Conduit auprès de dirigeants et directeurs financiers français dans une centaine d'entreprises, son constat est sans équivoque : la dématérialisation des justificatifs des notes de frais représente un gain de temps considérable.

Une gestion traditionnelle de la note de frais jugée trop chronophage

Chaque mois, les collaborateurs consacrent en moyenne 30 minutes à la gestion de leurs notes de frais, d'après 41% des répondants. Rapporté au nombre de salariés, cela représente pour l'entreprise une charge mensuelle moyenne supérieure à un équivalent en temps passé de 2 jours/homme. Une tâche qui se fait souvent au détriment d'autres missions à plus forte valeur ajoutée.

Ce délai de traitement peut aussi pénaliser financièrement les salariés : 58% des entreprises mettent en effet plus de 10 jours à les rembourser après l'envoi de leurs notes de frais ! Une dépense qu'ils ne sont pas toujours en mesure d'avancer sur une telle durée et qui peut les mettre en difficulté, surtout en cas d'imprévus ou encore de long déplacement.

Outre ce temps perdu, qui impacte le quotidien de l'entreprise, le système présente d'autres inconvénients. En effet, la gestion classique des notes de frais, de façon non dématérialisée, est loin d'être infaillible et favorise les abus : 41% des dirigeants ont ainsi déjà constaté de la fraude dans les déclarations de leurs salariés.

La transformation digitale de la gestion des notes de frais : une démarche concluante pour les entreprises

Ce phénomène pousse près de 2 entreprises sur 10 (17,8%) à s'engager dans la digitalisation de l'ensemble de leurs processus de gestion (métier, achat, RH ...). La dématérialisation des notes de frais y occupe une place prépondérante. Ainsi, 63% des sociétés sont déjà passées à l'action dans ce domaine. Par ailleurs, 20% ont déclaré avoir un projet de mise en place d'une solution de gestion des notes de frais à court terme (2019/2020).

Celles qui ont déjà franchi le cap sont conquises ! Le baromètre indique en effet que sur la moitié des entreprises françaises déjà équipées d'une telle solution, 77% en sont satisfaites, voire très satisfaites.

La dématérialisation des notes de frais : plus de fluidité pour les collaborateurs

71% des entreprises équipées d'une solution de dématérialisation des notes de frais ont vu le temps consacré au traitement de ces dépenses fortement diminuer, notamment sur le volet financier (81,1% des répondants) et sur les processus de conservation et d'archivage des justificatifs (74,5%). 83% de ces organisations estiment même à plus de 30% le gain de temps ainsi obtenu ! Clé d'une optimisation des tâches et vecteur de productivité, cette dématérialisation va permettre au collaborateur de se consacrer à des activités plus rentables, génératrices de ROI pour l'entreprise.

Dématérialisée, la gestion des notes de frais devient également plus fluide pour les salariés. Elle est compatible avec leur quotidien en encourageant des usages plus nomades : en effet, les tablettes et téléphones mobiles sont utilisés à 27% dans ce cadre.

Une mobilité qui permet du coup l'instantanéité de la déclaration et un remboursement plus rapide : une simple connexion à l'outil de gestion permet de générer facilement et rapidement ses notes de frais.

Ce gain de temps pour les salariés est évoqué par 80% des dirigeants et directeurs financiers interrogés. Ainsi, les entreprises se mettent en capacité d'offrir une meilleure expérience utilisateur à leurs employés, ainsi qu'une gestion optimisée des processus à leurs équipes finances.

« Au regard de l'agilité et de la rapidité auxquelles les entreprises sont désormais contraintes, la transformation digitale doit avant tout être pensée pour simplifier le quotidien des salariés », explique Stéphane Gillet, DG de SAP Concur France. « Or, comment leur donner accès à une plus grande efficacité opérationnelle et exiger d'eux une certaine productivité, si leur quotidien est entravé par des missions aussi énergivores que la gestion des notes de frais ? La solution SAP Concur est une réponse à cette problématique. Elle a justement été créée pour répondre aux usages et aux bénéfices qu'elle peut apporter au quotidien à tous les utilisateurs de l'entreprise ».

¹ Source : baromètre conduit du 11 au 22 février 2019 auprès de 104 entreprise via la base Adelanto