Les usages de la numérisation professionnelle en France

Etudes Écrit par  vendredi, 03 avril 2020 09:31 Taille de police Réduire la taille de la police Augmenter la taille de police
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Kodak Alaris, fort de son expérience et savoir-faire en numérisation, a lancé une grande enquête en France (802 répondants) sur les usages en termes de capture et de traitement des documents, que ce soit dans les entreprises comme les administrations et les collectivités territoriales. Le point sur les pratiques, les freins, et les attentes en fonctionnalités innovantes.


96 % des utilisateurs tous secteurs d’activité confondus, numérisent régulièrement sur un copieur multifonction. La capture de documents est aussi répandue que les copies et les impressions, même si des différences existent selon les métiers. 40 % des répondants numérisent fréquemment, contre 60 % qui numérisent de temps en temps ou rarement.

Les documents les plus fréquemment numérisés : factures, contrats et courriers

Plus de la moitié des répondants déclarent numériser avant tout des factures à 54 % et des contrats à 53 %. 48 % scannent régulièrement des courriers, ce chiffre montant à 53 % dans le secteur public. Viennent ensuite des articles, études ou rapports, en totalité ou partiellement, puis les justificatifs d’identité (pièce d’identité, passeports, etc.), nombreux dans les transactions avec les services publics, les banques, les assurances ou encore l’immobilier.

23 % des utilisateurs seulement utilisent un scanner dédié

Deux types de dispositifs sont utilisés : soit un copieur multifonction, répandu dans quasiment toutes les organisations, soit un scanner dédié. 23 % seulement des utilisateurs en bénéficient, que ce soit un petit scanner dédié à son poste de travail pour les utilisations les plus fréquentes, jusqu’aux puissants scanners dédiés, rapides et enrichis de fonctionnalités.

Les principaux freins à la numérisation sur un copieur multifonction : particularités des documents, absence de valeur légale et absence de fonctions avancées

23 % des utilisateurs n’osent pas numériser les documents plastifiés, fragiles, épais ou de petit format. 22 % craignent l’absence de valeur légale ; et 14 % ne peuvent pas numériser en recto-verso. D’autres freins sont à signaler : la mauvaise qualité de la numérisation, la lenteur du matériel, l’absence d’OCR - reconnaissance optique de caractères -, l’obsolescence du matériel, les pannes, et selon les secteurs, comme les hôpitaux par exemple, l’impossibilité de scanner par lots.

Une utilisation encore réduite même pour les scanners dédiés !

Les copieurs multifonction sont donc souvent critiqués pour leur fonction “numérisation”, mais dans le cas de scanners dédiés, 76 % des utilisateurs en sont insatisfaits pour les mêmes raisons, essentiellement matériel vieillissant et problèmes à répétition. Des fonctions comme la gestion de formats différents, du recto-verso, la couleur ou encore la numérisation par lots sont souvent absentes ou défaillantes sur ce type de matériel.

La copie fiable : un processus encore méconnu

La plupart des utilisateurs n’est pas certaine de numériser correctement. Ainsi, 33 % des répondants ont connaissance du processus de copie fiable ; 11 % seulement l’utilisent (1), et 7 % détruisent - ou osent détruire - les originaux papier. Mais la plupart des collaborateurs n’ont pas conscience de ce frein, et considèrent par exemple qu’un document numérisé et récupéré en format PDF est suffisant.

Une exploitation “manuelle” des documents numérisés...

L’utilisation manuelle prédomine : 64 % récupèrent leurs documents numérisé dans leur boîte mail, quand ce n’est pas sur un serveur ou une clé USB, pour ensuite le transférer dans un dossier ou une application métier. Seuls 2 % des utilisateurs de copieur multifonction récupèrent leurs scans directement dans une application métier, ce qui est un gain de temps énorme et évite également les erreurs de saisie. Quant aux utilisateurs de scanners dédiés, ils sont un peu plus nombreux, et un quart d’entre eux (26 %) bénéficie d’un scanner directement relié à une application métier.

La plupart des organisations ont une vision “matérielle” d’un scanner et ignorent souvent toutes les fonctionnalités techniques mais aussi logicielles associées qui permettent fiabilité, gain de temps, traitement automatisé, voire robotisé.

… Mais des utilisateurs avertis, qui ont connaissance des fonctionnalités innovantes

C’est un des grands enseignements de cette enquête, les utilisateurs connaissent les innovations technologiques en matière de capture et de traitement documentaire. Ils ont conscience qu’ils pourraient faire beaucoup mieux, avec des solutions plus innovantes, que ce soit au niveau du hard comme du soft. Ils sont prêts pour des fonctionnalités avancées afin d’éviter les saisies manuelles et gagner du temps : ils attendent des scanners de nouvelle génération, plus de rapidité, de fiabilité, des fonctionnalités avancées et surtout une connexion voire une automatisation avec leur environnement de travail, grâce aux logiciels associés.

La moitié des utilisateurs attendent une indexation automatique des documents

Fini le traitement manuel. 49 % des salariés veulent une indexation automatique des documents, grâce à la reconnaissance de caractères et de documents (formulaires, contrats, courriers, etc.). 42 % veulent extraire automatiquement les données, et 41 % veulent intégrer les documents scannés dans un circuit de validation (workflow) et même jusqu’à la signature électronique. Aujourd’hui, seuls 18 % bénéficient de ce circuit total.

19 % souhaitent un interfaçage automatique avec leur application métier. Enfin 33 % veulent un accès automatisé avec des bases de données publiques ou en open data, afin de vérifier et contrôler les données automatiquement : en effet, la lutte contre la fraude documentaire concerne un grand nombre de secteurs, et les faux documents, l’usurpation ou la substitution sont facilités avec les moyens numériques.

Cette enquête montre que la transition digitale et la dématérialisation peuvent s’appuyer sur des utilisateurs plutôt en attente, et même assez au fait des innovations technologiques en matière de numérisation intelligente. L’automatisation est en route !

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