Fruit d’une large concertation, l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit que « les assujettis à la TVA en France devront, à terme, émettre, transmettre et recevoir les factures sous format électronique, dans leurs transactions avec d’autres assujettis ». Ils devront également « transmettre à l’administration fiscale les données de facturation, ainsi que les données relatives aux opérations non domestiques ou avec une personne non assujettie ». L’obligation de « réception » est fixée au 1er juillet 2024.

Sur la partie « émission de facture », cette obligation dépend de la taille de l’entreprise, et s’échelonnera entre juillet 2024 et janvier 2026. Afin de s’acquitter de cette obligation, les entreprises vont avoir le choix de recourir soit directement au Portail Public de Facturation (PPF) qui s’appuiera sur la plateforme Chorus Pro, soit à une plateforme de dématérialisation partenaires (PDP) ou un opérateur de dématérialisation (OD).

Le Portail Public de Facturation : un lien direct

Le Portail Public de Facturation (PPF) mis à disposition des entreprises, permettra notamment aux plus petites d’entre elles un passage à la facturation électronique, à coût réduit, en offrant un socle minimum de services. Ce PPF reprendra notamment l’ensemble des fonctionnalités de Chorus Pro, pour la facturation à la sphère publique BtoG, (Business to Government). Il proposera par ailleurs à tous les assujettis émetteurs et récepteurs de factures électroniques, un service gratuit disponible en modes portail, via des services (API) ou par EDI.

Sur le portail, « l’émetteur » pourra crée directement sa facture dans son espace où il télécharge un PDF contenant les données de la facture. « Le récepteur » pour sa part aura la possibilité de consulter et télécharger les factures à partir de son espace. En mode service ou EDI, le Système d’Information de l’émetteur communiquera et échangera directement avec le portail pour le dépôt de factures dans les formats acceptés (Factur-X, UBL, CII). Côté récepteur les factures reçues seront intégrées dans le Système d’Information. Enfin il assurera la transmission à l’administration fiscale de toutes les données au titre des obligations de e-invoicing et de e-reporting.

Transformer la contrainte réglementaire en opportunité avec les PDP

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont pour leur part des partenaires privés de l’État et seront soumises à une immatriculation. Elles auront pour vocation de réceptionner et émettre des factures électroniques et les données de facturation entre entreprises, de convertir l’ensemble des documents aux formats électroniques, de contrôler la conformité des factures, des données et des informations, de transmettre des données de facturation au portail public.

Elles devront également garantir l’intégrité des données de facturation pendant les échanges, ainsi que leur conservation et leur stockage, gérer les statuts de traitement des factures et transmettre les informations de mise à jour de l’annuaire des fournisseurs au portail public de facturation. L’annuaire des entreprises est accessible via le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Il sert de base de référence unique et centralisée. Il permet de déterminer si l’acheteur utilise le PPF pour la réception de ses factures ou une PDP.

« La PDP jouera donc un rôle central entre les entreprises (qui émettent et qui reçoivent des factures), le portail public de facturation et l’administration fiscale dans la transmission, la réception, le traitement et la gestion des factures électroniques et des données de transaction », explique Thomas Honegger, directeur des Opérations d’Esker France.

Au-delà de la transmission des flux d’information, les PDP pourront d’ailleurs proposer d’autres services tels que des workflows de validation, des systèmes de paiement, des interactions avec les autres acteurs de la dématérialisation (PDP) ou encore de l’archivage à valeur probante. Les PDP seront en effet en capacité de digitaliser d’autres données que celles prévues dans le cadre de la réforme.

« Nous conseillons d’ailleurs aux entreprises de profiter de cette réforme pour repenser l’ensemble de leurs processus de gestion des factures fournisseurs et clients, précise Alexis Hartmann VP France et UK de Basware. Elles pourraient ainsi en tirer davantage de bénéfices en termes de réduction des coûts, d’augmentation des ventes ou encore d’amélioration de leur satisfaction client ».

Capitaliser sur son Opérateur de Dématérialisation

L’opérateur de dématérialisation (OD) sera pour sa part chargé de restituer les données de facturation dans un format défini en collaboration avec le client. Il sera également responsable de la numérisation des factures dans l’un des trois formats standards minimum (Factur-X, UBL, CII) et de l’envoi via le PPF ou les PDP.

Les opérateurs de dématérialisation représenteront ainsi tous les opérateurs proposant un service de facture électronique non immatriculé. Bien qu’ils ne soient pas immatriculés les OD pourront également proposer aux entreprises de nombreux services : réduction des coûts en remplaçant les factures papiers par des factures électroniques, et en automatisant les processus de récupération et de transmission, gain de temps dans la simplification et automatisation des processus de gestion de documents, respect de la réglementation notamment dans la déclaration de la TVA, sécurisation des données…

Différents acteurs pourront être OD, tels que notamment les éditeurs de logiciels d’ERP, d’outils de gestion commerciale, ou encore de solution de gestion électronique de document (GED)… « Pour remplir notre mission en qualité d’OD, nous développons des connecteurs grâce auxquels nos clients entreprises pourront recevoir les factures dématérialisées dans leur plateforme GED DocuWare, envoyer leurs factures vers des PDP partenaires ou vers la plateforme publique de l’État (PPF – Portail Public de Facturation) et enfin, gérer le e-reporting », explique ainsi Olivier Rajzman, directeur commercial France & Benelux chez DocuWare.

Pour garantir un service optimal aux entreprises et leur faciliter la mise en œuvre de leur projet, de nombreux opérateurs de dématérialisation et en particulier les éditeurs de GED et d’ERP s’attachent actuellement à nouer des partenariats avec les prestataires de dématérialisation qui déposeront leur demande d’immatriculation. Les entreprises peuvent ainsi se tourner vers leurs éditeurs d’outils de gestion pour, dans un premier temps, faire le point sur les services qu’ils proposeront dans le cadre de cette réforme.

Définir ses besoins pour faire le bon choix de technologie

« Le choix de plateforme dépendra néanmoins d’autres éléments et notamment des volumes de flux de facturation, des formats de facturation (papier, EDI, PDF…) déjà en place dans leur entreprise, ainsi que de leurs objectifs en termes de performance », explique Vanina Chevallier, responsable de marché chez SY by Cegedim. Par exemple, celles qui s’appuient déjà sur des flux EDI pourront se raccorder à une ou plusieurs PDP.

À l’inverse, celles qui aujourd’hui transmettent encore leurs factures par mail ou en version papier, ou encore celles qui émettent peu de factures, passeront alors par un opérateur de dématérialisation (OD) ou les transmettront directement sur le PPF.

Pour faire leur choix technologique, les entreprises devront donc préalablement évaluer leur niveau de digitalisation, notamment en termes de solution de dématérialisation et de formats gérés par cette solution et faire une cartographique précise de leurs besoins sur le sujet. Il conviendra ensuite de définir clairement si l’objectif consiste uniquement à se mettre en conformité avec la réglementation ou à profiter de cette contrainte pour aller plus loin dans la digitalisation des processus de facturation client et fournisseurs.