Cependant, alors que les services chargés de calculer les rémunérations et de payer les collaborateurs sont confrontés à une pénurie de personnel, ils doivent répondre aux demandes et questions de plus en plus nombreuses de la part des salariés.

C’est ce que révèle l’étude sur le potentiel de la paie d’ADP (Automatic Data Processing), pionnier et leader mondial des solutions de gestion du capital humain, qui a interrogé dans 16 pays dont la France, 1486 cadres supérieurs responsables des opérations de paie au sein de leur entreprise.

Un nombre d’erreurs toujours croissant

La précision et la transparence dans le calcul de la paie sont essentielles au bon fonctionnement de toute entreprise, en particulier pendant les périodes d'incertitude et d'imprévisibilité.

Pourtant dans les entreprises qui n’ont pas externalisé leur processus de paie, à peine une personne interrogée sur trois (33 %) signale enregistrer une précision de 90 % ou plus dans le traitement de la paie dans l'ensemble des pays où leur entreprise est installée, alors qu'elles étaient 52 % avant 2020.

Et les répondants sont trois sur dix (30 %) à reconnaître que ces erreurs ne sont mises en lumière qu'à l'occasion d'un audit de la paie, tandis qu'un quart (26 %) déclarent s'en rendre compte uniquement lorsqu'ils reçoivent une réclamation d'un salarié.

Les entreprises qui gèrent leur paie en interne ont parfaitement conscience qu'il s'agit là d'un problème sérieux, et beaucoup ont pris des mesures pour mieux détecter les erreurs et réduire leur nombre. Point encourageant : près de 7 sur 10 (69 %) affirment avoir mis en place des audits internes plus fréquents au cours des trois dernières années, tandis que 61 % ont conduit des enquêtes auprès de leurs salariés.

Pourtant, la plupart des organisations ne font toujours pas de la lutte contre ces erreurs une priorité : seules 36 % souhaitent améliorer la précision de la paie au cours des deux ou trois prochaines années.

Autre constat inquiétant : dans de nombreuses entreprises, le personnel chargé de la paie éprouve bien des difficultés à répondre aux demandes des salariés toujours plus nombreuses et de plus en plus complexes, accentuant davantage la pression sur leurs épaules. Déjà en 2021, 61 % des personnes interrogées avaient indiqué recevoir trop de demandes et 24 % reconnaissaient avoir du mal à les traiter du fait de leur volume.

Et ce problème est toujours d’actualité : cette année, les équipes paie sont 45 %, à affirmer que depuis la pandémie, le volume de questions reçues de la part des collaborateurs a augmenté. Des questions qui concernent en tout premier lieu, le versement du salaire pour s’assurer qu’il correspond bien aux heures travaillées (26 %), les avantages sociaux (18 %), les retenues à la source (15 %), les erreurs liées au salaire net, que ce soit un manque ou un trop-perçu (14 %).

Avec une meilleure communication et des outils de clarification des bulletins de paie, les entreprises pourraient non seulement faire gagner du temps à leurs salariés et à leurs services de paie, mais elles développeraient également davantage leur capacité à répondre et à s'adapter à l'évolution permanente des modes de travail.

Une pénurie de personnel et de compétences

Si les solutions et les outils technologiques sont essentiels au bon fonctionnement de la paie, le personnel ne doit pas être pour autant négligé car il est une composante fondamentale de la résolution des problèmes. C’est en effet lui qui est chargé de répondre aux questions des collaborateurs et qui garantit que la paie apporte le maximum de valeur à l’entreprise.

Pourtant, dans de nombreux cas, les équipes de paie fonctionnent en sous-capacité : les salariés en poste sont moins nombreux, ils doivent gérer des charges de travail plus importantes et effectuer des tâches de plus en plus complexes (au-delà du traitement qui se complexifie, collecter et rapprocher les données, s’adapter aux nouvelles mesures de conformité, renforcer la sécurité des …).

Ainsi, plus de la moitié (53 %) des personnes interrogées déclarent que leurs services de paie souffrent d’une pénurie de personnel. De plus, depuis la pandémie, elles sont plus d’un tiers (37 %) à constater avoir perdu plus de 10 % de leurs effectifs au cours des deux dernières années.

