Si les services financiers sont en pointe dans les nouvelles technologies, la transformation digitale de la comptabilité semble être la première étape vers une utilisation progressive de l’innovation numérique. Cette digitalisation aujourd’hui passe par les technologies d’automatisation et de dématérialisation mais également d’intelligence artificielle ainsi que par la mise en œuvre d’outils SaaS hébergés dans le Cloud.

Vers une automatisation intelligente

L’automatisation des tâches représente ainsi un véritable moteur d’évolution de la mission comptable. La tenue comptable est d’autant plus automatisée dès lors que les technologies d’océrisation et de dématérialisation des factures sont couplées à des modèles de prédiction fondés sur des algorithmes de Machine Learning. Certains éditeurs proposent également des solutions rendant possible l’automatisation de la création de la liasse fiscale par le client.

La dématérialisation, menée à son terme, permet pour sa part d’intégrer en quasi instantané les flux de données et les documents tels que les factures, les documents sociaux et fiscaux, les pièces bancaires ou les bulletins de salaire dans les traitements. Elle contribue à une plus grande fluidité des échanges de documents entre l’entreprise et ses tiers, à une meilleure traçabilité des mouvements et au partage des informations entre les collaborateurs.

Le glissement vers l'automatisation à travers les services financiers a été révolutionnaire, mais il a toujours dépendu des instructions établies qui avaient été programmées à l'origine dans l'outil. Aujourd’hui, avec les technologies d’intelligence artificielle il est désormais possible d’améliorer l'apprentissage et la résolution de problèmes.

Grâce à l’automatisation, la dématérialisation et l’intelligence artificielle, des solutions d’aide au pilotage automatisé et en mobilité émergent. « Ces technologies libèrent les ressources comptables des tâches répétitives automatisables sans grande valeur ajoutée (saisie, consolidation…) qui gagnent alors en efficacité et en productivité, précise Cédric Suire, Product marketing Manager Sage 100cloud. Les comptables en entreprise peuvent ainsi se recentrer sur l’analyse, la gestion des flux, la performance de l’entreprise et la relation avec les clients ». À terme, l’intelligence artificielle et l'automatisation combinées pourront également assumer bon nombre de tâches gérées auparavant par un comptable chargé des opérations, avec peu ou pas d’intervention humaine. Le processus est transparent, presque sans erreur et, lorsqu'il y en a, le système les intègre pour ne pas les reproduire. Des rapports peuvent être générés et envoyés aux personnes concernées avec un suivi automatisé.

Des outils plus connectés et collaboratifs

Parallèlement, avec le SaaS et le Cloud, les comptables ont aujourd’hui la possibilité de s’appuyer sur des solutions davantage connectées, agiles et collaboratives. Une solution comptable en ligne est en effet plus simple à installer, et les mises à jour se font de manière automatique et régulière. Conçue pour une utilisation intuitive, la prise en main est souvent très rapide. Elle est également flexible car elle offre généralement la possibilité de souscrire à des offres par brique fonctionnelle. L'utilisateur choisit les fonctionnalités selon ses besoins, pour mieux gérer son entreprise. D’autre part, une offre Cloud s'adapte à la taille de l'entreprise et à son évolution future, que l'entreprise se développe ou non.

Par ailleurs et contrairement aux idées reçues, les solutions de comptabilité dans le Cloud offrent beaucoup plus de sécurité que les solutions locales avec installation sur un serveur ou un ordinateur. Les données sont hébergées dans des Data Centers, bien mieux sécurisés que les ordinateurs et serveurs des TPE-PME, voire de certaines grandes entreprises. De même, les sauvegardes récurrentes des données sont assurées par l’hébergeur.

Enfin, les solutions comptables en ligne ou dans le Cloud offrent la possibilité de travailler en mobilité, partout et depuis n'importe quel appareil. Elles facilitent également le partage des données et la collaborativité.

Avec une solution dans le Cloud, le comptable dispose ainsi, à chaque instant, d’une vue d’ensemble de ses informations et de sa situation financière en temps réel : chiffre d’affaires, encours clients, encours fournisseurs, etc. En suivant ses indicateurs financiers, il est rapidement informé de leurs évolutions et en capacité de mieux anticiper ses prises de décisions. Dès lors qu’une solution comptable est connectée, agile et centralisée, elle permet également de faire communiquer plus facilement les différentes parties prenantes internes et externes de l’entreprise.

« Par exemple, en matière de gestion du recouvrement de créances, une telle solution facilite la collaboration entre les commerciaux (dont la part variable de revenu dépend du paiement du client, la prise d’une nouvelle commande ne peut parfois se faire si l’encours client est dépassé…), le recouvrement interne (qui peut relancer à tort un client qui a déjà payé et ainsi détériorer la relation client), la direction financière (qui a besoin de rentrer du cash pour financer le besoin en fonds de roulement), l’expert-comptable, voire une société de recouvrement de créances, explique Cédric Suire. Chacune de ces personnes doit avoir le même niveau d’information sur l’historique du contexte client ».

Malgré les bénéfices de ces technologies et la puissance de l'intelligence artificielle, les comptes devront toujours être revus et les décisions devront toujours être prises dans leur contexte. Alors que de plus en plus de données et d'analyses seront disponibles, il faudra toujours un comptable pour savoir ce qui doit être analysé, quelles sont les raisons sous-jacentes (intuitives) et prendre les bonnes décisions en conséquence.

Dans ce nouvel environnement digital, les comptables ont donc toujours pour mission de veiller à ce que les bonnes procédures soient suivies de façon uniforme et à ce qu'elles circulent correctement dans le système afin d'obtenir un résultat régulier et précis.