Intégrer toute la chaîne Order-to-Cash

La démarche est la même pour le cycle Order-to- Cash (O2C). Dans le cadre de ce processus, la seule dématérialisation des factures clients ne suffit pas à optimiser l’ensemble de ce cycle. En revanche, elle représente une opportunité pour se lancer dans la digitalisation O2C et profiter ainsi de tous les bénéfices qui y sont liés. Une gestion dématérialisée de l’intégralité du cycle Order-to-Cash (O2C) apparaît comme un levier pour mieux établir des correspondances entre le règlement d’un montant et les factures associées.

En effet, un seul paiement correspond parfois à deux factures réglées en une seule fois. Le libellé renseigné est souvent très vague, indiquant simplement le nom du fournisseur. Dans le cas d’une prestation de services, il peut être important de savoir préci sément quelles tâches de cette prestation sont réglées. Il apparaît alors comme indispensable d’avoir une visibilité globale, à la fois sur le processus de commandes mais aussi sur celui de facturation et de recouvrement. La mise en place d’un cycle Order-to-Cash optimisé sécurise également le chiffre d’affaires.

En effet, la fiabilisation de la prise de commandes en amont a des conséquences sur l’ensemble des tâches qui en découlent : la facturation gagne en exactitude, le recouvrement est facilité et les litiges sont diminués. Les indicateurs et les tableaux de bord élaborés à partir de solutions de digitalisation du cycle Order-to-Cash permettent de mieux piloter l’activité au global, en déterminant les métriques pertinentes à suivre à chaque étape du processus : volume de commandes à traiter, nombre de commandes en attente ou urgentes, factures à valider avant diffusion, montant des encours clients, créances en retard, nombre de litiges...

Les outils de GED facilitent l’adoption de la facture électronique

Pour mener à bien leurs projets de digitalisation, les entreprises devront s’équiper d’une solution de gestion électronique de documents (GED). de la facture électronique

« En effet, avant que la facture ne soit déposée dans les Plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ou dans la Plateforme publique de facturation (PPF), des techniques de traitement et de gestion sont nécessaires pour permettre de créer de la valeur ajoutée, essentielle aux performances d’une entreprise », explique Cyril Colombani, chef de produit Zeendoc chez Sages Informatique.

Ces logiciels de GED ont pour objectif de gérer le cycle de vie d’une facture. En règle générale, cela induit le dépôt jusqu’à l’archivage, en passant par le partage, et dans certains cas la validation documentaire.

« Nous considérons que le meilleur de la GED se trouve dans sa capacité à pouvoir « interpréter » automatiquement des documents, à proposer des outils correspondants au métier de ses utilisateurs et à s’intégrer parfaitement dans un environnement technique existant, poursuit Cyril Colombani. Nous avons donc développé une technologie de lecture et de reconnaissance automatique de documents (LAD/RAD) qui, au moment du dépôt et sans que l’on ait besoin d’intervenir, enrichit naturellement le document pour offrir a minima une richesse d’outils adaptés à la typologie et au contenu du document et a maxima, des traitements automatiques qui accompagneront l’utilisateur dans ses tâches. En développant nos capacités d’intégration et d’adaptation aux environnements techniques de nos clients, Zeendoc permet de maîtriser son flux de données entrant et sortant, en proposant des passerelles entre diverses technologies et services tels que les ERP, les logiciels comptables du marché et des plateformes administratives comme par exemple Chorus Pro ».

La facture électronique représente ainsi souvent un premier pas vers la digitalisation des processus de l’entreprise. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle les entreprises commencent souvent par s’équiper d’une solution permettant de dématérialiser et de gérer les factures fournisseurs, avant d’y intégrer d’autres processus et documents. Pour être optimisés, les projets en la matière doivent néanmoins s’intégrer dans une démarche plus globale de transformation digitale de l’organisation et être accompagnés d’une conduite du changement.