Près de la moitié des entreprises (48 %) révèlent rencontrer des difficultés à trouver les compétences requises en dehors de leur entreprise. Elles décident donc de faire monter en compétences des salariés déjà en charge de la paie (72 %), de former du personnel issu d’autre services (64 %), ou elles se résignent à réaliser le même travail avec un effectif plus réduit (57 %).

Une avalanche de tâches administratives secondaires

Non seulement les équipes paie souffrent d'une pénurie de personnel, mais en plus, elles n'emploient pas leur temps de la manière la plus efficace.

Parmi les tâches qui requièrent le plus de temps, sont citées la collecte (38 %) et la saisie de données (26 %), tandis que plus d'une personne interrogée sur cinq (22 %) estime qu'en moyenne ses différentes équipes paie passent plus de 30 heures par semaine et par pays à rapprocher les données entre les systèmes de gestion de la paie et celui des RH.

Cela représente près de quatre jours de travail entiers par semaine, ou 15 jours par mois (sur la base d'une journée de travail de huit heures).

Les entreprises gagneraient énormément à automatiser ces tâches par le biais de solutions technologiques, comme l'intégration des systèmes et l'automatisation des processus, dont la qualité et la rentabilité ne font que croître avec le temps.

Malgré cela, plus de la moitié des personnes interrogées (53 %) reconnaissent que moins de 30 % de leurs processus de paie sont automatisés, et seul un quart (25 %) souhaite améliorer l'intégration de la gestion de la paie à d'autres systèmes essentiels de leur entreprise. Il reste donc beaucoup à faire.

Accélérer l'adoption de ces solutions permettrait d'améliorer de manière significative l'efficacité et la précision de la gestion de la paie, tout en libérant du temps pour les salariés qui en ont la charge et qui pourraient dès lors se concentrer sur des tâches plus stratégiques et présentant une plus grande valeur ajoutée.

« Les nouvelles attentes des salariés, en termes de flexibilité dans les modes de travail, font apparaître les points à améliorer en matière de gestion de la paie, avec des services dédiés qui doivent en plus faire face à un manque de personnel. Ces constats mettent en exergue la nécessité de de rendre plus évolutifs et agiles les solutions de gestion de la paie afin qu’elles permettent à l’entreprise de s’adapter aux évolutions à venir », déclare Carlos Fontelas de Carvalho, Président d’ADP en France et en Suisse.

« Le moment est donc idéal pour les entreprises de faire appel à de nouveaux systèmes de gestion de la paie et à des technologies innovantes, mais aussi à prendre la décision de confier tout ou une partie de leur paie un partenaire externe. L’externalisation est la garantie de bénéficier de paies justes, en temps et en heure, avec une conformité réglementaire assurée par des équipes spécialisées et une sécurité renforcée des données. Au-delà de l’amélioration de l’expérience collaborateur, cela permet de libérer du temps aux équipes RH qui peuvent se concentrer sur les besoins directs de leurs salariés : que ce soit leurs questions du quotidien, mais aussi leurs besoins de formation ou d’évolution, éléments clés pour retenir les talents dans l’entreprise. Par ailleurs les solutions que nous proposons au million de clients servis par ADP dans le monde leur permettent de dépasser les ressentis, de s’appuyer sur les données les plus fiables, issues des services d’information RH, grâce à des outils d’analyse puissants, pour les prises de décision des directions opérationnelles et ce particulièrement lorsqu’elles opèrent dans un contexte multi-pays ou envisagent un développement international », conclut Carlos Fontelas de Carvalho.

Méthodologie
L’étude « Le potentiel de la paie : enquête mondiale sur la gestion de la paie» a été menée par l'organisme de recherche indépendant Opinion Matters qui a interrogé, dans 16 pays, 1 486 cadres supérieurs qui travaillent à un degré ou à un autre dans la gestion de la paie au sein de leur entreprise. Tous travaillent dans des multinationales de plus de 1 000 salariés et sont au moins responsables de service.