de la dématérialisation des processus connaît ainsi une croissance grandissante au fur et mesure que les législations des pays, notamment d’Europe, s’harmonisent pour favoriser les flux électroniques.

Anne del POZO