85% des collaborateurs ont ainsi déclaré qu'ils estimaient être plus productifs à leur bureau, et 59% d'entre eux ont déclaré que ces réunions n'aboutissent généralement pas à une action ou à un résultat concret. Enfin, 56% des collaborateurs interrogés qualifient « d'ennuyeuses » la majorité des réunions auxquelles ils assistent.

Parmi les raisons avancées pour expliquer ce manque d'intérêt pour les réunions figurent le manque de variété et de flexibilité :
- 83% des collaborateurs français déplorent que toutes les réunions adoptent la même structure, quel que soit le sujet,
- 66% regrettent que certaines réunions se déroulent dans des salles inadéquates,
- 71% déclarent que les réunions sont souvent trop formelles.

Autre problème qui transparaît dans les résultats de l'étude de Sharp : les outils technologiques mis à disposition des employés dans les salles de réunion sont trop souvent inadaptés ou obsolètes : 26% des collaborateurs travaillent encore sur papier, et 35% font leurs présentations sur paperboards ou tableaux blancs effaçables.

« Il est clair que les réunions inefficaces ne sont pas rentables et ont un impact financier pour les entreprises, commente le Dr Nigel Oseland, psychologue du travail. Les réunions de travail sont organisées pour de multiples raisons, et pour répondre à de multiples objectifs ; il faudrait donc que les collaborateurs puissent s'appuyer sur des espaces et des technologies différents en fonction de leurs besoins, plutôt que d'utiliser inlassablement les mêmes salles et les mêmes outils ».

Parmi les autres raisons fréquemment évoquées pour expliquer le manque de productivité lors des réunions figurent également :
- Le manque de partage d'information au préalable (30%),
- Le fait de ne pas inviter seulement les participants nécessaires (31%)
- Le nombre de participants trop élevé (26%).

Comme les réunions n'inspirent pas les collaborateurs, il n'est pas surprenant que ces derniers préfèrent faire usage de leur temps pour des activités qu'ils estiment plus productives et plus utiles : 32% des collaborateurs avouent répondre à leurs mails en retard pendant les réunions, et 15% en profitent pour rédiger la liste de toutes les tâches qu'ils ont à réaliser.

Parmi les membres des générations Y et Z (les employés qui ont entre 18 et 34 ans), environ 29% d'entre eux avouent surveiller leurs réseaux sociaux pendant les réunions - alors que les collaborateurs de plus de 55 ans ne sont que 17% à faire la même chose. Les jeunes employés confessent également, pour 42% d'entre eux, envoyer régulièrement des messages à des amis, et pour 8% passer des commandes en ligne.

« Trop souvent, les réunions auxquelles nous assistons ne sont tout simplement pas productives, ni efficaces, détaille Birgit Jackson, Directrice Commerciale de Sharp Visual Solutions. Nous devons donc nous assurer de partager les informations adéquates, d'inviter les bonnes personnes, mais aussi de choisir le bon environnement et les bons outils. Chaque réunion est unique ; il est important de pouvoir s'appuyer sur des outils et espaces de travail adaptés pour présenter et partager l'information. L'objectif de Sharp est donc de proposer une solution pour répondre à chaque besoin, afin de mettre à profit le temps précieux de chaque collaborateur, et de rendre les réunions plus productives, plus interactives et plus engageantes ».