Alors que certains éléments peuvent complexifier le processus de la paie, d’autres peuvent le simplifier. L’index de SD Worx indique également dans quelle mesure les entreprises européennes gèrent leurs processus de paie en fonction de six éléments : la législation, la technologie, la rémunération, l’expertise en matière de paie en interne, les ressources humaines dédiées internes et les partenaires externes. Cette nouvelle étude fait le constat surprenant que seul un tiers des entreprises européennes utilisent exclusivement des technologies cloud pour leur paie, bien qu’elle simplifie le processus.

Par ailleurs, l’index de SD Worx donne un aperçu détaillé de la manière dont les entreprises européennes gèrent leurs processus de paie. Il existe des différences notables entre les pays interrogés, notamment en ce qui concerne l’utilisation des technologies liées aux calculs de la paie.

La Pologne en tête, la France en bas de classement

Depuis plusieurs années, SD Worx réalise une photographie globale des situations et problématiques rencontrées par les entreprises à travers l’Europe (quelle que soit leur taille), en matière de processus de paie. Afin d’obtenir une vision plus large, SD Worx a ajouté cette année onze nouveaux pays dans son « Payroll Proficiency Index ».

Cette évolution bouleverse le classement « habituel » des pays pour lesquels les processus de paie sont les plus fluides. La Pologne arrive ainsi en tête avec 71% des entreprises qui considèrent que les processus de paie sont fluides, suivie de près par la Norvège avec 71% et l’Espagne avec 70%.

Généralement considérés comme des modèles, l’Allemagne et le Danemark se retrouvent en bas du classement, suivis par la France qui occupe la dernière place avec 63% des entreprises qui estiment que les processus actuels sont fluides. Cela est principalement dû à la complexité de la législation en vigueur sur le territoire et de son impact sur le calcul des salaires.

57% des entreprises européennes considèrent le système fiscal comme leur plus grand défi

Si la complexité de la législation a effectivement un effet majeur sur le processus de paie, la fluidité des calculs des salaires est étroitement liée à la fréquence et à la rapidité des modifications du droit du travail dans le pays concerné. Cela prend également en compte les règles d’exception que les entreprises doivent respecter.

En moyenne, 28% des entreprises européennes déclarent que la législation a un impact négatif sur le traitement des salaires. C’est particulièrement le cas en France et en Belgique (42%), suivies par l’Autriche (32%), la Suisse (29%) et l’Allemagne (28%).

En effet, en termes de législation, 57% des entreprises européennes indiquent qu’elles considèrent le système légal comme leur plus grand défi dans le processus de paie. Le système de sécurité sociale (52%), la rapidité des changements des règles liées à la sécurité sociale et au droit du travail (48%), et le nombre d’exceptions et de régimes spéciaux (47%), constituent également des défis importants à différents niveaux.

Les entreprises répondantes ont également constaté que la complexité des règles relatives aux composantes du salaire (47%) peut rendre les processus de paie plus ardus.

Les 5 principaux défis administratifs du processus de paie

La complexité administrative du calcul des salaires est également mise en évidence dans l’index SD Worx. Dans presque tous les pays, les plus grands défis dans ce domaine surviennent principalement dans la phase de précalcule.

Par exemple, la gestion des temps de présence et des absences (comme les heures travaillées et les heures supplémentaires) semble être un domaine particulièrement problématique : 45% des entreprises l’ont placé dans leur top 5 des processus les plus complexes.

Pourtant, il existe des solutions et des technologies sur le marché pour faciliter la gestion de ces processus, et ces systèmes peuvent être facilement reliés au logiciel de paie existant. C’est peut-être ce point d’interopérabilité qui pose un problème : 42% des entreprises semblent rencontrer des difficultés à collecter les données, à accéder à d’autres sources de données, ou même à les intégrer dans ces systèmes.

La gestion de l’onboarding, du offboarding et des contrats (38%) et les processus d'expertise (37%) tels que le calcul de la rémunération des expatriés, rendent également les processus de calcul des salaires plus complexes. Enfin, une entreprise européenne sur trois rencontre des difficultés dans le processus de paie lorsque le service concerné interprète lui-même les données avant de les saisir.

Seule 1 entreprise européenne sur 3 utilise exclusivement des solutions de paie dans le cloud

Sur le plan technologique, l’accès aux systèmes de paie constitue un enjeu pour de nombreuses entreprises. L’Index de SD Worx montre que moins d’un tiers des entreprises européennes (29%) utilisent exclusivement des solutions hébergées sur le cloud pour organiser et gérer leur paie. Avec 44%, les Pays-Bas dépassent largement la moyenne, suivis par les pays scandinaves. L’Espagne et la Pologne sont à la traîne, avec 19% chacun.

Un dixième des entreprises interrogées combinent des logiciels basés sur le cloud et sur site (des logiciels de paie qui fonctionnent sur des serveurs au sein même des entreprises). Près de la moitié des entreprises européennes (44%) utilisent exclusivement des logiciels sur site.

Toutefois, les deux tiers reconnaissent la valeur ajoutée de la technologie cloud en termes de coût total du traitement des salaires. Un engagement plus important en faveur de la technologie cloud signifie des calculs de paie plus efficaces et donc un prix moins élevé.