Pour la troisième édition de cette enquête, Mooncard est en capacité de révéler pour la première fois qu’un cadre sur sept a déjà été en situation de découvert bancaire suite à une avance de frais professionnels sur son argent personnel, et qu’un sur quatre a déjà été en difficulté financière pour la même raison. Signe des temps, ceux exposés aux dépenses de carburant sont surreprésentés dans ces deux populations, preuve des nouvelles pressions inflationnistes.

Chiffres à l’appui, cette étude permet de dresser le portrait-robot de la « France des notes de frais », et de mesurer les évolutions par rapport aux deux précédentes éditions (2019 et 2021). Mooncard a aussi donné aux cadres la possibilité de partager – sans filtre – leur expérience des notes de frais. Entre tracasseries administratives et pression financière personnelle, leur franchise décoiffe !

« Nous savions que les notes de frais pesaient sur les finances des cadres, mais pas à ce point-là. Les résultats de cette enquête doivent nous alarmer car l’inflation risque d’aggraver la situation rapidement. Ils nous invitent aussi à remettre en cause jusqu’au concept même de notes de frais : est-il encore normal de demander aux salariés d’avancer de l’argent à leur employeur ? Alors que nous avons tous les outils pour supprimer les avances de frais, ce serait une véritable conquête sociale », explique Pierre-Yves Roizot, CEO de Mooncard.

Portrait-robot de la France des notes de frais

Sur 100 % des cadres

Les notes de frais sont un phénomène largement répandu parmi les cadres, puisqu’ils sont 80 % à en réaliser (28 % au moins une fois par mois). En moyenne, ils en réalisent 7,8 par an, avec de grandes disparités notamment en fonction de la taille de l’entreprise. Ainsi, c’est dans les TPE (10 à 19 salariés) que la moyenne est la plus haute (17,1).

Ce sont les cadres d’Île-de-France qui en réalisent le moins (77 %), contre 80 % dans le Nord-Est, 81 % dans le Nord-Ouest, 82 % dans le Sud-Est, et 83 % dans le Sud-Ouest.

Les télétravailleurs ne sont pas à l’abri, au contraire. Si 82 % des cadres qui télétravaillent au moins un jour par semaine font des notes de frais, ils ne sont que 73 % parmi ceux qui vont tous les jours au bureau. Concernant la dépense moyenne mensuelle, 51 % des cadres déclarent un montant inférieur à 100 euros, 38 % « entre 100 et 500 euros », et 1 cadre sur 25 la somme exorbitante de « plus de 1000 euros » (4 %).

Les avances de frais professionnels sont sources de difficultés financières personnelles

Sur les 80 % de cadres qui réalisent des notes de frais

Un tiers des cadres (30 %) déclare s’être déjà retrouvé « en difficulté financière » à cause de ses notes de frais (13 % « plusieurs fois »). Comme on pouvait s’y attendre, les sous-populations aux finances plus contraintes sont surreprésentées : cela grimpe à 37 % des moins de 35 ans, et 57 % pour les cadres issus de foyers de trois enfants et plus.

Mais ce n’est pas tout. Parmi ceux ayant connu des difficultés financières à cause des notes de frais, 58 % ont déjà été en situation de découvert bancaire, soit 14 % de la population totale des cadres (1 sur 7).

Un vécu douloureux régulièrement exprimé dans le cadre de l’enquête Mooncard-Ifop : « C'est hallucinant de devoir faire la trésorerie d'une entreprise » ; « Utiliser sa propre carte bancaire et attendre 1 mois avant de se faire rembourser… » ; « Les notes de frais sont réglées en retard après le paiement du salaire ».

Cette pression semblerait d’ailleurs pousser certains cadres à « se refaire » sur le dos de l’entreprise : 66 % de ceux qui ont déjà été en difficulté financière ont aussi fait passer des dépenses personnelles en notes de frais, contre 18 % en moyenne.

