Menée auprès de 1 130 employés européens chargés de l'approbation des notes de frais, l'étude révèle que plus de la moitié des participants (56 %) déclarent ne demander de justificatif que rarement, voire jamais, lors du processus de validation. Seuls 13 % vérifient souvent l'exactitude des déclarations et 30 % de temps en temps.

Il n'est donc pas surprenant que seulement 29 % des personnes interrogées ayant autorité pour valider les frais kilométriques déclarent croire en leur exactitude, ce qui laisse beaucoup de septiques !

Les données de SAP Concur révèlent que, l'an passé, le voyageur d'affaires européen a déclaré en moyenne 3 183 km. Concernant le contrôle sur ce budget, 27 % des valideurs analysent souvent les déclarations kilométriques, 39 % de temps en temps et 26 % rarement. Avec deux tiers (65 %) des participants déclarant que leurs employés peuvent soumettre jusqu'à 50 notes demandes de remboursement par semaine, non seulement les entreprises remboursent potentiellement trop, mais elles s'exposent également à la fraude.

Julien Million-Rousseau, Directeur Avant-Vente chez SAP Concur, ajoute que « des millions d’euros sont dépensés chaque année en frais kilométriques — et pourtant, lorsqu'il s'agit de s'assurer que les vérifications et contrôles sont effectués sur ces frais, il semblerait que les entreprises adoptent une approche que l'on peut au mieux qualifier de ‘tolérante’. Deux besoins apparaissent pourtant sur ces budgets : maîtriser l’exactitude des déplacements effectués, et assurer une validation simple de ces dépenses ».

À l’heure du Cloud, encore 83 % des entreprises ont recours à des processus papier. Ces processus manuels obsolètes ont un impact sur la rentabilité de l’entreprise, puisque 75% des salariés effectuent leurs déclarations sur leur temps de travail, et seulement 16 % sont en mesure d'envoyer une note de frais kilométriques en moins de 24 heures ; le processus prend entre un et six jours pour 58 % des participants et une semaine pour 15 % d'entre eux. Les délais et inefficacités observés dans ce domaine représentent toujours plus de temps perdu pour les employés qui ne peuvent se consacrer à leurs missions.