« Au-delà des avantages évidents comme la diminution des fournitures papier, le gain le plus tangible de la dématérialisation concerne la productivité des équipes qui se situe entre 50 et 70 %, selon les entreprises et les usages particuliers », indique Emmanuel Olivier, directeur général d’Esker, un acteur majeur de la dématérialisation des documents. Cette société lyonnaise propose une solution Cloud d’optimisation pour les processus Order-to-Cash (O2C) (concernant les factures clients) et Purchase-to-Pay (P2P) (qui concernent les factures fournisseurs). « Les clients ne doivent pas dématérialiser la chaîne de facturation avec pour seul objectif la réduction des effectifs des services comptabilité et finance. La meilleure approche est de dire : « je suis en phase de croissance et je dois traiter une charge de travail supérieure. Je veux faciliter les tâches des équipes », précise Emmanuel Olivier.

L’intérêt à dématérialiser représente une véritable rupture du système d’information des sociétés et institutions. Outre la réduction des erreurs dues au mode manuel, la fluidification des processus de la chaîne de traitement des documents ou l’amélioration du besoin en fonds de roulement (BFR), la dématérialisation apporte de nouveaux services aux clients et offre de nouvelles opportunités. « L’un de nos clients dans le secteur des pièces de rechange pour le chauffage, a accru son efficacité depuis la prise de commande jusqu'à l’expédition. Elle peut désormais dire à ses clients « si vous commandez à telle heure, vous recevrez la marchandise à telle date précise », détaille Emmanuel Olivier.

Les enjeux réglementaires

La numérisation des factures et leur traitement ne répond pas qu’à des objectifs d’efficacité et de productivité. Pour travailler avec l’État, il est obligatoire d’adresser des factures numérisées à Chorus Pro, la plateforme de dématérialisation des factures fournisseurs à destination de l'État et des collectivités publiques françaises (voir encadré législation). Ce service peut traiter la facture directement dans Chorus Pro ou recevoir un flux EDI (format pour l’échange des données informatisées) pour intégrer sa facture dans son ERP. « Outre la France, beaucoup de pays imposent l’utilisation de la facture électronique. L’Italie va plus loin. Les entreprises ne peuvent plus envoyer de facture BtoB aux clients, il faut passer par une plateforme d’État, du même type que Chorus Pro. C’est aussi le cas de nombreux pays en Amérique du Sud », pointe Emmanuel Olivier.

Facture client, facture fournisseurs : des processus différenciés

Côté facturation clients, en Order-to-Cash, le processus est plutôt simple car l’entreprise maîtrise les traitements, depuis la prise de commande jusqu’à la livraison et la facturation. Côté fournisseurs, le processus de facturation est plus complexe puisqu’il faut davantage de procédures et de personnel pour établir les bons de commandes, valider les factures, gérer les escomptes, établir les bons à payer, etc. Alors qu’une solution de dématérialisation des factures clients ne suppose pas de volume minimum de traitement, les logiciels de gestion des factures fournisseurs ne sont réellement rentables qu’à partir d’un seuil de 10.000 à 12.000 factures/an. « Le retour sur investissement (ROI) s’effectue, selon les cas, entre 1 an et 1 an ½. En mode SaaS, le coût de la facturation au document varie entre 80 cts et 1,2 euros pour une PME », ajoute Emmanuel Olivier.

Une conduite au changement indispensable

« L’intégration de ce type de solutions ne se limite pas à une problématique technique. Il est indispensable d’aborder le processus dans sa globalité et de le repenser en intégrant l’ensemble des parties prenantes dans le projet. Il est évident que dans ce contexte, la gestion du changement est primordiale notamment dans sa dimension RH », déclare Marcien Amougui, directeur Practice Transformation Digitale chez Umanis, société spécialisée en Data, Digital et Business Solutions Data Oriented.

Un constat partagé par Emmanuel Olivier qui prévient « Au début du projet, la première question à se poser est de savoir comment l’entreprise travaille aujourd’hui en processus papier. Le personnel impliqué doit être consulté car la réussite du projet a besoin de son adhésion pour identifier les points clés et les problèmes. D’une PME à l’autre il y a des particularités. L’utilisateur final doit donner un retour d’expérience indispensable ».

« Pour bien mesurer le retour sur investissement d’une solution de traitement des factures, il faut commencer par une phase d’analyse du processus afin d’identifier les points sensibles à améliorer pour définir les KPI (indicateurs clés de performance) », souligne Marcien Amougui. La technologie n’est pas une baguette magique et comme dans tout projet numérique structurant, la réussite ne peut être imposée sans le soutien de la direction mais aussi et surtout par la prise en compte des vrais besoins des salariés et en prenant en compte les freins habituels au changement.

Un portail pour accélérer le passage à la dématérialisation des factures

« Si le portail de l’État Chorus Pro permet aux entreprises de saisir manuellement leurs factures, dès lors qu’elles en éditent plus de 50 à 100 par mois, il est préférable de passer par une solution automatisée de dématérialisation des factures », précise Dominique Bougnot, directeur de Ventya, société française spécialisée dans la facturation électronique. Ventya a développé un portail Internet permettant aux entreprises de réaliser toute la phase de mise au point du projet et des tests en ligne. Il leur suffit d’extraire de leur ERP un fichier simple au format CSV comprenant une dizaine de critères propres à une facture (identifiant du client, numéro de facture, montant, date d’échéance…) et de l’envoyer sur le portail accompagné de la facture en PDF.

Le portail crée alors de manière automatique un lien télécom entre l’équipement informatique de la PME et Ventya. « Une fois que les données de facturation arrivent sur le portail, notre système permet de relever en temps réel les éventuelles erreurs ou si des données viennent à manquer, accélérant ainsi toute la phase de création et de validation des formats de fichiers », explique Dominique Bougnot. Une fois tous ces éléments validés, la PME choisit la date de mise en production du service de dématérialisation avec Ventya. « 15 jours suffisent alors généralement à la PME pour opérer cette bascule contre près de deux mois auparavant, conclut Dominique Bougnot. D’autre part, comme le projet est mené en toute autonomie, elles n’ont pas besoin de solliciter de ressources techniques externes divisant ainsi entre 5 et 10 les coûts de mise en place du service ».