Les notes de frais carburant à la loupe

Sur les 80 % de cadres qui réalisent des notes de frais

Les récentes hausses spectaculaires des prix à la pompe ne sont pas passées inaperçues auprès des cadres. Plus de la moitié d’entre eux (52 %) font des dépenses de carburant (32 % « souvent »). Il s’agit du quatrième type de notes de frais le plus fréquent, derrière la restauration (87 %), les transports comme le taxi, le train et l’avion (81 %) et l’hôtellerie (60 %).

Les cadres de province sont clairement surexposés : seuls 37 % des cadres franciliens réalisent des dépenses de carburants, contre 60 % pour ceux résidants dans les communes urbaines de province.

Le télétravail réduit efficacement les dépenses de carburant. La part des cadres qui en font est de 71 % parmi ceux qui ne télétravaillent jamais, mais elle tombe à 46 % parmi ceux qui télétravaillent au moins 1 jour par semaine.

Un argument écologique autant qu’économique, tant les dépenses de carburant pèsent sur les finances des cadres : ceux qui ont déjà connu des difficultés financières déclarent plus souvent des dépenses d’essence que la moyenne (58 % vs 52 %).

Un phénomène fortement genré, reflet des inégalités au sein de l’entreprise

Sur les 80 % de cadres qui réalisent des notes de frais

Le genre a une influence sur les notes de frais : les hommes sont en effet plus dépensiers. Ainsi, 26 % des femmes déclarent un montant mensuel « entre 0 et 50 euros » vs 21 % des hommes ; alors qu’à l’autre extrémité 5 % des hommes déclarent « plus de 1000 euros par mois » contre seulement 1 % des femmes. Elles réalisent d’ailleurs beaucoup moins de notes de frais que leurs homologues masculins (5,7/an vs 8,8/an). Reflet de la distribution hiérarchique des genres au sein de l’entreprise ?

Revers de la médaille, 65 % des hommes qui ont déjà été en difficulté financière à cause de leurs notes de frais ont également été à découvert, contre seulement 44 % des femmes (-21 points). Une différence considérable qui montre la pression que les avances de frais importantes peuvent exercer sur les finances personnelles des cadres, y compris ceux ayant a priori les meilleurs salaires.

Des process qui méritent d’être améliorés

Sur les 80 % de cadres qui réalisent des notes de frais

La fréquence de ces difficultés financières personnelles s’explique en partie par des procédures internes de remboursement trop complexes ou trop longues. Au point de dissuader de nombreux cadres de se faire rembourser systématiquement : 44 % d’entre eux ont déjà renoncé à une note de frais (stable vs 2021). Un chiffre qui monte à 78 % chez ceux qui craignent « souvent un non-remboursement ».

La durée moyenne pour se faire rembourser est également un sujet qui fâche. Seules 18 % des entreprises remboursent en moins d’une semaine, contre 47 % en deux semaines ou plus. Preuve de la lourdeur des procédures internes ? Plus l’entreprise est grande, plus elle s’allonge : 37 % des cadres de TPE (10 à 19 salariés) doivent attendre plus de deux semaines, contre 53 % de ceux de grandes entreprises de plus de 5000 salariés.

De fait, 31 % des cadres craignent de ne pas être remboursés suite à une avance de frais (35 % en 2021), tandis que 60 % craignent de perdre les justificatifs de leurs dépenses (stable vs 2021).

« Une collègue qui avait le droit de prendre un repas lors d'un déplacement, n'avait pas faim et s'était contentée d'un Perrier, et s'était vu refuser le remboursement sous prétexte qu'on remboursait les restos mais pas les bars ».

Résultat, la satisfaction des systèmes de notes de frais est en baisse par rapport à la dernière enquête, avec 71 % de cadres satisfaits, contre 75 % en 2021.

Méthodologie
L’enquête a été menée par un questionnaire auto-administré en ligne du 22 juin au 8 juillet 2022, auprès d’un échantillon de 1001 cadres travaillant dans des structures de 10 salariés et plus. La représentativité a été assurée par la méthode des quotas (sexe, âge, secteur d’activité, niveau de diplôme) après stratification par région.