La réglementation accélère la transition digitale

La digitalisation des documents et des processus métiers est largement portée par la réglementation. « Les évolutions légales et réglementaires relatives par exemple aux déclarations sociales et fiscales, au bulletin de paie électronique ou encore à la facture électronique, obligent les entreprises à se mettre en conformité, ce qui favorise l’émergence de projets digitaux autour des processus financiers et RH », constate Norbert Jamet, Product Marketing Manager ERP Entreprises chez Cegid.

C’est actuellement plus particulièrement le cas avec la réforme sur la facturation électronique.

« Il y a autour de cette réglementation un véritable enjeu de simplification et d’accélération des processus de traitement des factures, notamment pour maîtriser les délais de paiement des factures fournisseurs et améliorer la qualité de la chaîne de facturation, explique Thierry Bourrier, directeur avant-vente de Seres, groupe Docaposte spécialisé dans la confiance numérique et filiale du groupe La Poste. D’ailleurs, nous constatons qu’un certain nombre d’entreprises profitent de cette obligation pour dématérialiser l’ensemble du cycle Purchase-to-Pay. La réglementation va en en effet faciliter le on-boarding* des fournisseurs ».

Le calendrier sur l’obligation de facturation électronique entériné

La promulgation de la loi de finances rectificative pour 2022, le 16 août dernier puis le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 sont venus préciser et entériner le calendrier de la généralisation de la facturation électronique ainsi que ses modalités de mise en œuvre.

À compter du 1er juillet 2024, les grandes entreprises privées établies en France et assujetties à la TVA devront transmettre leurs factures à destination des sociétés françaises sous format électronique. Une obligation qui s’étendra ensuite aux ETI en janvier 2025, puis aux PME en janvier 2026.

« Gage de la préoccupation des entreprises sur ce sujet, un tiers de nos prospects nous interrogent aujourd’hui sur la comptabilité de nos solutions de gestion électronique de documents avec cette réforme, précise ainsi Olivier Rajzman, directeur commercial France et Benelux de DocuWare, éditeur de logiciels de gestion électronique de documents (GED) et de gestion de contenu d’entreprise (ECM). C’est d’ailleurs la première fois que le légal tire autant notre activité ».

Les bénéfices attendus par la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures va en effet simplifier le traitement des factures par les entreprises et en réduire les coûts (vs les factures papier). Elle permettra un déploiement plus facile des échanges de l’entreprise avec ses clients et fournisseurs. D’autre part, en automatisant la détection des erreurs, des doublons et des fraudes, elle contribuera à l’amélioration de la qualité des processus de facturation et à la réduction des délais de paiement.

L’État, pour sa part, entend ainsi lutter contre la fraude à la TVA. D’ailleurs, selon la 3e édition du baromètre « Dématérialisation des factures » de Generix Group et Best Practices (septembre 2022), 60 % des entreprises sont favorables au pré-remplissage de la déclaration par l’administration, dont l’un des objectifs, à moyen terme, est de permettre de pré-renseigner la déclaration de TVA à la place de l’assujetti.

« La réglementation sur la facturation électronique est le prolongement de la réforme sur la facturation électronique à destination des services de l’État, via le portail Chorus Pro, précise ainsi Alexis Hartmann VP France et UK de Basware. Au travers de cette démarche, le gouvernement entend notamment optimiser la collecte de la TVA et réduire la fraude et les erreurs qui y sont liées ».

Différentes plateformes pour digitaliser les processus de facturation

Les solutions de gestion électronique des documents peuvent être utilisées par les entreprises pour digitaliser leurs process de facturation. Il existe, en la matière, différents acteurs que la réglementation sur la facturation électronique a d’ailleurs récemment répartis en plusieurs catégories.

Outre le Portail Public de Facturation (PPF) mis en œuvre par le Gouvernement, les acteurs de la place seront répartis entre les Opérateurs de Dématérialisation (ou OD, catégorie dans laquelle se trouvent notamment la plupart des fournisseurs de GED) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

« À partir de juillet 2024, les entreprises opérant sur le marché BtoB vont progressivement avoir l’obligation de déposer leurs factures sous format électronique sur le portail de l’État (PPF), explique Éric Wanscoor, CEO de Qweeby. Elles pourront soit le faire directement sur le Portail Public de Facturation (PPF), soit passer par un Opérateur de Dématérialisation (OD) qui se chargera alors lui-même du dépôt ou de la collecte de la facture sur le Portail de l’État ».

L’opérateur de dématérialisation (OD) est un prestataire privé qui offre des services de dématérialisation des factures aux entreprises lors de l’émission et de la réception. Ces factures sont dématérialisées au format Factur-X, CII ou UBL et contiennent un socle minimal d’informations obligatoires (comme le numéro de facture, l’identité de l’émetteur…).

L’opérateur de dématérialisation (OD) transmet les factures au portail de l’État mais ne peut pas en revanche transmettre des factures entre l’émetteur et le récepteur. Si le récepteur de la facture ne se suffit pas du socle minimal d’informations obligatoires, défini dans le cadre de la réforme sur la facture électronique, et souhaite ajouter des détails de lignes supplémentaires (référence de commandes, code article, etc.) ou encore utiliser un autre format de facturation tel que l’EDI, alors la facture devra transiter par un Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

« Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire est un prestaire privé qui, pour sa part, et contrairement aux OD, sera autorisé à transmettre directement des factures à leurs destinataires en complément de leur transmission au Portail Public de Facturation (PPF), ainsi que des données (e-reporting) transmises au PPF, précise Éric Wanscoor de Qweeby. En qualité d’intermédiaire, la Plateforme de Dématérialisation Partenaire pourra convertir la facture établie par le fournisseur dans un format qui convient au client ».

Avec une PDP, les entreprises s’affranchissent ainsi des contraintes technologiques liées au formatage. Ces opérations s’effectueront dans des conditions qui devront notamment assurer le maintien de l’intégrité des données, leur authenticité et la cohérence totale avec la version de la facture transmise au Portail Public de Facturation (PPF) selon le socle minimal.

« Enfin, les PDP pourront également délivrer des services complémentaires comme par exemple, pour certaines d’entre elles, aider les entreprises qui souhaitent saisir l’opportunité de la réforme pour digitaliser et optimiser ainsi l’ensemble de leur processus Procure-to-Pay », conclut Alexis Hartmann.